rechnungsprogramm zervant

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Einzelunternehmer

Wir erklären die Aufbewahrungspflicht für UnternehmerInnen und listen die Aufbewahrungsfristen für die wichtigsten geschäftlichen Dokumente auf.

Eine Eingangsrechnung von 2009. Muss die noch aufbewahrt werden, oder darf die ohne schlechtem Gewissen in den Papierkorb wandern? Wie sieht es mit den Unterlagen vom Leasing-Auto aus? Was passiert mit allen Kaufverträgen, Geschäftsverträgen und Versicherungspolizzen? Wann kann ich mich aus rechtlicher Sicht von diesen Unterlagen verabschieden?

Genau hier kommen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ins Spiel. Für nahezu jedes Dokument, das in irgendeinem Zusammenhang mit deinem Unternehmen steht, gibt es genaue Vorgaben, wie und wie lange dieses in deinem Besitz bleiben muss.

Warum gibt es eine Aufbewahrungspflicht?

Die häufigste Ursache, warum auf Dokumente und Unterlagen aus vergangenen geschäftlichen Abwicklungen zurückgegriffen werden muss, ist eine Betriebsprüfung seitens des Finanzamtes. Doch nicht nur für das Finanzamt, sondern auch bei rechtlichen Angelegenheiten können diese als Beweise herangezogen werden. Die Aufbewahrungspflicht, die für viele als lästige bürokratische Last angesehen wird, kann jedoch auch für den Unternehmer selbst zu einem wertvollen Gut werden, vor allem dann, wenn es sich um Garantien und Versicherungen handelt.

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist? Wann beginnt Sie?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Wenn du z.B. eine Rechnung vom 25.10.2016 hast, muss diese mind. bis zum 31.12.2026 aufbewahrt werden. Danach liegt es an dir, ob du die Unterlagen behalten, oder entsorgen möchtest.

Wie lange ein geschäftliches Dokument aufbewahrt werden muss, hängt von der Art des Dokumentes ab, beträgt jedoch entweder 6 oder 10 Jahre, manche müssen sogar « ewig » erhalten werden z.B. Grundstücksdokumente. Wenn du weiterscrollst, findest du die Aufbewahrungsfristen für die wichtigsten Unterlagen für kleine Unternehmen.

Dürfen Belege und Unterlagen auch digital aufbewahrt werden?

Wie du deine Belege und Dokumente archivieren möchtest, sei es nun auf Papier oder im digitalen Format, ist ganz dir überlassen. Bei der digitalen Archivierung solltest du jedoch beachten, dass die Unterlagen stets lesbar und verarbeiteitungsfähig bleiben müssen.

Elektronische Unterlagen wie z.B. E-Mails, sind grundsätzlich auch in elektronischer Form aufzubewahren.

  • Wenn du eine Rechnung als Anhang in einer E-Mail verschickst, dient die E-Mail nur als Lieferant des eigentlichen Dokumentes. Hier muss lediglich die Rechnung, und nicht die E-Mail aufbewahrt werden.
  • Anders sieht es jedoch mit geschäftlichen Vereinbarungen, die per E-Mail kommuniziert worden sind aus. Wenn diese maßgeblich zum Verständnis des Abkommens beitragen, müssen auch diese aufbewahrt werden.

Wichtig! Elektronische Unterlagen müssen vor Datenverlust gesichert und gegen Unveränderbarkeit bewahrt werden. Wichtig ist auch, dass die Lesbarkeit gegeben ist, die Echtheit der Herkunft gewährleistet werden kann und der Inhalt unversehrt bleibt. Das kostenlose Rechnungsprogramm von Zervant erfüllt diese Anforderungen. Warum ist Zervant kostenlos? Das erklären wir dir hier.

Aufbewahrungsfristen für die wichtigsten Dokumente

Dokumente Aufbewahrungsfrist (in Jahre)
Abschreibungen / Abwertungen 10
Änderungsnachweise EDV-Buchführung 10
Angebote (eingegangene und Kopie ausgegangener) 6
Auftragsbestätigungen (eingegangene und Kopie ausgegangener) 6
Bankbelege 10
Barausgaben/Bareinnahmen (Rechnungen, Belege) 10
Belege (relevant für Buchhaltung) 10
Bilanzen (inkl. Bücher, Konten) 10
Bruttoerlöse (Nachweise) 6
Eingangsrechnungen 10
Einnahmen-Überschuss-Rechnung 10
Fahrtenbücher 10
Finanzberichte 6
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe (exkl. Rechnungen, Gutschriften) 10
Geschenke (Nachweise) 6
Gewinn- und Verlustrechnungen 10
Gutschriften (Nachweise) 10
Inventar- und Inventurunterlagen 10
Jahresabschlüsse (inkl. Anhang, Erläuterungen) 10
Kaufverträge 6
Leasingunterlagen 6
Lieferschein 10
Lizenzunterlagen 10
Mahnungen und Mahnbescheide 6
Mietunterlagen (nach Vertragsende) 6
Mutterschaftsgeld (Nachweise) 10
Pachtunterlagen (nach Vertragsende) 6
Pensionszahlungen und –rücklagen (Nachweise) 10
Quittungen 10
Rechnungen 10
Reisekostenabrechnungen 10
Repräsentationsaufwendungen 10
Schadensmeldungen und –unterlagen 6
Skontounterlagen 10
Sozialversicherungsunterlagen 6
Spenden (Nachweise) 10
Steuerbescheide / Steuererklärungen 10
Steuerunterlagen (sonstige) 6
Stornobelege 10
Umsatzsteuervoranmeldungen und –vergütungen 10
Vermögensverzeichnis 10
Versicherungspolizzen 6
Verträge 6
Zollbelege 10

Auch wenn es den Anschein hat, dass man wirklich jedes, auch nur so nichtig scheinendes Dokument aufbewahren muss, gibt es jedoch auch Ausnahmen.

Bei folgenden Geschäftsunterlagen herrscht keine Aufbewahrungspflicht

  • Angebote, die zu keinem Auftrag geführt haben
  • Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen
  • Pläne und Kalkulationen mit rein statistischen Charakter
  • Steuerlich irrelevante Berechnungen
  • Preis- und Angebotslisten

Wir hoffen, dass wir dir mit diesem Artikel ein wenig Licht in den Dschungel der Aufbewahrungsfristen und -pflichten bringen konnten.

Wozu für Rechnungen zahlen?

Mit Zervants kostenlosem Rechnungsprogramm kannst du unbegrenzt online Rechnungen und Angebote schreiben. Mehr Infos zur kostenlosen Rechnungsstellung in Zervant findest du hier:

Mehr über Zervant