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Zugferd, XRechnung und E-Rechnung mit Peppol – Was ist der Unterschied?

Jeder Selbständige hat irgendwann mit dem Problem der Rechnungen zu kämpfen, einfach wird dies auch nicht mit der einführung von drei elektronischen Rechnungsformaten wie Zugferd, XRechnung und E-Rechnung mit Peppol.
Aus diesem Grund hatten sich in der Vergangenheit Unternehmer und Freiberufler häufig dazu entschieden das Erstellen von Rechnungen zu outsourcen.
Doch heutzutage ist dies nicht mehr nötig, da es viele Programme, die Unternehmern und Freiberuflern dabei helfen können ganz leicht Rechnungen zu erstellen.

Dazu möchten wir von Zervant dir die Unterschiede zwischen den drei großen Formaten der elektronischen Rechnungen aufzeigen, denn mittlerweile erwarten mehr und mehr Rechnungsempfänger von ihren Dienstleistern die Rechnung als E-Rechnung zu erhalten. Dazu untersuchen wir in diesem Artikel die Zugferd, XRechnung und E-Rechnung mit Peppol, die drei gängigen deutschen Formate der elektronischen Rechnungsstellung..

Was ist eine Zugferd Rechnung?

ZUGFeRD ist eine Möglichkeit elektronische Rechnungen zu schreiben, die vom Forum elektronische Rechnung Deutschland erstellt worden ist. Das Zugferd Format entstand aus der engen Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmen, Ministerien und Verbänden. Ebenso nahm das Zugferd Format große Inspirationen von dem Format für elektronische Rechnungen in Frankreich, dem Factur-X.

Das System wurde mit dem Grundgedanken entwickelt, die Rechnungslegung in Deutschland zu vereinfachen, zu digitalisieren und zu automatisieren. Somit soll Zugferd dafür sorgen, dass speziell Unternehmen untereinander im B2b Bereich schnell und ohne Probleme elektronische Zugferd Rechnungen versenden können. Zugferd Rechnungen sind eine sinnvolle Alternative für Unternehmen jeder Größe, da sowohl die Infrastruktur für eine große Menge an Rechnungen besteht, sowie die einfache Handhabung für kleinste Unternehmen.

Weiterhin soll durch Zugferd die Automatisierung der Rechnungslegung vorangebracht werden, weshalb sich Zugferd Rechnungen perfekt dafür eignen in Automatisierungssoftware übernommen zu werden.

Zugferd XRechnung – Worin besteht der Unterschied?

Damit wir die Unterschiede zwischen Zufgerd und XRechnung einfach erklären können, müssen wir etwas in die technischen Details der Formate eintauchen. Zunächst ist zu sagen, dass sich die Datenstrukturen der beiden Formate sich sehr ähneln, da sie beide auf derselben Norm basieren.
Obwohl die Formate auf denselben Normen beruhen, werden von der öffentlichen Verwaltungen Rechnung mit dem XRechnung Format gefordert. Es ist ein häufiger Fehler zu glauben, dass Rechnungen im Zugferd Format von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert werden. Zusätzlich dazu enthält XRechnung weitere 21 nationale Geschäftsregeln, die mit dem Format umgesetzt werden können.

ZUGFeRD vs. XRechnung

Im Grunde genommen unterscheiden sich Zugferd und XRechnung daher im Anwendungsbereich, da Zugferd für B2B ausgelegt ist und XRechnung für den B2G.
Der öffentliche Sektor ist verpflichtet die eingehenden Rechnungen als XRechnung zu empfangen, dies ist Teil des Gesetz zur Digitalisierung der Rechnungsstellung der EU und die XRechnung eine Maßnahme vom Bund.
Des Weiteren besitzt Zugferd einige erweiterte Anwendungsbereiche, sodass das Format etwas flexibler ist als XRechnung. Zum Beispiel enthalten Zugferd Rechnungen einen Bildanteil in der PDF-Datei, weshalb auch Empfänger ohne automatisierte Verarbeitungssoftware die Rechnung auslesen können. ‘

Im Gegensatz dazu ist die Rechnung von XRechnung eine reine HTML-Datei, wozu eine Software zur automatischen Verarbeitung benötigt wird. Weiterhin unterstützt Zugferd auch erhöhte Informationsanforderungen, wenn der Kunde diese erwartet. Somit kann Zugferd in einigen Situationen flexibler eingesetzt werden als XRechnung.

 E-Rechnung mit Peppol

Peppol ist eine Möglichkeit, die Unternehmen nutzen können, um E-Rechnungen zu verschicken. Peppol ist eine Abkürzung für Pan-European Public Procurement OnLine und kann demnach im gesamten europäischen Raum ohne Probleme angewandt werden. Der große Vorteil an Peppol ist, dass das System mit sogenannten „Access Points“ arbeitet, die es Unternehmen erlaubt E-Rechnungen, die mittels Peppol versandt worden sind, auch mit andereren Formaten auslesen und verarbeiten zu können. Diese „Access Points“ können von nationalen Administratoren erworben werden, sodass der Zugang zum Netzwerk limitiert ist.

Durch die flexiblen E-Rechnungen mit Peppol können Unternehmen und der europäische öffentliche Sektor untereinander deutlich einfacher handeln, da die Kosten für die Verarbeitungen der Rechnungen enorm reduziert wird, dadurch, dass der gesamte Prozess über verschiedene Formate hinaus automatisiert werden kann. Dadurch entstehen zusätzliche Vorteile, wie die einfache Automatisierung des Rechnungswesens, weshalb viele Unternehmen sich dazu entschieden haben Peppol als Standard für ihre E-Rechnungen zu verwenden.

Eletronische Rechnungen vom Sender über das Peppol netzwerk an die Rechnungsempfangssoftware

Welche Art von elektronischen Rechnungen passt zu mir?

Nun, da du die verschiedenen Vorzüge der Formate kennengelernt hast, möchten wir dir dabei behilflich sein dich für eine Option zu entscheiden für dein Unternehmen oder welches der Rechnungsformate Zugferd, XRechnung oder E-Rechnung mit Peppol, in Zukunft von dir erwartet werden kann und weshalb es Vorteile für dich hat. Natürlich gibt es verschiedene Kundengruppen für die drei möglichen Anbieter. 

Elektronische Rechnungen mit Peppol

Im Großen und Ganzen eignen sich Peppol E-Rechnungen für große Unternehmen, dessen Augenmerke auf der Flexibilität und Automatisierung liegt. Peppol ist in diesem Fall die beste Alternative, da E-Rechnungen mit Peppol auch von anderen Formaten verarbeitet werden können und von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert werden. Außerdem ist das das Format, welches europaweit im öffentlichen Sektor gefordert und auch empfangen wird. Daher muss man sich über Kompatibilitätsprobleme keine Gedanken machen, wodurch die Kosten für die Versendung und Verarbeitung der Rechnungen noch weiter gesenkt werden.

Zugferd Rechnung

Zugferd eignet sich am besten für Unternehmen, die den B2B Markt bedienen möchten. Daher beinhalten Zugferd Rechnungen einen Bildanteil in der PDF-Datei, wodurch auch andere Unternehmen, die eventuell keine oder eine andere Software verwenden, die Rechnungen verarbeiten können. Dadurch ist es möglich Zugferd flexibel zu nutzen für die Erstellung von Rechnungen für unterschiedliche Kunden im B2B-Bereich. Ebenso bietet Zugferd den zusätzlichen Vorteil, dass auch Rechnungen mit erhöhter Informationsanforderung versendet werden können.

XRechnung Format

XRechnung erfüllt die notwendigen Anforderungen des öffentlichen Sektors und kann daher für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung verwendet werden. Jedoch kommt XRechnung mit dem Nachteil, dass die Rechnung eine reine HTML-Datei ist und daher nur von entsprechender Software ausgelesen werden kann. Aus diesem Grund ist XRechnung etwas eingeschränkter in den Anwendungsbereichen, wodurch sich einige Unternehmen vermutlich für eine andere Alternative entscheiden werden. Dennoch ist Xrechnung ein wichtiges Format, da dieses Format die automatische Weiterverarbeitung der Rechnungen unterstützt und Dienstleister und Kunden des öffentlichen Sektors schneller bezahlt werden durch die Automatisierung.

Digitalisierung in Deutschland noch zu schwach

Die Digitalisierung läuft in Deutschland im Vergleich leider etwas langsamer ab, als in anderen Ländern, weshalb viele moderne Methoden, wie E-Rechnungen aber auch digitale Strukturen, erst einmal überall umgesetzt werden müssen.
Daher gibt es auch drei Formate der elektronischen Rechnung, die den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen und des öffentlichen Sektors entsprechen. Da in Deutschland die digitale Struktur in den KMU’s erst normalisiert werden muss. Es ist ein langer Weg von der Rechnung per Post zur XRechnung.

Doch die Digitalisierung und vor allem die Automatisierung wird ein sehr wichtiger Aspekt für jedes Unternehmen in Deutschland, in sehr naher Zukunft werden.

Aus diesem Grund möchten wir von Zervant Unternehmen bei diesem wichtigen Schritt unterstützen, indem wir die einfache elektronische Rechnungsstellung für Freiberufler und KMU’s anbieten und unseren Kunden dadurch eine hohe Flexibilität bieten möchten.

Mit Zervant kannst du XRechnungen verschicken und mit E-Rechnungen mit Peppol, das ZUGFeRD Format wird zum Ende des Jahres 2021 möglich sein.