Der richtige Umgang mit Visitenkarten in der heutigen Businesswelt

Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von Jasmin Schmidt.

Visitenkarten sind inzwischen überholt? Warum das nicht so ist lässt sich mit wenigen Argumenten erzählen. Geht es darum, einem Gesprächspartner am Ende einer Unterhaltung die eigenen Kontaktdaten zu geben, dann erfreuen sich Visitenkarten im Berufsleben nach wie vor großer Beliebtheit. Galten sie früher noch als Statussymbol der Manager, sind sie heute auch bei Freiberuflern, Kleinunternehmern, wissenschaftlichen Mitarbeitern und vielen Angestellten weit verbreitet. Statussymbole sind sie inzwischen längst nicht mehr. Doch auch wenn zum Teil fast verschwenderisch mit ihnen umgegangen wird, lohnt es sich, Wert auf das Design und Qualität zu legen um auch nachhaltig einen guten ersten Eindruck zu machen. Schließlich repräsentieren die Visitenkarten das Unternehmen bzw. die Einzelperson. Deshalb empfiehlt es sich bei der Auswahl der Druckerei eine auf Visitenkarten spezialisierte wie z.B. diese hier zu wählen. Neben dem Design ist jedoch auch der richtige Umgang mit den kleinen Karten von großer Bedeutung, dieser soll im Folgenden erklärt werden.

Visitenkarten richtig überreichen und entgegennehmen

Eine Visitenkarte wird erst dann überreicht, wenn ein Gespräch auch geschäftliche Themen beinhaltet und ein Interesse daran besteht, weiterhin im Gedächtnis des Gesprächspartners zu bleiben. Lernt man sich zu einem eindeutigen beruflichen Zweck, während eines Meetings oder auf einer ähnlichen Veranstaltung kennen, dann reicht man üblicherweise dem Ranghöchsten seine Visitenkarte. Dieser hat zuerst das Recht zu erfahren, mit wem er spricht. Als Besucher in einem anderen Firmengebäude reicht man seine Visitenkarte unabhängig von der eigenen Position zuerst. Gibt es im Foyer eines Gebäudes bereits eine Anmeldung, wird auch dort eine Karte vorgelegt. Dies erleichtert das Ausfüllen eines Besucherausweises und beschleunigt das Ankündigen des Besuchers bei den Gastgebern.

selbständig

Agieren statt reagieren?

Anders verhält es sich in spontanen Gesprächen oder auf Netzwerk-Treffen bzw. Messen. Letztere dienen meist dazu, Kontakte zu sammeln. Es ist durchaus üblich, hier nach Visitenkarten zu fragen. Andernfalls kann man die eigene Karte hinterlassen und den Empfänger darum bitten, sich zu melden. Visitenkarten werden im Übrigen stets mit direktem Augenkontakt übergeben, also nicht über Dritte weiter verteilt. Bei der Annahme wird das Geschriebene überflogen und die Karte keinesfalls beiläufig eingesteckt.

Sauber und ohne Knicke – bitte nicht in die Geldbörse!

Ob eine Visitenkarte sehr aufwändig oder auch schlicht gestaltet ist, spielt keine Rolle. Die Karte gehört keinesfalls achtlos in die Geldbörse. Es ist unhöflich, mit erhaltenen Karten so zu verfahren und es wirkt unprofessionell, wenn eigene Karten aus der Geldbörse übergeben werden. Sie gehören stattdessen unbedingt in ein spezielles Visitenkartenetui. In der Regel werden einfache Etuis zu jeder Bestellung angeboten. Darüber hinaus gibt es selbstverständlich Etuis mit spezifischem Design. Ebenso wie die Visitenkarten sollten auch die Etuis das Image des jeweiligen Unternehmens repräsentieren. Bekommt man eine Visitenkarte, kann man diese nach dem Betrachten durchaus in das eigene Etui legen, sollte dabei jedoch auf Ordnung achten. Erhaltene Karten sollten konsequent am hinteren Ende des Stapels gesammelt werden, sodass beim nächsten Überreichen der eigenen Karte keine Verwechslungen geschehen können. Das Etui sollte schließlich nicht in der Hosentasche getragen werden.

Internationaler Visitenkarten-Knigge

Die Art unternehmerund Weise des Umgangs mit Visitenkarten unterscheidet sich zum Teil gravierend. Im afrikanischen und arabischen Raum wird den Karten nach wie vor eine sehr große Bedeutung beigemessen und man überreicht sie in der Regel schon nach der Begrüßung. Dabei nutzt man stets die rechte Hand. In asiatischen Ländern ist es hingegen üblich, die Karte mit beiden Händen zu übergeben. Gehalten wird sie mit Daumen und Zeigefinger, der Empfänger soll beim Überreichen zudem die Möglichkeit haben, die Karte zu lesen. Das heißt, sie wird ihm zugewendet. Der Rangniedere überreicht auch hier seine Karte zuerst.
In Großbritannien beginnt im Gegensatz zu Deutschland der Gastgeber mit der Übergabe seiner Visitenkarte an die Besucher, meist schon zu Beginn eines Gespräches. Ähnlich verfährt man in Russland, auch hier tauscht man die Karten beim ersten Kontakt aus und sollte die erhaltene Karte stets genau lesen. Ein bloßes Überfliegen gilt hier als unhöflich. In Italien hingegen überreicht man Karten erst dann, wenn man auf geschäftliche Themen zu sprechen kommt oder sich die Unterhaltung dem Ende neigt.

Wichtige Angaben und Mehrsprachigkeit

Bewegt man sich in einem internationalen Umfeld, dann sollte man spezielle zweisprachige Visitenkarten mit sich führen. Meist genügt es jedoch, die Rückseite der Karte in englischer Sprache zu gestalten, während die andere Seite unverändert bleibt. Beim Übergeben der Karte sollte die englischsprachige Seite dem Empfänger zugewandt sein, sofern dieser kein Deutsch spricht.
Auch die Angaben auf einer Visitenkarte können variieren. In einigen Ländern verzichtet man auf viele Angaben und beschränkt sich auf Name, Funktion und Kontaktdaten. Akademische Titel werden häufig nicht angegeben. In Deutschland ist es üblich, diese Bezeichnungen nur dann zu erwähnen, wenn sie auch Bestandteil des Namens sind (z.B. Doktortitel). Auch Berufsbezeichnungen wie der des Diplom-Ingenieurs werden aufgeführt, sofern sie tatsächlich relevant sind. Bei der Übersetzung in andere Sprachen ist jedoch stets Vorsicht geboten.

Simpel oder ausgefallen: Welche Karte passt zu welcher Branche?

Die Größe der Karten orientiert sich an einem Format, das in jeder Geldbörse Platz findet: der Kreditkarte. Das heißt, die kleinen Kärtchen sind meist 8,5 cm breit und 4,5 cm hoch. Abweichungen bis 9 cm bzw. 5,5 cm sind ebenfalls verbreitet. Meist erfolgt das Design der Visitenkarten im Querformat. Wer für Abwechslung sorgen möchte, kann bereits mit einer Karte im Hochformat viel erreichen. Die Abweichung vom Standard erschwert jedoch das schnelle Lesen der Karte in Visitenkartensammlungen.

Wert legen sollte man stets auf die Qualität des Papiers. Effekte wie glänzende Lackierungen sollten sparsam eingesetzt werden. Auch Prägedruck und eine gold- oder silberfarbene Schrift wirken hingegen im deutschsprachigen Raum schnell übertrieben. Das Design der Karte sollte stets dem Inhaber bzw. dem Unternehmen angepasst sein. Auf Bilder und Grafiken wird meist verzichtet, der Hintergrund sollte hell und schlicht gehalten werden. Ein auffälliges Design kann zwar helfen, sich von der Konkurrenz abzuheben, sollte aber dem Anlass entsprechen. Die Karte sollte die Dienstleistung repräsentieren, die auch geleistet werden kann. In Kreativbranchen sind sie der erste Beweis des Könnens, im Finanzsektor ein Indikator für Seriosität.

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