Qu'est-ce-que la facturation électronique ?

Qu’est-ce-que la facturation électronique ? Tout ce que vous devez savoir.

La digitalisation est de plus en plus présente dans notre vie au quotidien, aussi bien dans notre vie privée que dans notre vie professionnelle. Il y a une raison très simple pour expliquer ce phénomène : la digitalisation permet de faire les choses de manière plus efficace, plus rapidement tout en réalisant des économies. Si vous voulez booster votre productivité tout en servant et aidant vos clients plus rapidement, passez-donc à la facturation électronique !

Cela fait déjà probablement quelques années que vous avez commencé à envoyer vos factures par e-mail. Si l’on compare à une facture papier envoyée par courrier, une facture par e-mail vous fait effectivement gagner beaucoup de temps et réduit également l’impact sur l’environnement. Alors pourquoi passer à la facturation électronique ? Tout d’abord, une facture envoyée par e-mail n’est pas du tout la même chose qu’une facture électronique. 

Dans cet article, nous allons vous expliquer en détail en quoi la facturation électronique consiste, ainsi que comment votre entreprise peut grandement en bénéficier.

1. Alors, qu’est-ce que la facturation électronique ?

En tant qu’entrepreneur, vous devez sans doute vouloir être payé aussi rapidement que possible. Vos clients, quant à eux, veulent pouvoir payer leurs factures de manière la plus simple possible. La facturation électronique permet ainsi de simplifier le processus entier de facturation. Contrairement à une facture papier ou même à une facture envoyée par e-mail, tout le processus de la facturation électronique se fait de manière digitale. En effet, aucun papier n’est scanné ni imprimé durant tout le processus. Une facture électronique est donc tout simplement une facture envoyée vers le système de gestion de factures électroniques de votre client sans autre intervention requise.

Lorsqu’une facture électronique est créée, toutes les formations contenues sur la facture électronique sont automatiquement enregistrées et envoyées. Ainsi, une facture électronique peut facilement être envoyée d’une système à un autre. Une facture électronique contient les mêmes informations qu’une facture traditionnelle, à la différence qu’une facture électronique doit être envoyée à une adresse de facturation électronique et non pas à l’adresse e-mail de votre client.

La facture électronique est donc envoyée à travers une plateforme qui traite les factures électroniques à un format spécifique. La facture électronique est alors directement envoyée à votre client, qui pourra ensuite lui-même directement effectuer le paiement sans avoir à taper manuellement le montant de la facture. 

La vidéo ci-dessous vous aidera à mieux comprendre comment la facturation électronique fonctionne : 

2. La facturation électronique devient obligatoire en France : entrepreneurs, êtes-vous prêts ?

En 2010, la Commission européenne a annoncé qu’elle souhaitait voir la facturation électronique devenir le principal mode de facturation en Europe. La généralisation de facturation électronique correspond effectivement aux objectifs de la stratégie numérique pour l’Europe.

Des études ont déjà montré que la facturation électronique va devenir de plus en plus importante et sera de plus en plus utilisée dans les années à venir. Alors, pourquoi?

La technologie derrière la facturation électronique existe en réalité depuis plus de 30 ans, mais cette technologie n’était jusqu’à présent pas accessible au grand public. Les problèmes étaient des coûts conséquents, et internet, qui en était encore à ses débuts. 

Aujourd’hui, la situation est complètement différente et les conditions sont désormais idéales pour commencer une révolution dans le monde de la facturation grâce à la facturation électronique. 

En 2014, la directive du Parlement européen sur la facturation électronique dans le cadres des marchés publics (entreprises vers le gouvernement “B2G”) est entrée en vigueur. Au cours de l’année 2018, la facture électronique a été introduite et s’est généralisée à travers l’Europe. 

 Le déploiement de la législation a commencé en France en janvier 2017.

Dans le cadre de marchés publics, la facturation électronique est devenue obligatoire en France :

  • depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) 
  • depuis le 1er janvier 2018  pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) 
  •  depuis le 1er janvier 2019 pour petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) 
  • Depuis le 1er janvier 2020 pour les TPE (moins de 10 salariés).

Et maintenant en 2020, la facturation électronique est donc désormais obligatoire dans le cadre de marchés publics pour les entreprises de toutes tailles en France.

3. Une facture électronique est-elle la même chose qu’une facture envoyée par e-mail?

La réponse est non. Une facture envoyée au format PDF par e-mail n’est pas une facture électronique. Une facture papier qui a été scannée n’est pas non plus une facture électronique.

4. Quelles sont les informations nécessaires à inclure sur une facture électronique ?

Les factures électroniques sont envoyées en utilisant les adresses de facturation électronique de l’expéditeur et du destinataire, de la même manière dont les réseaux de téléphonie mobile fonctionnent : l’appelant et l’appelé ont tous deux besoin d’un numéro de téléphone afin que les opérateurs puissent les identifier. Ainsi, pour pouvoir envoyer une facture électronique, vous devez indiquer :

  • Les coordonnées de votre entreprise : un numéro de TVA  ou un numéro SIRET est requis pour envoyer des factures électroniques
  • Les coordonnées de votre client : avant d’envoyer une facture électronique, assurez-vous que votre client peut effectivement bien recevoir des factures électroniques. Vérifiez également que le système de votre client est bien compatible. 
  • Les champs que votre client souhaite que vous remplissiez pour leur facture. (le numéro du bon de commande par exemple)

Cet article liste les mentions obligatoire à faire apparaitre lorsque vous créez une facture. 

5. Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La facturation électronique offre de nombreux avantages comme par exemple l’accélération des paiements et la réduction du nombre d’erreurs. Cet article liste les nombreux avantages de la facturation électronique, aussi bien pour l’expéditeur que le destinataire.

Voici les principaux avantages qu’offre l’e-facturation : 

  • Un gain de temps ! Contrairement aux factures papiers, les factures électroniques sont automatiquement envoyées à partir d’un système ou d’un logiciel à un autre sans le besoin de travail manuel, et c’est la raison pour laquelle il est si rapide d’envoyer et de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises peuvent prendre jusqu’à 23 jours pour payer leurs factures. Si des corrections doivent être faites, alors tout le processus de facturation peut prendre jusqu’à 90 jours. Grâce à la facturation électronique, le processus entier de facturation prend seulement cinq jours ! (Source: e-Invoicing Basics).
  • Des factures complètes et sans erreurs. Puisque les factures électroniques sont envoyées à un format prédéfini, le nombre d’erreurs liés à la saisie manuelle diminue considérablement. De plus, l’archivage des factures est simplifié et plus sécurisé, ce qui vous permet d’effectuer votre comptabilité plus facilement.
  • C’est bon pour l’environnement ! Cela va sans dire, mais vous pouvez économiser des quantités de papier considérables en choisissant d’envoyer des factures électroniques au lieu de factures papier.
  • Faites des économies ! Une étude menée par Billentis révèle que en moyenne, envoyer une facture électronique coûte trois euros alors qu’une facture papier coûte en moyenne six euros. (source : GS1 France 2010). De plus, utiliser la facturation électronique vous permet de réduire vos frais (papier, impression, enveloppe, envoie postal, électricité, etc.)

6. Comment archiver les factures électroniques ?

Les factures électroniques doivent être archivées au format auxquelles elles sont reçues. Concrètement, cela signifie que le format auxquelles les factures électroniques sont envoyées et reçues ne doit pas changer, et elles ne doivent pas être imprimées, ni être archivées dans un dossier. Les factures doivent être gardées et archivées pendant 10 ans et ne doivent pas être changées.

7. Comment envoyer une facture électronique avec Zervant?

Chez Zervant, le service de facturation électronique est proposée en partenariat avec Basware. Ce service est inclus dans nos abonnements premium, et l’utilisation de ce service n’engendre aucun frais pour vos clients.

L’illustration ci-dessous vous aidera à mieux comprendre comment le processus de facturation électronique fonctionne avec Zervant :

Qu'est-ce-que la facturation électronique ?

8. Pourquoi choisir une logiciel de facturation pour envoyer ses factures électroniques ?

Un logiciel de facturation n’est pas nécessaire pour pouvoir créer et envoyer des factures électroniques. Cependant, utiliser un logiciel de facturation qui supporte les factures électroniques vous fera gagner énormément de temps et vous simplifiera la tâche. A Zervant, nous recommandons naturellement d’utiliser un logiciel de facturation pour l’envoi de vos factures électroniques. Il est extrêmement simple d’envoyer une facture électronique avec Zervant.

Avec Zervant par exemple, envoyer une facture électronique n’est pas plus compliqué que d’envoyer une facture par e-mail. Il vous suffit de tout simplement de sélectionner votre client, votre produit, saisir l’adresse de facturation électronique de votre client, et de cliquer sur envoyer votre facture au format électronique.  La facturation électronique est incluse dans nos abonnements Premium, cliquez ici pour en savoir plus sur nos abonnements Premium.

9. Passez à la facturation électronique dès aujourd’hui !

A Zervant, nous pensons que la facturation électronique est incontestablement le futur de la facturation traditionnelle. Alors, qu’attendez-vous pour passer à la facturation électronique ?

Soyez conforme avec la nouvelle régulation et passez à la facturation électronique dès aujourd’hui !

Gagnez du temps en automatisant votre facturation !

Créez des factures facilement et sans erreurs en seulement quelques secondes  !

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Sources :

https://www.economie.gouv.fr/entreprises/marches-publics-facture-electronique

https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/fr/IP_10_1645

https://www.billentis.com/index_e.htm

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