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Lexique complet de la facturation | Termes et définitions | Facture pro forma, facture électronique

Chez Zervant, nous sommes les experts de la facturation en ligne et nous vous proposons une terminologie complète des termes utilisés en comptabilité. Particulièrement utile pour les entrepreneurs novices dans ce domaine, notre glossaire vous donne toutes les définitions des termes utilisés pour effectuer votre facturation et votre comptabilité très simplement. Toutes les définitions de la facturation sont disponibles ici et à utiliser sans modération !

Entrepreneurs indépendants, TPE, freelances… Vous avez du mal à vous y retrouver avec les termes et les différents documents de votre comptabilité ? Pas de souci, les experts de chez Zervant viennent à votre rescousse et vous donnent toutes les définitions clés pour vous permettre d’appréhender la facturation plus facilement. Ce lexique complet de la facturation vous accompagnera dans la gestion de votre entreprise.

Modifier, supprimer et annuler une facture

Pensez-vous qu’il soit possible de supprimer une facture ? La réponse est claire : non ! Cependant, il vous est possible de la modifier, en créant par exemple un « avoir » et cela vous sera d’autant plus facile que vous utilisez un outil de facturation en ligne !

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Avoir : En France, la loi interdit de supprimer de votre facturation les factures qui ont été finalisées. Cependant, il est possible de rectifier une facture avec un avoir, notamment. Un avoir, parfois aussi appelé note de crédit, est un document émis par le vendeur afin d’annuler une facture incorrecte ou de rembourser un achat. C’est donc est un document légal utilisé pour annuler, partiellement ou totalement, une facture précédemment finalisée.

Le paiement des factures

Les acomptes et les arrhes : sont deux formes d’avances différentes. Mais quelles sont au juste les différences ? Définitions…

Acompte : La définition d’un acompte est un paiement partiel réalisé par le client, et il a lieu au moment de la signature du contrat. Il signifie que les deux parties ont l’obligation d’honorer le contrat quoi qu’il arrive. Par le versement de l’acompte, l’acheteur indique sa volonté d’acquérir le produit ou service. Le vendeur ou prestataire, quant à lui, en acceptant l’acompte, s’engage à fournir le produit ou service. On peut dire qu’un acompte est un premier versement dans le processus d’achat. À la suite du versement d’un acompte, il est impossible de renoncer à l’achat d’un produit ou service sauf si un nouvel accord est trouvé entre le vendeur et l’acheteur.

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Arrhes : Les arrhes sont, comme les avoirs, une somme d’argent qu’un client va verser afin de garantir son engagement. Par contre, l’engagement n’est pas définitif et n’oblige en rien l’acheteur à finaliser la vente. Cependant, en cas de renoncement à acquérir les biens ou les services convoités, l’acquéreur renonce également au remboursement des arrhes versées initialement.

Il est important de noter que si le vendeur met fin à la vente sans honorer sa part du contrat, l’acheteur peut prétendre au remboursement des arrhes, et cela jusqu’à deux fois leur montant.

Les types de documents liés à la facturation

Attestation de TVA ou attestation de régularité fiscales : L’attestation fiscale est un document fourni par l’administration fiscale à la demande d’un contribuable lorsque celui-ci veut justifier qu’il est à jour de ses obligations fiscales et du paiement de ses impôts. 

Bon de commande : Un bon de commande est un document établi lors d’une vente entre un vendeur et un acheteur, détaillant les éléments d’une commande.

Aussi appelé BDC, le bon de commande n’est pas d’un document obligatoire lors d’une vente, mais plutôt un document utilisé pour sécuriser une vente.

Le client doit accepter le bon de commande, qui devient ensuite un engagement de la part de l’acheteur et du vendeur. C’est seulement après acceptation et la signature du bon de commande par le client (avec la mention « lu et approuvé » ou « bon pour accord« ), que le prestataire ou vendeur peut envoyer une facture au client.

Les conditions générales de vente d’une facture : Les conditions générales de vente posent un cadre dans la relation entre vous, entrepreneur, et vos clients. Elles permettent aussi de définir votre responsabilité et vous garantissent une certaine sécurité en cas de litige ou de délai de paiement. 

Parmi les termes et conditions les plus courants, on peut citer : les barèmes de prix, les réductions de prix, les modalités de règlement, les délais de paiement, les pénalités de retard ou les délais de livraison.

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Devis : Le devis est la première pierre de la relation entre un entrepreneur et un client. Ce document indique de façon claire et précise le prix des biens et des services que le client souhaite acquérir. Il n’est pas obligatoire, sauf dans certains cas bien définis, mais il est fortement recommandé. Dans notre article spécialement dédié à ce sujet, nous vous donnons tous les conseils dont vous avez besoin pour rédiger un devis complet, facilement susceptible d’être accepté par vos clients. Vous trouverez également un modèle de devis gratuit facile à utiliser.

Facture d’avoir : Il n’est pas possible de supprimer une facture mais si une erreur est constatée sur une facture, vous avez tout à fait le droit de modifier la situation en émettant une facture d’avoir, aussi appelée note de crédit.

Note de crédit : Il n’est pas possible de supprimer une facture mais si une erreur est constatée sur une facture, vous avez tout à fait le droit de modifier la situation en émettant une note de crédit, aussi appelée facture d’avoir.

Note de frais : Une note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser des frais professionnels engagés pour le compte de la société lors d’une mission ou d’un déplacement. 

Reçu d’achat : Un reçu de paiement est un document fourni par un vendeur à son client afin de prouver que le service ou le produit vendu a effectivement été payé. Il n’a pas de valeur comptable, mais une valeur commerciale : il est une preuve que le paiement pour un service ou produit a bien été fait.

Reçu de paiement : Le reçu de paiement est un document que votre client est susceptible de vous demander une fois qu’il vous a réglé. Vous pouvez utiliser notre modèle de reçu de paiement.

Tableau de suivi de TVA : Un tableau de suivi de TVA permet d’effectuer un suivi du flux de TVA de votre entreprise. Vous devez, au mois, au trimestre ou à l’année, calculer les montants de TVA payée (déductible) et de TVA facturée (collectée ou facturée à vos clients) et les reporter dans votre déclaration de TVA. Pour vous simplifier la vie, vous pouvez utiliser notre tableau gratuit de suivi de TVA.

Types de factures

Facture : Une facture est un document qui prouve un achat ou une vente en comptabilité. Une facture atteste de la créance d’un créancier envers un débiteur, autrement dit de la dette d’un client envers un fournisseur. Créer une facture ne s’improvise pas et vous trouverez toutes les informations et conseils nécessaires sur notre blog.

Facture commerciale : La facture commerciale diffère d’une simple facture dans la mesure où elle est très détaillée et est généralement utilisée dans un contexte de vente de biens ou de services à l’international. Elle contient des informations importantes quant aux marchandises exportées, comme la valeur en douane, et elle permet notamment le calcul des droits de douanes et autres taxes à payer une fois les produits arrivés à destination.

Facture électronique : Peut-être avez-vous déjà reçu ou envoyé une facture électronique ? Il s’agit d’une facture envoyée de façon entièrement dématérialisée qui garantit la protection de l’identité de la personne qui émet la facture, ainsi qu’assurer l’intégrité de son contenu et une lisibilité optimale de la facture jusqu’à son éventuelle destruction. En tant qu’experts de la facturation, nous avons bien entendu rédigé un article spécifique au sujet des factures électroniques et de leurs nombreux avantages !  

Facture intracommunautaire : Une facture intracommunautaire est une facture utilisée dans le cas où la vente de biens et de services se fait au sein de l’espace communautaire européen. 

Facture non parvenue : Une facture non parvenue (FNP) permet, en comptabilité, de neutraliser l’impact du décalage dans le temps entre la livraison d’un bien ou d’un service et la facturation de ce dernier. 

Facture pro forma : La facture pro forma n’est pas un document comptable (donc qui n’est pas à inclure dans la comptabilité d’une entreprise) qui fait office d’évaluation du montant qui sera facturé au client, sous réserve que ce dernier accepte les conditions incluses dans cette « facture-devis ». 

Éléments à faire figurer sur une facture

Numéro de facture : La numérotation des factures est obligatoire et réglementée par la loi. Celle-ci prévoit que la facture doit contenir un numéro unique, basé sur une séquence chronologique continue. On parle d’un numéro de facture séquentiel qui va de 1 en 1. Chaque facture doit porter un numéro d’identification précis, et la numérotation de facture obéit à plusieurs règles.

Numéro de TVA intracommunautaire : Le numéro de TVA intracommunautaire est un identifiant fiscal unique et individuel attribué dans l’Union européenne par l’administration des impôts de chaque pays. La structure du numéro de TVA intracommunautaire est propre à chaque pays. En France, le numéro commence par les lettres FR, suivi d’une clé (lettres ou chiffres attribuées par les impôts du lieu du siège social de l’entreprise) et se termine par le numéro SIREN de l’entreprise (série de 9 chiffres).

Numéro SIREN : Le numéro SIREN (Système Informatique du Répertoire des Entreprises) est un identifiant de neuf chiffres attribués par l’INSEE (Institut Nationale de la Statistique et des Études Économiques) à chaque unité légale : personne morale ou personne physique exerçant une activité économique. Le SIREN permet ainsi d’identifier une entreprise et reste valable tout au long de son existence.

Numéro SIRET : Le numéro SIRET (Système d’Identification du Répertoire des Établissements) correspond à une série de 14 chiffres servant à répertorier les entreprises françaises. Il est attribué par l’INSEE selon une nomenclature établie dans un registre national, appelé répertoire SIRENE.

Le SIRET correspond au numéro d’identification d’un établissement, c’est-à-dire un numéro par adresse d’activité exercée. Une entreprise pourra avoir autant de SIRET que de lieux d’exercice, par exemple un SIRET pour l’adresse de son siège social puis autant de SIRET que de magasins. Le SIRET se compose : des 9 chiffres du numéro SIREN (série de 9 chiffres unique à chaque entreprise) suivi d’un code de 5 chiffres appelé NIC (Numéro Interne de Classement).

Rabais, remise, ristourne (RRR) : Les entreprises peuvent accorder et obtenir des réductions de prix. Il existe trois types de réductions auxquelles une entreprise peut prétendre, à savoir :  

  • Rabais : Les rabais sont des réductions de prix à caractère exceptionnel. Elles sont concédées pour compenser un défaut dans le produit ou service acheté. 
  • Remises : Les remises sont des réductions de prix couramment pratiquées en tenant compte des particularités de la transaction et du volume important notamment.
  • Ristournes : Les ristournes sont des réductions de prix calculées sur un montant global de transactions réalisé avec un seul et même partenaire au cours d’une période donnée. 

Raison sociale : La raison sociale (ou dénomination sociale) est le nom par lequel est désignée une entreprise. Elle fait partie des éléments à indiquer au registre de commerce et identifie l’entreprise en tant que personne morale. Elle concerne également les associations. 

Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) : La TVA est un impôt général indirect compris dans les prix de vente des services et des biens. Son taux varie selon les produits ou les biens commercialisés. 

Les entreprises ne sont pas redevables de la TVA mais elles collectent cet impôt pour l’État à travers la vente de produits et services, vendus TTC (Toutes Taxes Comprises). Dans la comptabilité d’une entreprise, la TVA peut être de différents types : collectée, déductible ou à payer. Retrouvez un article récapitulatif complet sur ce sujet sur notre blog et ainsi qu’une calculatrice de TVA gratuite.

TVA extracommunautaire : La TVA extracommunautaire renvoie aux règles fixées sur l’application de la TVA dans le commerce international. La TVA est une taxe sur la consommation de biens et de services qui, au niveau de la facturation internationale, doit être appliquée selon des règles spéciales.

Il est important de ne pas confondre la TVA extracommunautaire avec la TVA intracommunautaire. Bien que les deux soient des TVA transfrontalières, les règles ne sont pas exactement les mêmes que celles appliquées lors de transactions entre pays membres de l’Union Européenne (UE).

TVA intracommunautaire : Toute entreprise assujettie à TVA et domiciliée au sein de l’Union européenne a un numéro de TVA intracommunautaire (Taxe sur la Valeur Ajoutée intracommunautaire), délivré par son administration fiscale. Le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire dans les transactions commerciales notamment sur les factures entre entreprises de l’Union européenne. Il identifie les entreprises concernées, simplifie les démarches des douanes, le suivi et le remboursement de la TVA. Le numéro de TVA intracommunautaire de toute entreprise peut être calculé par son numéro SIREN.

Facturation

Délais de paiement : Le délai de paiement des factures s’établit dès la négociation entre vous et votre client et devra figurer dans vos conditions générales de vente. En général, les délais de paiement d’une facture varie de 30 à 60 jours en Europe.

Il existe cependant 4 types différents de délais de paiement : le paiement comptant, le paiement à réception, le paiement avec délai par défaut et le paiement avec délai négocié. Toujours est-il que les délais de paiement inscrits dans vos conditions générales de vente sont là pour protéger votre entreprise contre les risques d’impayés.

Facturation : La facturation est le fait d’établir des factures, c’est-à-dire des documents attestant de la vente ou de l’achat de biens et de services. Le mot « facture » doit impérativement figurer sur ces documents.

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Facturation récurrente : La facturation récurrente est une facturation qui se répète dans le temps et qui permet d’envoyer à ses clients de manière régulière des factures à des montant fixes ou prédéfinis. C’est un type de facturation très facile à mettre en place grâce à un logiciel de facturation.

Modèle de facture : Pour les entrepreneurs, le modèle de facture est très utile car il permet de gagner un temps précieux, tout en s’assurant que les informations nécessaires à l’acceptation de la facture y sont présents. Vous pouvez bien entendu utiliser un modèle de facture, un outil essentiel.

Financement des factures

Affacturage : L’affacturage est une solution de financement qui permet aux entreprises de bénéficier d’un paiement anticipé de leurs créances avant la date de l’échéance. Pour cela, les créances sont transférées à un organisme financier (appelé Factor ou société d’affacturage) qui gère, dans le cadre d’un contrat d’affacturage, le poste clients de l’entreprise. Le Factor se charge alors des opérations de relance et de recouvrement des créances. 

Affacturage inversé : L’affacturage inversé, ou reverse factoring, est une solution de financement court terme à destination des fournisseurs d’un grand client. Par l’intermédiaire d’un « factor », le fournisseur a la possibilité d’obtenir le paiement de ses factures avant l’échéance contractuelle, grâce au « bon à payer » émis par le client. La mise en place de cette solution passe par la signature d’un contrat d’affacturage entre le fournisseur et la société d’affacturage. Le fournisseur effectue sa prestation et facture son client selon son processus habituel. 

Créance : Une créance est un droit que détient une entreprise sur une autre personne (son débiteur) en vertu duquel elle peut exiger un paiement. Une dette est une obligation que l’entreprise doit exécuter vis à vis d’un tiers (son créancier).

Créancier : Un créancier est quelqu’un qui dispose d’une créance, c’est-à-dire qu’une dette lui est due soit par une personne physique, soit par une personne morale ou encore par un État souverain. Dans le cas d’une entreprise, le recouvrement des créances est important afin de maintenir la stabilité financière. Il existe plusieurs méthodes de recouvrement des créances.

Escompte : L’escompte est une forme de crédit professionnel à court terme qui permet à votre entreprise d’obtenir le paiement immédiat d’un effet de commerce, sans attendre sa date d’échéance. Vous cédez l’effet d’un client à votre banque qui vous avance son montant, déduction faite des frais qu’elle perçoit. Elle en devient propriétaire et se charge du recouvrement à l’échéance. Pour se prémunir en cas d’éventuels impayés, la banque peut vous demander des garanties.

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Financement de factures : Le financement de facture est un moyen pour les entreprises de toute taille d’utiliser leurs factures impayées, c’est-à-dire pas encore réglées par leurs clients, comme garantie afin d’équilibrer leur trésorerie. Ces services sont généralement offerts par des prestataires autres que les banques.

Comptabilité

Bilan : Un bilan comptable est un document synthétisant l’actif, c’est-à-dire ce qui est possédé par une société et du passif, c’est-à-dire ce dont une entreprise dispose comme ressource. Le bilan comptable fait partie des états financiers d’une entreprise au même titre que le compte de résultat et les annexes. Le bilan est souvent comparé à une photographie du patrimoine d’une entreprise à la clôture d’un exercice ou à des dates intermédiaires. Il est essentiellement utilisé par les tiers (banques, clients, actionnaires, administrations…) afin de connaître la valeur de la société et de s’assurer de sa solvabilité.

Crédit : Un crédit est une mise à disposition d’argent sous forme de prêt, consentie par un créancier (prêteur) à un débiteur (emprunteur). 

Débit : Un débit est une opération de base en comptabilité, qui indique tout simplement une activité sur un compte : paiement d’une facture, investissement, retrait d’argent. Bref toute sortie d’argent de la trésorerie d’une entreprise est considérée comme un débit. 

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Dépréciation : La dépréciation d’un actif provient d’un constat simple : la valeur actuelle (prix de vente probable, à l’inventaire) de l’actif est inférieure à sa valeur brute (valeur d’entrée dans le patrimoine).

Une dépréciation présente un aspect double. D’un côté un appauvrissement de l’entreprise (constaté en compte de charge), de l’autre une dépréciation du patrimoine de l’entreprise (enregistré dans un compte d’actif).

Amortissement : L’amortissement comptable d’un investissement pour une entreprise est l’étalement de son coût sur sa durée d’utilisation. Il existe différents types d’amortissements : 

Les amortissements linéaires et dégressifs peuvent se calculer très facilement à l’aide d’un tableau Excel

Exercice comptable : Un exercice comptable représente une période durant laquelle une entreprise enregistre toutes les rentrées et sorties d’argent, afin d’établir les comptes annuels à la fin de la période. Il permet ainsi de déterminer le résultat de l’entreprise, qui sera soumis à l’impôt sur les bénéfices.

L’exercice comptable est un laps de temps généralement uniforme (même s’il est possible de le réduire ou de l’augmenter) au cours duquel l’entreprise enregistre l’ensemble de ses opérations économiques.

A la clôture de celui-ci, on produit des états comptables :

  • le bilan,
  • le compte de résultat,
  • les annexes, dont le nombre dépend du régime d’imposition. 

Gestion de stock : Une bonne gestion des stocks est indispensable pour assurer la continuité de votre entreprise. Les stocks doivent être évalués et leur rotation fréquente afin d’éviter une immobilisation inutile des stocks et donc de l’argent de l’entreprise. Vous pouvez vous inspirez d’un modèle de gestion de stocks pour vous aider dans cet exercice. 

Solvabilité : La solvabilité d’une entreprise, est sa capacité à honorer ses dettes. Elle se mesure généralement à travers plusieurs ratios financiers qui évaluent la capacité de l’entreprise à couvrir ses échéances de court terme et de long terme. 

Stocks et valorisation des stocks : Les stocks sont les marchandises achetées, transformées ou à vendre dont dispose l’entreprise. On évalue les approvisionnements, matières premières et les marchandises à leur coût d’acquisition. En revanche, les stocks de produits finis ou en cours sont évalués à leur coût de production. La valorisation des stocks est essentielle dans la comptabilité d’une entreprise.

Trésorerie : La trésorerie d’une entreprise est définie comme étant l’ensemble des liquidités disponibles en caisse ou en banque. Il y a certaines bonnes conduites à tenir pour éviter les soucis de trésorerie et vous pouvez bien entendu vous aider aussi d’un fichier Excel de gestion de trésorerie.

Pour simplifier votre facturation et éviter les erreurs dans votre comptabilité, un logiciel de facturation gratuit est une solution simple et intuitive. N’hésitez pas et essayez gratuitement les solutions de facturation en ligne, concoctées par les experts de Zervant !

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