Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Einzelunternehmer

Wir haben die wichtigsten Informationen über die Aufbewahrungspflicht von geschäftlichen Dokumenten für Dich zusammengefasst.

Eine Eingangsrechnung von 2009, ein Lieferschein vom letzten Jahr oder ein alter Leasing- Vertrag. Müssen diese noch aufbewahrt werden, oder dürfen diese ohne schlechten Gewissens in den Papierkorb wandern?

Genau hier kommen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ins Spiel. Für nahezu jedes Dokument, das in einem Zusammenhang mit deinem Unternehmen steht, gibt es genaue Vorgaben, wie und wie lange dieses in deinem Besitz bleiben muss.

Warum gibt es eine Aufbewahrungspflicht?

Die häufigste Ursache, warum auf Dokumente und Unterlagen aus vergangenen geschäftlichen Abwicklungen zurückgegriffen werden muss, ist eine Betriebsprüfung seitens des Finanzamtes. Doch nicht nur für das Finanzamt, sondern auch bei rechtlichen Angelegenheiten können diese als Beweise herangezogen werden. Die Aufbewahrungspflicht, die für viele als bürokratische Last angesehen wird, kann dadurch für den Unternehmer selbst zu einem wertvollen Gut werden.

Dürfen Dokumente auch digital aufbewahrt werden?

Wie du deine Belege und Dokumente archivieren möchtest, sei es nun auf Papier oder im digitalen Format, ist ganz dir überlassen.  Elektronische Unterlagen wie E-Mails, sind grundsätzlich auch in elektronischer Form aufzubewahren.

  • Wenn du eine Rechnung als Anhang in einer E-Mail verschickst, dient die E-Mail nur als Lieferant des eigentlichen Dokumentes. Hier muss lediglich die Rechnung, und nicht die E-Mail aufbewahrt werden.
  • Anders sieht es jedoch mit geschäftlichen Vereinbarungen, die per E-Mail kommuniziert worden sind aus. Wenn diese maßgeblich zum Verständnis des Abkommens beitragen, müssen auch diese aufbewahrt werden.

Wichtig! Elektronische Unterlagen müssen vor Datenverlust gesichert und gegen Unveränderbarkeit bewahrt werden. Wichtig ist auch, dass die Lesbarkeit gegeben ist, die Echtheit der Herkunft gewährleistet werden kann und der Inhalt unversehrt bleibt. Das kostenlose Rechnungsprogramm von Zervant erfüllt diese Anforderungen. Warum ist Zervant kostenlos? Das erklären wir dir hier.

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist? Wann beginnt Sie?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Wenn du z.B. eine Rechnung vom 25.10.2016 hast, muss diese mind. bis zum 31.12.2026 aufbewahrt werden. Danach liegt es an dir, ob du die Unterlagen behalten, oder entsorgen möchtest.

Aufbewahrungsfristen für die wichtigsten Dokumente:

DokumenteAufbewahrungsfrist (in Jahre)
Abschreibungen / Abwertungen10
Änderungsnachweise EDV-Buchführung10
Angebote (eingegangene und Kopie ausgegangener)6
Auftragsbestätigungen (eingegangene und Kopie ausgegangener)6
Bankbelege10
Barausgaben/Bareinnahmen (Rechnungen, Belege)10
Belege (relevant für Buchhaltung)10
Bilanzen (inkl. Bücher, Konten)10
Bruttoerlöse (Nachweise)6
Eingangsrechnungen10
Einnahmen-Überschuss-Rechnung10
Fahrtenbücher10
Finanzberichte6
Geschäftsberichte10
Geschäftsbriefe (exkl. Rechnungen, Gutschriften)10
Geschenke (Nachweise)6
Gewinn- und Verlustrechnungen10
Gutschriften (Nachweise)10
Inventar- und Inventurunterlagen10
Jahresabschlüsse (inkl. Anhang, Erläuterungen)10
Kaufverträge6
Leasingunterlagen6
Lieferschein10
Lizenzunterlagen10
Mahnungen und Mahnbescheide6
Mietunterlagen (nach Vertragsende)6
Mutterschaftsgeld (Nachweise)10
Pachtunterlagen (nach Vertragsende)6
Pensionszahlungen und –rücklagen (Nachweise)10
Quittungen10
Rechnungen10
Reisekostenabrechnungen10
Repräsentationsaufwendungen10
Schadensmeldungen und –unterlagen6
Skontounterlagen10
Sozialversicherungsunterlagen6
Spenden (Nachweise)10
Steuerbescheide / Steuererklärungen10
Steuerunterlagen (sonstige)6
Stornobelege10
Umsatzsteuervoranmeldungen und –vergütungen10
Vermögensverzeichnis10
Versicherungspolizzen6
Verträge6
Zollbelege10

Auch wenn es den Anschein hat, dass man wirklich jedes, auch nur so nichtig scheinendes Dokument aufbewahren muss, gibt es jedoch auch Ausnahmen.

Bei folgenden Geschäftsunterlagen herrscht keine Aufbewahrungspflicht

  • Angebote, die zu keinem Auftrag geführt haben
  • Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen
  • Pläne und Kalkulationen mit rein statistischen Charakter
  • Steuerlich irrelevante Berechnungen
  • Preis- und Angebotslisten

Wir hoffen, dass wir dir mit diesem Artikel ein wenig Licht in den Dschungel der Aufbewahrungsfristen und -pflichten bringen konnten.

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