Digitalisierung von kleinen Unternehmen

Digitalisierung von Unternehmen – Was sind realisierbare Maßnahmen?

Der digitale Wandel ist in aller Munde – und das nicht zu Unrecht: Die Fakten zum Thema zeigen alle auf Richtung Digitalisierung. Vorreiter damit sind aktuell noch Banken und die Informations- und Kommunikationstechnik, wo jeweils über 60 % in Digitalisierung investiert und diese für ihr Unternehmen umgesetzt haben. Doch dort hört es nicht auf; es betrifft auch KMU, Freiberufler und Selbstständige. Was du als Einzelunternehmer/in über Digitalisierung wissen musst und wie du diese für dich selbst umsetzen kannst, liest du in diesem Blogartikel.

Digitalisierung – Was ist das überhaupt?

Wer nach Wachstum und Veränderung strebt, kommt am Begriff „Digitalisierung“ nicht mehr vorbei. Doch was ist das eigentlich? Denn wer denkt, dass es sich nur um das Internet und die Nutzung von einigen neuen Tools handelt, irrt sich. 
Der Begriff „Digitalisierung“ kann als mechanischer Vorgang definiert werden, bei welchem physische Daten und Prozesse in digitale Formate übertragen werden. 

Ein Beispiel:
Wenn du eine Rechnung am Laptop für deinen Kunden schreibst und sie per Mail versendet, ist das bereits Digitalisierung. 

Doch dabei geht es um so viel mehr, wie etwa die Prozessvereinfachung. Das heißt, auf neuen Wegen bestehende Vorgehensweisen und Geschäftsmodelle zu optimieren, skalieren oder spezialisieren. Das Schaffen von Mehrwert steht bei der Digitalisierung in Unternehmen im Vordergrund, was sowohl den Kundenprozess wie auch interne Maßnahmen umfasst. Digitalisierung bedeutet also auch, über den Tellerrand hinauszublicken und neue und bestehende Geschäftsbereiche effizienter einzusetzen und zu verändern. 

Digitalisierung für KMUs, daran erkennst du,
ob du digitalisieren solltest

Selbstständige können die Digitalisierung nutzen, um sich von der Konkurrenz abzuheben und ihr Unternehmen effizienter zu machen.
Es gibt gewisse Anzeichen, die darauf hinweisen, dass es Zeit für Digitalisierung ist. Hierzu zählen unter anderem:

  • Du spürst, dass dein bisheriges Kundenerlebnis optimiert werden sollte. Wenn dieses z.B. zu kompliziert ist, kann das Kunden abschrecken und so zu Umsatzeinbußen führen. Gestalte dein Kundenerlebnis so simpel und attraktiv wie möglich, um die Nutzerfahrung zu verbessern. 
  • Dein Unternehmen fühlt sich wenig effizient an durch unzählige Prozesse und Abläufe, die verkürzt oder optimiert werden können.
  • Du hast eine klare Vision und Vorstellung, wie dein Unternehmen in Zukunft digital funktionieren und ausgebaut werden soll. 
  • Du verarbeitest viele Kundendaten bisher analog und möchtest dies nun digitalisieren und vereinfachen.
  • Deine Website wirkt veraltet und erfüllt deine Anforderungen und die deiner Kunden nicht oder kaum.
  • Du führst viele Prozesse mit Excel-Tabellen durch, anstatt in neue Software zu investieren.
  • Bis ein Problem oder sonstige Angelegenheiten geklärt sind, vergehen unzählige E-Mails.

Wie du siehst, gibt es vielfältige Anzeichen dafür, dass du reif für die Digitalisierung bist. Als Faustregel gilt immer: Fühlt sich etwas für deine Kunden oder dich zu kompliziert und zeitraubend an, solltest du nach Optionen suchen, wie du diesen Prozess verbessern und verkürzen kannst. 

Die Vor- und Nachteile von digitaler Transformation

Mit Fortschritt kommen immer auch einige Vorteile auf dich zu. So ist es auch bei der Digitalisierung, denn durch diese kannst du:

  • Verbesserte Herstellungsprozesse etablieren,
  • Produkte schneller entwickeln und auf den Markt bringen,
  • Kundenfeedback und -kommunikation vereinfachen,
  • Ganze Lieferketten effizienter gestalten,
  • Produktions- oder Closingkosten senken.

Klassische Nachteile gibt es kaum, es sei denn, deine Digitalisierung wird unsauber umgesetzt oder gar nicht geplant. Denn ohne Struktur an die Sache heranzugehen, ist bereits von Beginn an zum Scheitern verurteilt. Das kann nämlich dazu führen, dass:

  • Deine Kunden verwirrt werden, weil keine ordentliche Transformation der neuen Kommunikationswege stattfand.
    Ein Beispiel: Du hast ältere Kundschaft, die bisher via Telefon Aufträge erteilt hat und verlangst von heute auf morgen die Buchung und Kommunikation via Slack. 
  • Du zu viele Digitalisierungsmaßnahmen auf einmal umsetzt, ohne einen Fahrplan für jede Maßnahme zu haben. Das kann schnell chaotisch werden und bringt wenig Nutzen. 

Achtung: Ein besonderes Risiko, dessen du dir bewusst sein solltest, ist Cyberkriminalität. Die Zahl der Cyberangriffe auf Unternehmen steigt jedes Jahr an, dies solltest du in deiner Digitalisierungsplanung berücksichtigen und passende Maßnahmen – falls mal ein Datenleck passiert oder dein Computer von einem Virus befallen wird und wichtige Kundendaten verschwinden – festlegen. 

Von Digitalisierung betroffene Unternehmensbereiche

Strategie

Deine Unternehmensstrategie umfasst sowohl deine als auch die Bedürfnisse deiner Kunden. Hier kann bereits ein Blick darauf helfen, um herauszufinden, welche Bereiche am besten digitalisiert werden sollten und wie dies geschehen soll. Die Strategie wird so angepasst, dass sie wertschöpfender und effizienter für alle Beteiligten wird. 

Kunden

Als Selbstständige/r wirst du wahrscheinlich häufig Kontakt mit deinen Kunden haben – meistens findet diese Kommunikation heutzutage digital statt. Auch hier kannst du analysieren, wie du jeden Kontaktpunkt nutzt und welche Signale du damit aussendest. Verschiedene Kanäle bedürfen unterschiedliche Kommunikation mit deinen Kunden, was häufig bei Digitalisierungsmaßnahmen übersehen wird.

Steuerung 

Kontrolle, strategische Entscheidungen und Exekution beeinflussen die Steuerung deines Unternehmens. Mit der richtigen Digitalisierung können hierbei Veränderungsprozesse leichter umgesetzt werden. 

Prozesse

Jedes Unternehmen hat unzählige Prozesse, viele davon sind auch heutzutage noch analog. Um das Digitalisierungspotential herauszufinden, sollte jeder Prozess individuell betrachtet und strukturiert werden. So können auch völlig neue Prozesse entstehen, die am Ende kosteneffizienter und zeitsparender sind. 

Produkte

Mit Produkten sind auch deine Dienstleistungen gemeint, denn letztendlich sind sie genau das: Produkte, die ein Kunde/ eine Kundin konsumiert, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Zukunftsfähige Produkte können entwickelt oder bestehende Dienstleistungen optimiert und digitalisiert werden. 

Technologie 

Zusätzliche Software und Technik, um die Digitalisierung ordentlich durchzuführen, wird in den meisten Fällen benötigt. Ein Budget sollte hierfür festgelegt werden, um eine Kostenexplosion zu vermeiden. 

Für die Digitalisierung deiner Rechnungen und Angebote kann dir Zervant übrigens helfen – schreibe, bearbeite und versende die nächste Kundenrechnung mit nur wenigen Klicks und erhalte Zahlungen direkt über unsere Bezahlfunktion in Zusammenarbeit mit Stripe. Neben diesen Funktionen kannst du auch noch andere praktische Features nutzen, wie etwa Zeiterfassung oder die Erstellung von Ratenzahlungen oder Mahnungen. Und das Ganze geht nicht nur an deinem Computer, sondern auch bequem über unsere Mobile App (Google Play und App Store).  

Daten 

Der Datenzugang wird durch Digitalisierung vereinfacht, jedoch bringt eine Ansammlung an Daten allein keinen Mehrwert. Mit der richtigen Digitalisierungsstrategie kannst du festlegen, welche Daten du benötigst und wie du diese strukturierst. Auch gehört hierzu der Datenschutz. 

Digitalisierungsstrategie für Kleinunternehmer, Selbstständige & Freiberufler

Jedes Unternehmen und jeder Selbstständige/ Freiberufler hat verschiedene Prozesse, die unterschiedlich stark von Software unterstützt werden. Der sogenannte Digitalisierungsgrad eines Unternehmens gibt in dem Fall an, wie weit du damit fortgeschritten bist und berücksichtigt der Summe der Digitalisierungsgrade der Prozesse. Dies entscheidet, welche Stufe vorhanden ist, die von „analog“ bis hin zu „vollständig digital“ reichen. 

Eine Studie von Couchbase hat ergeben, dass über 80 % der Unternehmen angeben, dass digitaler Wandel alles andere als problemlos abläuft.

Das liegt jedoch hauptsächlich daran, dass die Digitalisierung nicht richtig durchgeführt wird, denn dann profitieren Unternehmen und Selbstständigevon:

  • Neuen Akquisemöglichkeiten
  • Besserer Mitarbeiterbindung
  • Mehr Innovationsbereitschaft

Damit auch du noch heute mit deiner Digitalisierung beginnen kannst, zeigen wir dir einen dreistufigen Fahrplan, um loszulegen: 

1.       Visionsentwicklung

Finde heraus, was du mit der Digitalisierung deines Unternehmens bzw. deiner Selbstständigkeit erreichen willst. Lege Ziele fest, an denen du den Erfolg deiner Maßnahmen messen kannst, sowie ein Budget, welches dir zur Verfügung steht für neue Tools, Software, Technik etc. Überprüfe jeden der im vorherigen Abschnitt erwähnten Bereichen auf Optionen, wie du etwas vereinfachen und digitalisieren kannst und notiere dir das. Erstelle einen Fahrplan, wann und wie du welche Maßnahmen umsetzen willst. 

Wichtig: Dein Fahrplan sollte Fragen beantworten können wie „Art der Maßnahme“, „Dauer“, „Umfang“, „Ziel“, „Kosten“ und „Art der Effizienzsteigerung“. 

2.     Überprüfung der Ressourcen

Lege fest, was du selbst umsetzen kannst und wo du professionelle Unterstützung benötigst. Vielleicht hast du absolut keine Probleme mit der Digitalisierung deiner Rechnungen, aber bei der optimalen Cybersicherheit benötigst du etwas Unterstützung. Solltest du ein begrenztes Budget für solche Dinge haben, kannst du in deinem Bekanntenkreis nachfragen, ob jemand sich damit auskennt und dir helfen kann oder selbst Hand anlegen mithilfe von YouTube-Tutorials und Blogartikeln. 

3.     Umsetzung

Dein Fahrplan steht und die Ressourcen sind auch klar? Super! Dann geht es an die Umsetzung. Versuche, dich an deinen erstellten Digitalisierungsplan zu halten, um Chaos zu vermeiden. Es kann außerdem helfen, große Ziele in kleine Teilabschnitte zu unterteilen, um die Umsetzung deiner Digitalisierung zu vereinfachen.