Buchhaltungssoftware: Der Survival-Guide für deine Suche

Die Suche nach der perfekten Buchhaltungssoftware ist kein bequemer Shoppingtrip in den Supermarkt. Nein, die Jagd nach dem passenden Buchhaltungsprogramm gleicht eher einer langen und anstrengenden Entdeckungsreise durch einen Dschungel voller dubioser Anbieter und Programme.

Diese haben nur eines im Sinn: Sie wollen dich in eine (Abo-)Falle locken und für die nächsten Jahre als Kunde « gefangen » halten.

Doch wie kann man sich vor den Fallen und leeren Versprechnungen von weniger seriösen Unternehmen schützen? Wie weiß man, welche Buchhaltungssoftware zu einem passt?

Ultimativer Survival-Guide für die Suche nach der perfekten Buchhaltungssoftware

Wir haben für dich einen Survival-Guide erstellt, mit dem du dich gut vorbereitet vor den Gefahren des Anbieter-Dschungels schützen kannst und der dich am Ende deiner Entdeckungsreise bei deinem Schatz, der perfekten Buchhaltungssoftware für dein Business, ankommen lässt.

Die Vorbereitungen – Kenne deine Bedürfnisse und habe ein Ziel vor Augen

Wie jeder erfolgreicher Abenteurer auch, musst du dich vor deiner Reise gut vorbereiten. Nur wenn du weißt, was du willst und was dein Unternehmen braucht, kannst du auch an deinem Ziel ankommen.

Es gibt zu viele Ablenkungen, die dich von deinem wahren Schatz abhalten wollen. Dubiose Anbieter versprechen dir das Blaue vom Himmel und lassen dich, wenn es wirklich darauf ankommt, letztendlich im Regen stehen.

Deshalb musst du dich zuerst stärken und dir ganz sicher sein, wonach du suchst – Zeitfresser lauern überall 😉

Mache ich die einfache oder doppelte Buchhaltung?

Ob du die einfache oder doppelte Buchhaltung machen möchtest, kannst du dir leider nur eingeschränkt aussuchen.

In Deutschland gilt: alle ins Handelsregister eingetragenen Unternehmen, sowie Unternehmen oder Selbständige (ausgenommen Freiberufler), die einen Umsatz von mehr als € 5000.000 oder einen Gewinn von mehr als € 50.000 im Jahr erzielen sind zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.

Wenn dein Unternehmen in diese Kategorie fällt, musst du Bilanzieren.

Sonst kannst du selbst bestimmen, ob du lieber die einfache Buchhaltung nach dem Zufluss- und Abflussprinzip mit der Einnahmenüberschussrechnung machst, oder ob du lieber Bilanzieren möchtest.

Will ich eine lokal installierbare Software oder doch lieber eine Cloud-Lösung?

Die herkömmlichen, auf dem Rechner lokal installierten Programme werden immer häufiger in Frage gestellt.

Die Cloud, hingegen, hat in den letzten Jahren einen Boom verzeichnet, den wohl die wenigsten vorhergesehen hätten.

Durch die rasante Weiterentwicklung des Internets sind wir es gewohnt fast jede Information in nur wenigen Sekunden abzurufen.

Das gilt auch für Unternehmer, die von überall aus, arbeiten wollen und Buchhaltungsdaten ihres Business zu jeder Zeit einsehen wollen.

Buchhaltungssoftware in der Cloud haben den Vorteil, dass man sich nicht um die Installation und Aktualisierungen kümmern muss. Da die Software ja online ist, werden neue Versionen und Updates automatisch vom Anbieter installiert. Somit arbeitest du immer mit der aktuellsten Version.

Viele Cloud-Anbieter bieten zusätzlich zur Desktop-Version auch Apps für Smartphones und Tablets an. Das bedeutet, dass man im Grunde von überall aus sein Business verwalten kann.

Viele Selbständige haben jedoch Bedenken, dass Ihre Daten in der Cloud nicht sicher sind. Seriöse Anbieter bieten jedoch sehr hohe Sicherheitstandards, wie sie z.B. auch beim Online Banking angewandt werden.

Im Zweifelsfall sollte man sich beim jeweiligen Anbieter erkundigen, wie es mit den Sicherheitsstandards steht.

Wie viel Geld bin ich bereit für ein Buchhaltungspogramm auszugeben?

Die Größe deines IT-Budgets, solltest du am besten bereits am Anfang des Geschäftsjahres in deiner Finanzplanung berücksichtigen.

Du solltest dir auch überlegen, ob du einmalig eine Software kaufst (meist lokale Installation), oder ob du lieber ein Abo eingehst und somit jeden Monat einen fixen Betrag zahlst.

Eine Buchhaltungssoftware für die man nur einmal bezahlt hört sich sehr verlockend an, birgt jedoch die Gefahr, dass für Udpates oder Kundensupport extra bezahlt werden muss. Das kann dann ganz schön teuer werden.

Anbieter bei denen du monatlich bezahlst (meistens Cloud-Anbieter) berechnen meist keine extra Kosten für Updates und erlauben dir somit eine einfache Kostenkontrolle.

Das hier sind nur ein paar Vorschläge, wie du dich selbst für die Anschaffung einer neuen Software vorbereiten kannst.

Wenn du dir im Klaren bist, welche Art von Software du haben möchtest, kann deine Entdeckungsreise beginnen.

Ab in den Dschungel – Entdecke und lass dich nicht unterkriegen

Nachdem du dich gut auf deine Reise vorbereitet hast, kann das Abenteuer beginnen!

Der Weg zu deinem Schatz, der perfekten Buchhaltungssoftware für dich und dein Business, mag dir schwer und lang vorkommen.

Vielen Anbieter werden dir attraktive Angebote machen, denen du nur schwer wiederstehen werden kannst. Aber vergiss nicht, was du wirklich brauchst und lass dich nicht hineinlegen.

Lass dir Zeit bei der Suche und hole dir genügend Infos, bevor du dich für eine Software entscheidest.

Was muss ich bei der Anschaffung eines Buchhaltungsprogrammes beachten?

Auf deiner Reise wirst du vielen Anbietern von Buchaltungssoftware begegnen. Manche meinen es gut mit dir und wollen dir bei deiner Suche helfen.

Andere wiederum haben es nur auf dein Geld abgesehen und interessieren sich nicht für dich oder dein Unternehmen.

Bevor du dich für ein Abo verpflichtest, oder eine Software kaufst, solltest du unbedingt folgende Fragen klären:

Welche Funktionen bietet das Buchhaltungsprogramm?

Überlege dir, was genau du eigentlich von deiner Software brauchst. Suchst du nach einer aufwendigen Soll und Haben-Funktion, oder möchtest du einfach Ausgaben und Einnahmen speichern und ein paar Buchhaltungsberichte ausdrucken?

Benötigst du auch andere Funktionen wie z.B. das Schreiben von Rechnungen oder die Möglichkeit deine eigene Kundendatenbank zu verwalten? Zusatzfunktionen können deinen Work-Flow und Arbeitsalltag einfacher machen.

Aber lass dich nicht von einer Unmenge Features verführen, die du nicht brauchst. Du willst nicht für Funktionen bezahlen, die du gar nicht nutzt.

Wie, wann und wofür bezahle ich?

Gerade bei Cloud Services gibt es verschiedene Geschäftsmodelle:

  • Demoversion: In diesem Modell kann man nur einen Teil des online Services (der Software) auf uneingeschränkte Zeit testen.
    • Beispiel: Du kannst Einnahmen und Ausgaben buchen, jedoch keine Buchhaltungsberichte erstellen.
  • Trialversion (Probeversion): Der volle Service bzw. die Vollversion der Software kann für einen bestimmten Zeitraum (z.B. ein Monat) kostenlos genutzt werden.
    • Beispiel: Du kannst alle Funktionen der Buchhaltungssoftware für einen Monat nutzen. Nach dem Testzeitraum muss man für den  Service bezahlen.
  • Freemium-Modell: Das Freemium-Modell wird sehr häufig bei Cloud-Services angewandt und wird immer populärer. Hier kann man zeitlich unbegrenzt eine kostenlose Basisversion der Software nutzen. Erweiterte Funktionen kann man entweder hinzukaufen oder über kostenpflichtige Upgrades aktivieren.

Hier ist es wichtig, dass du dich im Vorhinein genau darüber informierst, entweder auf der Anbieterwebseite oder durch Kontaktaufnahme mit dem Kundensupport, welche Funktionen in welchem Abo / Paket enthalten sind.

Gibt es einen Kundensupport?

Viele Anbieter bieten einen kostenlosen Kundensupport. Auch wenn du meinst deine Buchhaltung sowieso selber zu machen, kann ein guter Kundensupport dir oft Ärger und unnötigen Aufwand ersparen, gerade dann, wenn Funktionen geändert bzw. neu hinzugefügt werden.

Alle seriösen Anbieter sollten einen Kundensupport anbieten. Falls dies nicht der Fall sein sollte: Besser Finger weg von dieser Buchhaltungslösung!

Zusätzlich zum Kundendienst gibt es auch einige Anbieter, die einen Blog mit Infos zur Software und der Beantwortung allgemeiner Buchhaltungsfragen anbieten.

Wie sind die Sicherheitsstandards?

Vor allem bei Cloud-Anbietern spielt die Datensicherheit eine wichtige Rolle. Du solltest herausfinden, wo sich die Server in denen deine Buchaltungs- und Unternehmensdaten gespeichert werden, befinden. Idealerweise sollten diese in einem EU-Land stehen, da dadurch die Datenschutzrichtlinie der EU gültig ist.

Eine SSL-Verschlüsselung bei der Datenübertragung ist ein Muss und Daten-Backups sollten regelmäßig stattfinden.

Reden ist silber – Testen ist Gold!

Nachdem du alle wichtigen Rahmenbedingungen geklärt hast, solltest du dich ans Testen machen!

Seriöse Anbieter bieten meist eine kostenlose Testphase an, in der man ohne Kaufzwang alle Funktionen in Ruhe testen kann.

Natürlich steht das Testen der Funktionen im Vordergrund, jedoch sollte man auch nicht das Design außer Acht lassen.

Dein Buchhaltungsprogramm wird wahrscheinlich eines deiner wichtigsten und im Unternehmeralltag am häufigsten genutzten Tools werden.

Deinen Schatz finden und die Suche beenden

welche buchhaltungssoftware

Falls du zu den Glücklichen gehörst, denen der Anbieter-Dschungel nicht den letzen Verstand  geraubt hat und du in keine Abo-Falle getappt bist, hast du wahrscheinlich inzwischen das Ende des Dschungels erreicht.

Nach einer langen Reise voller Informationsbeschaffung und Testen verschiedener Software weißt du jetzt wahrscheinlich ganz genau, wo du deinen Schatz findest.

Der Dschungel hat dich vor einigen Zerreißproben gestellt und dir viele Lektionen beigebracht.

Wahrscheinlich siehst du Buchhaltungsprogramme jetzt mit anderen Augen und kannst dir einen Leben ohne diese Helfer gar nicht mehr vorstellen.

Wir hoffen dieser Survival-Guide hat dir dabei geholfen das richtige Buchhaltungsprogramm für dein Unternehmen zu finden.

Wozu für Rechnungen zahlen?

Mit Zervants kostenlosem Rechnungsprogramm kannst du unbegrenzt online Rechnungen und Angebote schreiben. Mehr Infos zur kostenlosen Rechnungsstellung in Zervant findest du hier:

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