Mahnung Vorlage

Zahlungserinnerung & Mahnung – 3 Kostenlose Vorlagen

In diesem Artikel findest du Tipps zum Schreiben von Mahnungen sowie kostenlose Vorlagen für die Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und die 2. Mahnung.

Zervant bietet eine professionelle und kostenlose Rechnungssoftware mit komplett integriertem Mahnwesen für Selbständige und kleine Unternehmen an.

Jetzt mit Zervant richtig mahnen

Als rücksichtsvoller Selbständiger wirst du deinen Kunden wahrscheinlich eine Zahlungsfrist zwischen 10 und 30 Tagen gewähren.
Doch siehe da! Selbst nach 30-tägigem Zahlungszeitraum hat dein Kunde deine Rechnung nicht bezahlt. Das ist ärgerlich, sehr ärgerlich sogar. Denn Liquidität ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für dein Business. Aber wir sind noch in guter Stimmung und erinnern den Kunden freundlich an die Zahlung und zwar mit einer Zahlungserinnerung.

Die freundliche Zahlungserinnerung

Genau wie bei einer korrekten Rechnung gibt es auch bei Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen ein paar essenzielle Pflichtangaben.

Zum einen wäre das der Name des Schuldners, also deines Kunden der nicht zahlen möchte und eine klare Aufforderung zur Zahlung des offenen Rechnungsbetrages. Diesen noch einmal in deiner Zahlungserinnerung zu erwähnen, erleichtert deinem Kunden die Begleichung der Rechnung. Auch eine Kopie der Rechnung an deine Zahlungserinnerung anzuhängen, ist keine schlechte Idee, wenn auch kein Muss.

Du weißt nicht genau, wie so eine Zahlungserinnerung aussehen soll? Dann lade dir hier unsere kostenlose Zahlungserinnerungsvorlage herunter.

Trotz deiner ersten netten Aufforderung zur Zahlung deiner Rechnung, hat dein Kunde noch immer nicht reagiert?

Was nun?

Eine waschechte Mahnung mit Mahngebühren und Verzugszinsen muss her!


Die klare 1. Mahnung

Auch die zweite Zahlungsfrist ist mittlerweile verstrichen (die Zeitspanne sollte zwischen 10 und 14 Tagen betragen) und du bist schon genervt, dass die Rechnung noch immer nicht beglichen wurde.

Eigentlich wolltest du das ja vermeiden, aber jetzt musst du deinem Kunden die erste richtige Mahnung schicken – diese kommt mit Mahngebühren und ggf. Verzugszinsen daher.

Wie berechnet man Mahngebühren?

Eine Grundvoraussetzung zur Erhebung von Mahngebühren ist, dass dein Kunde im Zahlungsverzug ist.

Die Höhe der Mahngebühren unterliegt keiner gesetzlichen Regelung. Sie müssen jedoch angemessen und verhältnismäßig sein.

Was bedeutet das?

Das bedeutet, die Mahngebühren müssen deinen tatsächlichen Aufwand (Portokosten und Material für die Zahlungserinnerung und Mahnungen) entsprechen.

Die Kosten können somit zwischen 2,50 Euro bei der ersten Mahnung, bis zu 15 Euro, bei der letzten Mahnung betragen.

Wie berechnet man Verzugszinsen?

Verzugszinsen unterliegen gesetzlichen Regelungen und somit auch einem bestimmten Prozentsatz, der sich halbjährlich ändert.

Seit 01.01.2020 werden 4,12 % bei Verbrauchergeschäften und 8,12 % bei Handelsgeschäften erhoben.

Wichtig! Mahngebühren und Verzugszinsen sind umsatzsteuerbefreit!

Im zweiten Mahnschreiben ist es wichtig, dass deine Zahlungsaufforderung bestimmter wirkt. Du weißt nicht, wie du das am besten zu Papier bringen sollst?

Lade hier deine kostenlose Vorlage zur 1. Mahnung mit Mahngebühren und Verzugszinsen herunter:

Kostenlose Vorlage für 1. Zahlungserinnerung zum Herunterladen

Trotz deiner ersten netten Aufforderung zur Zahlung deiner Rechnung, hat dein Kunde noch immer nicht reagiert?

Was nun?

Eine waschechte Mahnung mit Mahngebühren und Verzugszinsen muss her!


Die energische 2. Mahnung

Dein Kunde hat noch immer nicht die Rechnung beglichen.

Nun schreibst du deine zweite und auch letzte Mahnung. Es wird empfohlen insgesamt nicht mehr als vier Zahlungsaufforderungen (Rechnung, Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung) zu schicken, da sonst an der Ernsthaftigkeit deiner Zahlungsaufforderung gezweifelt werden kann.

In der 2. Mahnung erwähnst du, dass du gerichtliche Schritte, sei es durch einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen einleiten wirst, wenn dein Kunde nicht in der angegebenen Zahlungsfrist zahlt.

Die Kosten für dieses Verfahren würden dann dem Schuldner in Rechnung gestellt werden. Etwas, das weder du und bestimmt auch nicht der Zahlungsverweigerer möchte.

Wie weist du in deiner Mahnung auf ein gerichtliches Verfahren hin? Downloade dir kostenlos unsere Vorlage zur 2. Mahnung:

Kostenlose Vorlage für die 2. Zahlungserinnerung zum Download

Mit diesen Vorlagen bist du bestens gegen Zahlungsverweigerer gewappnet 🙂

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