Die GoBD – Grundsätzliches und Wissenswertes

Seit dem 1. Januar 2017 ist die Einhaltung der GoBD – der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – für alle Unternehmen und Unternehmer verbindlich. Die GoBD gelten für alle gleich, und bei Nicht-Einhaltung drohen Probleme mit dem Finanzamt.

Aber was beinhalten diese Grundsätze eigentlich? Und viel wichtiger: Wie können sie eingehalten werden? Dieser Artikel beantwortet wesentliche Fragen und erklärt leicht verständlich, was es mit den GoBD auf sich hat.

Für wen und was gelten die GoBD?

Wie bereits erwähnt, gelten die GoBD seit dem 1. Januar 2017 für alle Unternehmer in Deutschland. Dabei macht es auch keinen Unterschied, ob man bei finanziellen Angelegenheiten von einem Steuerberater unterstützt wird – die Einhaltung liegt alleine in der Verantwortung des Steuerpflichtigen, was die die Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen explizit betont. Was im ersten Moment nach einer massiven Zusatzaufgabe klingt, kann in der Praxis mit Hilfe entsprechender Tools wie zum Beispiel der richtigen Rechnungssoftware recht einfach umgesetzt werden.

Die GoBD betreffen alle Dokumente, die zum Nachweis steuerlich relevanter Geschäftsvorfälle dienen. Vereinfacht gesagt bedeutet das, dass alle Belege für die Steuererklärung entsprechend aufbewahrt werden müssen. Für Entwürfe gilt die Richtlinie hingegen nicht.

Welche Kriterien müssen erfüllt sein?

Die GoBD beinhalten sechs Grundsätze, nach denen Dokumente aufbewahrt werden müssen.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Die Dokumente müssen einem Geschäftsvorfall – also zum Beispiel einer eingehenden Zahlung – eindeutig zugeordnet werden können. Dabei müssen sowohl der Inhalt der Belege als auch das Aufbewahrungssystem von jemandem außerhalb des Unternehmens verstanden und nachvollzogen werden können.

Vollständigkeit

Dies bedeutet einerseits, dass alle Belege lückenlos vorhanden sein müssen und nichts fehlen darf. Dies wird zum Beispiel durch eine fortlaufende Nummerierung der Dokumente sichergestellt. Vollständigkeit bedeutet dabei aber auch, dass alle notwendigen Informationen auf den Dokumenten vorhanden sind.

Richtigkeit

Alle Belege müssen selbstverständlich richtig sein und die Informationen der Wahrheit entsprechen.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Belege wie zum Beispiel Rechnungen müssen zeitnah erstellt werden. Wenn dies im normalen Tagesablauf nur schwer umzusetzen ist, ist es auch möglich, diese zum Beispiel einmal pro Monat zu erfassen. Das ist jedoch nur erlaubt, wenn alle Belege eines Monats vor Ende des darauffolgenden Monats erstellt und gespeichert wurden.

Zusätzlich zum Zeitpunkt der Erstellung müssen alle Belege und Dokumente in der korrekten zeitlichen Abfolge festgehalten werden.

Ordnung

Alle Dokumente und Unterlagen müssen ordentlich und nach einem einheitlichen System erstellt und aufbewahrt werden. System in diesem Zusammenhang bedeutet lediglich, dass Belege und die Buchhaltung nicht planlos irgendwie erstellt und abgelegt werden darf, sondern dass alles einheitlich zusammenpasst.

Unveränderbarkeit

Einmal erstellte Belege wie zum Beispiel Rechnungen dürfen nicht verändert werden können. Dies gilt für alle final erstellten Belege, reine Entwürfe sind davon ausgenommen.

Entspricht Zervant den GoBD?

Direkt vorweg: Zervant entspricht den GoBD – oder genauer gesagt können Unternehmer mit Zervant problemlos die GoBD einhalten. Diese kleine Unterscheidung ist wichtig, da einige der Kriterien nach wie vor in der Hand und Verantwortung eines jeden Unternehmers liegen. Er ist am Ende für seine Steuererklärung und sein Unternehmen verantwortlich.
Und so entspricht die Rechnungssoftware von Zervant den GoBD:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Jede Rechnung und jeder Beleg in Zervant hat einen eindeutige Rechnungsnummer. Die Vorlagen der Dokumente sind so gestaltet, dass jeder sie verstehen und dadurch nachvollziehen kann. Zudem können Daten einfach exportiert und Dritten zur Verfügung gestellt werden.

Vollständigkeit

Erstellte Rechnungen und Angebote können nicht gelöscht werden. Die fortlaufende und nicht modifizierbare Nummerierung der Rechnungen und Belege dient als Nachweis für die Vollständigkeit.

Der Nutzer ist jedoch weiterhin für die Vollständigkeit der Angaben auf den Belegen verantwortlich. Dieser Artikel erklärt genauer, was alles auf eine Rechnung muss.

Richtigkeit

Auch die Richtigkeit der Angaben auf einer Rechnung liegt in der Verantwortung des Nutzers.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Mit Zervant lassen sich Rechnungen mit einem jeweils richtigen Rechnungsdatum in der korrekten zeitlichen Abfolge erstellen. Für den Erstellungszeitpunkt ist hingegen der Nutzer verantwortlich.

Ordnung

Alle Dokumente werden nach einheitlichen Vorlagen erstellt sowie in und nach einem festgelegten System gespeichert.

Unveränderbarkeit

Einmal erstellte – also bestätigte und / oder versendete – Rechnungen können in Zervant nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

Mehr dazu?

Die vollständige GoBD-Richtlinie kann auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums heruntergeladen werden.

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