Freiberufler – Wissenswertes zur Anmeldung zur KSK

Als selbstständig gilt laut  § 84 Abs. 1 Satz 2 Handelsgesetzbuch „wer im Wesentlichen frei seine Tätigkeit gestalten und seine Arbeitszeit bestimmen kann.“ Eine selbstständige Tätigkeit kann jedoch in verschiedenen Formen erfolgen – unter anderem auch Freiberufler.

Was man bei der Tätigkeit als Freiberufler berücksichtigen muss, wie man Freiberufler wird und was die Künstler Sozialkasse damit zu tun hat, erfährst du in diesem Beitrag.

Freiberufler – was ist das? 

Seit Jahrhunderten werden mit den Freien Berufen bestimmte Berufsbilder bezeichnet, die von der Person und ihrer Qualifikation abhängig sind. Ein klassisches Beispiel sind Tierärzte oder Rechtsanwälte, aber auch künstlerisch Tätige und Coaches zählen dazu, bzw. beispielsweise Grafikdesigner. 

Ein Freiberufler ist für gewöhnlich jemand, der besondere berufliche Kenntnisse besitzt, die er an einer Hochschule, oder auch im Selbststudium bzw. durch berufliche Ausbildungen gesammelt hat. Ihre Dienstleistungen sind entweder von gesellschaftlichem oder kulturellem Interesse. Die Arbeit eines Freiberuflers erfolgt in eigener Verantwortung. 

Vieles ist bei Freiberufler anders geregelt als bei klassischen Gewerbetreibenden, jedoch gilt auch hier: Man ist selbstständiger Unternehmer, weshalb man auf eigene Rechnung und in eigener Verantwortung wirtschaftet. Ein Freiberufler trägt das alleinige unternehmerische Risiko. Dafür müssen die Gewinne mit niemandem geteilt werden – abgesehen dem Finanzamt.

Grundsätzlich geht die Bezeichnung Freiberufler davon aus, dass sie einer wissenschaftlichen, künstlerischen, unterrichtenden, erzieherischen oder schriftstellerischen Tätigkeit nachgehen, was sie zu Dienstleistern macht. 

Wer als Freiberufler eingestuft wird, entscheidet jedoch letztlich das Finanzamt individuell. Es beruft sich dafür in der Regel auf §18 EStG und §1 PartGG.

Hinweis: Einige freie Berufe – beispielsweise Arzt, Notar – setzen spezielle Ausbildungen bzw.Studienabschlüsse voraus. Andere – wie Grafikdesigner, Journalist – gelten in Deutschland nicht als geschützt und dürfen darum von jedem ausgeübt werden.

Diese Berufe zählen als freiberufliche Tätigkeit

Freie Berufe unterliegen nicht der Gewerbeordnung und werden in vier Bereiche untergliedert: 

• heilberuflich: z. B. Ärzte, Zahnmediziner, Physiotherapeuten, Tierärzte und Psychotherapeuten
• rechts-, wirtschafts- und steuerberatend: z. B. Anwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer 
• technisch-naturwissenschaftlich: z. B. Architekte, Ingenieure, Wissenschaftler 
• kulturell und künstlerisch: z. B. Autoren, Lektoren, Künstler, Musiker

Einige der freien Berufe unterliegen Zulassungsvorschriften, wie etwa dem Nachweis einer bestimmten Ausbildung. In anderen Fällen ist auch eine staatliche Zulassung durch beispielsweise das Gesundheitsamt notwendig. Erkundige dich hier bitte ausführlich, um eventuelle Schwierigkeiten zu vermeiden. Ansonsten gilt: Zur Anmeldung genügt es, deine Gründung beim Finanzamt bekannt zu geben.

Anmeldung freiberufliche Tätigkeit

1. Prüfe, ob du als Freiberufler giltst 

Häufig herrscht bei der steuerlichen Anmeldung eine gewisse Unsicherheit, ob nun als Gewerbetreibender oder Freiberufler Sinn ergibt. Dies betrifft besonders häufig neuere Berufe, wie beispielsweiseMarketingdienstleistende, bei denen der steuerliche Status im Gesetz nicht eindeutig geregelt ist.

Deshalb gibt es auch die Möglichkeit, gleichzeitig freiberuflich und gewerblich tätig zu sein. Bei diesen sogenannten Mischtätigkeiten ist zu unterscheiden, ob diese voneinander getrennt werden könnten und folglich auch separat anzumelden sind, oder ob es sich um untrennbare Tätigkeiten handelt. Genauere Auskünfte findest du beim Institut für Freie Berufe (IFB).

2. Formloses Schreiben an Finanzamt

Um deine freiberufliche Tätigkeit anzumelden, genügt ein formloses Schreiben an das Finanzamt. Darin sollten folgende Informationen erwähnt werden:

• Name und Kontaktdaten
• deine Tätigkeit, die du als Freiberufler ausüben wirst
• die Bitte um die Vergabe einer Steuernummer

3. Fachliche Eignung belegen

Manchmal kann es sein, dass das Finanzamt Unterlagen übermittelt haben möchte, die deine fachliche Einigung zu deiner Freiberuflichkeit belegen. Hierbei kann es sich um Zertifikate, Diplome, Abschluss- oder auch Arbeitszeugnisse handeln. 

Die entsprechenden Nachweise kannst du entweder auf Anfrage nachreichen oder direkt deinem formlosen Schreiben beifügen. Gerade bei Berufen wie etwa Notar empfiehlt sich letztere Variante, um Zeit zu sparen. 

4. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss wahrheitsgemäß und vollständig ausgefüllt an das Finanzamt zurückgesendet werden.

Gut zu wissen: Im Internet findest du Ausfüllhilfen. Wenn du dir dennoch unsicher bist, sollest du einen Steuerberater zu Rate ziehen.  

5. Steuernummer abwarten und los geht’s!

Let’s go! Du kannst offiziell mit deiner freiberuflichen Tätigkeit beginnen. Auch wenn du noch keine Steuernummer erhalten hast, darfst du bereits tätig werden und Rechnungen schreiben. Hier ist nur wichtig, dass du eine kurze Anmerkung auf der Rechnung deiner Kunden angibst, dass die Steuernummer beantragt wurde und nachgereicht wird. 

Wichtig: Du musst dich spätestens vier Wochen nach Aufnahme deiner Tätigkeit beim Finanzamt melden.

Rechtliches als Freelancer

Die Voraussetzungen, ob du steuerlich betrachtet als Freiberufler zählst, sind im Einkommensteuergesetz § 18 geregelt und wurden durch unzählige Urteile des Bundesfinanzhofes konkretisiert. 

Wenn du in deinem ersten Jahr als Freiberufler weniger als 17.500 EUR erwirtschaftet hast, hast du außerdem das Recht, keine Umsatzsteuervoranmeldung vorzunehmen. In dem Fall ist dann nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung notwendig. 

Als Freiberufler musst du einen Vertrag mit deinem Kunden abschließen. Meist reicht dafür ein Rahmenvertrag für Freiberufler, in dem Pflichten zu Themen wie Kündigung und Urlaubsanspruch oder die Rechte an erbrachten Arbeiten festgeschrieben sind. Häufig handelt es sich um einen Werks- oder Dienstvertrag.

Im Freelancer-Vertrag sollte im Normalfall auch etwas zur Vergütung festgehalten werden. Üblich sind drei verschiedene Vergütungsmodelle: 

• Vergütung nach Aufwand
• Pauschalvergütung
• Festpreis

Steuern als Freiberufler – das solltest du wissen

Als Freiberufler anmelden geht schnell – die Steuer bereitet den meisten jedoch Magenschmerzen und kann viel Zeit rauben. Aber hier die guten Neuigkeiten: Als Freiberufler bist du von der Gewerbesteuer befreit und kannst eine einfache Buchführung für die Steuererklärung anwenden. Du zahlst also lediglich Einkommensteuer und Umsatzsteuer. 

Einkommensteuer als Freiberufler

Freie Berufe unterliegen der Einkommensteuerpflicht. Die Einkommensteuer wird dabei jedoch nur fällig, wenn du den Grundfreibetrag von 10.347 EUR pro Jahr übersteigst (Stand 2022). Damit die Steuerlast zum Jahresende nicht zu hoch wird, müssen Freiberufler bereits während des Geschäftsjahres vierteljährlich Einkommensteuervorauszahlungen leisten. Wie hoch diese Zahlungen ausfallen, richtet sich nach der Höhe der gezahlten Einkommensteuer des Vorjahres. Bei Gründer wird dieser Betrag im ersten Jahr geschätzt.

Du kannst die Vorauszahlungen entweder an das Finanzamt überweisen oder erteilst eine Einzugsermächtigung. Am Jahresende wird anhand deiner Steuererklärung die tatsächliche Steuerpflichtermittelt und vom Finanzamt eine Differenz an dich zurückgezahlt oder im Rahmen einer Steuernachzahlung von dir ausgeglichen. Wie viel Einkommensteuer du zahlen musst, kannst du mithilfe des Einkommensteuerrechners des Bundesministeriums für Finanzen berechnen. 

Einkommensteuer­erklärung

Jedes Jahr bis zum 31. Juli ist die Einkommensteuererklärung einzureichen. Falls du deine Steuererklärung nicht selbst erstellen möchtest, sondern einen Steuerberater hinzuziehst, verlängert sich die Abgabe jeweils auf den letzten Februartag des übernächsten Jahres. 

In der Steuererklärung kannst du bestimmte Kosten von der Steuer absetzen. Dazu zählen Betriebskosten, wie die Kosten für die Steuerberatung, betriebliche Fahrtkosten, Werbungskosten (Berufskleidung etc.), Arbeitszimmer, Sonderausgaben (Beiträge für Kranken- und Pflegeversicherung, Haftpflichtversicherung etc.) und außergewöhnliche Belastungen. 

Mehrwert-, Vor- und Umsatzsteuer

Als Freiberufler musst du regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung abschicken – dies entfällt jedoch, wenndu die Kleinunternehmerregelung nutzt. Bist du kein Kleinunternehmer, gehörst jedoch zu einer in § 4 des Umsatzsteuergesetzes beschriebenen Berufsgruppe, musst du ebenfalls keine Umsatzsteuer melden. 

Umsatzsteuervor­anmeldung

Deine Umsatzsteuervoranmeldungen kannst du elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Wenn du deine USt.-Anmeldung selbst abschickst, kannst du dies online im Finanzamt-Portal ELSTER erledigen. Dafür registrierst du dich einmalig und kannst danach deine Daten verschlüsselt übermitteln.

In deinen ersten zwei Jahren nach der Gründung musst du die Anmeldung jeweils bis zum zehnten Tag des Monats für den entsprechenden Vormonat einreichen. Danach richten sich die Einreichungstermine nach der Höhe deiner gezahlten Umsatzsteuerbeträge: Nur wenn deine Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast über 7.500 EUR lag, musst du deine Umsatzsteuer-Voranmeldung auch weiterhin monatlich einreichen. Liegt deine Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast darunter, reicht es, wenn du diese quartalsweise übermittelst. Falls du weniger als 1.000 EUR Umsatzsteuer im Jahr gezahlt hast, genügt normalerweise sogar eine Umsatzsteuererklärung am Jahresende.

Künstlersozialkasse – das ist zu beachten 

Die Künstlersozialkasse, kurz auch KSK, ist eine günstige Versicherungsmöglichkeit für Künstler, Publizisten und Kreativtätige. Dabei handelt es sich um eine Pflichtversicherung – heißt, sofern du im künstlerischen Bereich als Freiberufler tätig bist, kannst du dir die Mitgliedschaft nicht aussuchen.

Gesetzlich gibt es zwei Möglichkeiten, um sich von der gesetzlichen Krankenversicherungs- / Pflegeversicherungspflicht befreien zu lassen:

• als Berufsanfänger
• als Höherverdienender

Über die Aufnahme in die KSK wird durch die Auswertung des Fragebogens und der eingereichten Nachweise entschieden. Mit dem Wandel der Berufswelt ändert sich auch der Anspruch verschiedener Berufe, so werden inzwischen auch SEO-Texter oder Web-Designer anerkannt.

Der geringe Kostenfaktor bei der KSK ist für viele ein Vorteil: Mitglieder bezahlen nur die Hälfte der fälligen Versicherungsbeiträge, die KSK ergänzt diese dann aus Zuschüssen des Bundes und durch Sozialabgaben der Unternehmen um 50 Prozent. Der monatliche Beitrag hängt vom individuellen Einkommen ab. Um dich anzumelden, kannst du einfach das Formular auf der Website der KSK ausfüllen. 

KSK Kriterien

Diese Kriterien musst du erfüllen, um in die Künstlersozialkasse aufgenommen zu werden:

• Dein Mindesteinkommen darf jährlich 3.900 EUR oder monatlich 325 EUR nicht unterschreiten. Anderenfalls hast du keinen Anspruch auf eine KSK-Mitgliedschaft.
• Dein ausgeübter Beruf muss den Bereichen Kunst und Publizistik zugeordnet werden können. Weitere Infos hierzu findest du auf der Website der Künstlersozialkasse.
• Deine Tätigkeit zählt nur dann als selbstständig, wenn sie keine abhängige Beschäftigung im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses darstellt.