Die 7 besten kostenlosen Rechnungsprogramme 2026

Rechnungen schreiben gehört zum Alltag als Selbstständiger oder Kleinunternehmer. Aber muss eine gute Software dafür gleich Geld kosten? Nicht unbedingt. Es gibt heute eine Reihe von Tools, die dir die wichtigsten Funktionen kostenlos oder im Freemium-Modell anbieten, von der einfachen Rechnungserstellung bis hin zu Angeboten, Mahnungen und sogar E-Rechnungen.

Wir haben sieben kostenlose Rechnungsprogramme unter die Lupe genommen, sie ehrlich verglichen und zeigen dir, für wen welches Tool am besten passt.

Die 7 besten kostenlosen Rechnungsprogramme 2026 im Überblick

Anbieter	Rechnungen	E-Rechnungen	Angebote	Kunden	Mobile App	Upgrade möglich
Zervant	Unbegrenzt	🟠 Ja (XRechnung)	Unbegrenzt	5	✅ Ja	🟠 Ja, mit ausgewählten Buchhaltungsfunktionen
Shine	Unbegrenzt	🟠 Ja (XRechnung)	Unbegrenzt	5	✅ Ja	🟠 Ja, mit ausgewählten Buchhaltungsfunktionen
sevdesk	Max. 3 pro Monat	✅ Ja (ZUGFeRD + XRechnung)	❌ Nein	Unbegrenzt	🟠Nur in Bezahltarifen	✅ Ja, mit umfangreichen Buchhaltungsfunktionen
easybill	50 Dokumente insgesamt	✅ (ZUGFeRD + XRechnung)	50 Dokumente insgesamt	3	❌ Nein	🟠 Ja, mit ausgewählten Buchhaltungsfunktionen
Billing Engine	Max. 3 pro Monat	✅ (ZUGFeRD + XRechnung)	Unbegrenzt	Unbegrenzt	❌ Nein	🟠 Ja, mit mehr Rechnugsfunktionen, aber ohne Buchhaltung
123Rechnung	Unbegrenzt	❌ Nein	Unbegrenzt	Unbegrenzt	❌ Nein	❌ Nein
GnuCash	Unbegrenzt	❌ Nein	❌ Nein	Unbegrenzt	❌ Nein	🟠Nein, die kostenlose Version enthält schon ausgewählte Buchhaltungsfunktionen

Warum ein kostenloses Rechnungsprogramm besser ist als Word und Excel

Viele Selbstständige starten mit dem, was sie kennen: einer Word-Vorlage oder einer Excel-Tabelle. Das ist verständlich, aber auf Dauer fehleranfällig und zeitaufwendig. Hier ist der direkte Vergleich:

• Fehler passieren leichter. In Word und Excel pflegst du jeden Wert manuell. Rechnungsnummern musst du selbst im Blick behalten, Steuersätze selbst einpflegen und Summen selbst prüfen. Ein Zahlendreher oder eine vergessene Rechnungsnummer kann schnell zu Problemen mit dem Finanzamt führen.
• Rechtliche Anforderungen sind schwer einzuhalten. Eine korrekte Rechnung in Deutschland muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, Name und Adresse beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum und so weiter. Ein Rechnungsprogramm übernimmt das automatisch und weist dich auf fehlende Angaben hin.
• E-Rechnungen sind mit Word nicht möglich. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 gilt die schrittweise Versandpflicht. Ein PDF aus Word ist keine E-Rechnung. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfordern strukturierte Daten, die ein Word-Dokument schlicht nicht liefern kann.
• Der Überblick fehlt. Welche Rechnungen sind bezahlt, welche offen, welche überfällig? In Excel ist das manuelle Pflege. Ein Rechnungsprogramm zeigt dir das auf einen Blick und erinnert dich, wenn eine Zahlung ausbleibt.

Heißt konkret: Word und Excel reichen für den absoluten Ausnahmefall. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, braucht ein echtes Tool, und das muss nichts kosten.

Wonach haben wir die Tools bewertet?

Damit der Vergleich fair und hilfreich ist, haben wir auf folgende Punkte geachtet:

• Ist es wirklich kostenlos? Oder nur ein zeitlich begrenzter Test?
• Wie viele Rechnungen darf ich kostenlos erstellen?
• Gibt es ein Kundenlimit im Free-Tarif?
• Werden E-Rechnungen unterstützt? (XRechnung, ZUGFeRD)
• Wie einfach ist die Bedienung?
• Gibt es eine mobile App?
• Kann ich bei Bedarf upgraden?

Die 7 kostenlosen Rechnungsprogramme im Detail

1. Zervant

Zervant ist eines der bekanntesten kostenlosen Rechnungsprogramme im deutschsprachigen Raum und die erste Wahl, wenn du schnell, einfach und ohne Einarbeitung loslegen willst. Die Oberfläche ist klar, die Einrichtung dauert wenige Minuten und bereits der kostenlose Tarif enthält mehr, als man auf den ersten Blick erwartet.

Was ist kostenlos enthalten?

• Unbegrenzte Rechnungen und Angebote
• Bis zu 5 Kunden
• XRechnung 
• Mobile App für iOS und Android
• Bankkonto anbinden
• Finanz-Dashboard

Was ist mit einem Upgrade noch möglich?

• Individuelles Rechnungsdesign
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen
• Automatisierungen (wie Angebote in Rechnungen umwandeln oder

Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Sehr einfache Bedienung, auch ohne Buchhaltungswissen	Kundenlimit von 5 im Free-Tarif
E-Rechnung (XRechnung) bereits im Free-Tarif	Kein Upgrade auf vollständige Buchhaltung (z.B. mit EÜR)
Mobile App inklusive	Keine DATEV-Schnittstelle und ELSTER-Anbindung
Unbegrenzte Rechnungen und Angebote

Für wen geeignet? Zervant ist ideal für Selbstständige und Freiberufler, die gerade starten und regelmäßig Rechnungen schreiben, aber noch einen überschaubaren Kundenstamm haben. Wer wächst, kann nahtlos upgraden.

2. Shine

Shine ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware, die sich vor allem auf das einfache Schreiben von Rechnungen spezialisiert. Das Tool ist bewusst einfach gehalten und bietet schon im kostenlos viele wichtige Funktionen für den Buchhaltungsalltag.

Was ist kostenlos enthalten?

• Unbegrenzte Rechnungen (auch XRechnung) und Angebote pro Monat
• Belegerfassung
• Bankabgleich
• Mobile App
• Übersicht über Einnahmen und Ausgaben

Was ist mit einem Upgrade noch möglich?

• Unbegrenzte Kontakte
• Praktische Automatisierungen
• Rechnungsdesign an Brand anpassen
• E-Mail-Belegerfassung
• Rechnungen in Fremdwährungen

Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Kein Rechnungslimit, auch im Free-Tarif	Kundenlimit im Free-Tarif
Bewusst schlank und einfach gehalten	Kein Upgrade auf vollständige Buchhaltung (z.B. mit EÜR)
Mobile App inklusive	Keine DATEV-Schnittstelle und ELSTER-Anbindung
Bankabgleich bereits kostenlos verfügbar

Für wen geeignet? Shine richtet sich besonders an Einsteiger, die unkompliziert und mobil Rechnungen schreiben wollen und noch keine komplette Buchhaltung benötigen.

3. sevdesk

sevdesk ist mehr als ein reines Rechnungsprogramm: Hinter dem kostenlosen Einstieg steckt eine vollwertige Buchhaltungssoftware, die mit deinem Business mitwächst. Wer nur drei Rechnungen im Monat schreibt, kommt mit dem Free-Tarif gut aus. Wer mehr will, findet beim Upgrade einen der umfangreichsten Funktionsumfänge in dieser Liste.

Was ist kostenlos enthalten?

• Unbegrenzte Kunden und Produkte / Dienstleistungen
• Bis zu 3 Rechnungen pro Monat
• E-Rechnung (ZUGFeRD + XRechnung)
• Mehrere individualisierbare Rechnungsdesigns
• Rechnungen in Fremdwährungen

Was ist mit einem Upgrade noch möglich?

• Vollständige Buchhaltung inkl. doppelter Buchführung
• DATEV-Export und ELSTER-Anbindung
• Automatisierungen (z.B. Bankabgleich, wiederkehrende Rechnungen)
• Steuerberater-Zugang
• Zahlungserinnerungen und Mahnwesen
• Abschreibungen
• Automatisierte Umsatzsteuervoranmelden
• Umfangreiche Berichte: EÜR, GuV, SuSa, BWA

Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Testsieger 2026 bei Für-Gründer (Note 1,1)	Der kostenlose Tarif ist spürbar eingeschränkt
Sehr gute Bedienbarkeit und geführtes Onboarding	Mobile App nur in den kostenpflichtigen Tarifen
Skaliert mit dem Unternehmen mit
Umfassendes Upgrade-Angebot

Für wen geeignet? sevdesk ist eine gute Wahl, wenn du nur wenige Rechnungen pro Monat schreibst, aber von Anfang an auf eine Software setzen willst, die mit deinem Business mitwächst und alle Buchhaltungsanforderungen abdeckt.

4. easybill

easybill ist eine solide Rechnungssoftware mit einem klaren Fokus auf einfache Bedienung und E-Commerce-Integration. Der kostenlose Tarif ist recht umfangreich und super als erweiterte Testversion. Wer einen größeren Onlineshop betreibt, profitiert von den Automatisierungen in den höheren Tarifen.

Was ist kostenlos enthalten?

• Begrenzte Rechnungen pro Monat
• Bis zu 3 Kunden
• E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
• Mahnungen und Zahlungserinnerungen

Was ist mit einem Upgrade noch möglich?

• Unbegrenzte Kunden und Rechnungen
• Shop-Anbindungen (z.B. Amazon, Shopify, WooCommerce) und Automatisierungen
• Weiderkehrende Rechnungen
• DATEV-Export
• Zeiterfassung und Projektverwaltung

Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Sehr stark bei E-Commerce-Integrationen	Sehr kleines Kundenlimit von 3 im Free-Tarif
Hilfreiche Automatisierungen für Onlinehändler	Kein Upgrade auf volle Buchhaltungsfunktionen möglich
Klare, aufgeräumte Oberfläche	Easybill Branding im kostenlosen und Starter-Tarif
Viele Funktionen schon im kostenlosen Tarif

Für wen geeignet? easybill ist besonders interessant für Kleinunternehmer mit einem Online-Shop oder Marketplace-Anbindung. Wer die Software erst kennenlernen will, bekommt mit dem 50-Dokumente-Kontingent genug Spielraum zum Testen.

5. Billing Engine

Billing Engine ist eine deutsche Online-Lösung für einfache Rechnungen und Angebote, die auch international einsetzbar ist. Der Free-Tarif ist schnell eingerichtet und deckt die Grundlagen ab, stößt aber bei regelmäßiger Nutzung schnell an seine Grenzen.

Was ist kostenlos enthalten?

• Bis zu 3 Rechnungen und Angebote pro Monat
• Unbegrenzte Kunden
• E-Rechnung (ZUGFeRD + XRechnung)
• Fremdwährungen und verschiedene Rechnungssprachen
• DATEV-Export

Was ist mit einem Upgrade noch möglich?

• Mehr Rechnungen pro Monat
• Erweiterte Rechnungsfunktionen wie wiederkehrende Rechnungen, Mahnwesen und Bankabgleich

Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
E-Rechnung (ZUGFeRD + XRechnung) bereits kostenlos	Nur 3 Rechnungen pro Monat im Free-Tarif
Kein Kundenlimit	Keine mobile App
International nutzbar	Keine Buchhaltungsfunktionen, auch mit Upgrade nicht

Für wen geeignet? Billing Engine eignet sich für alle, die nur gelegentlich eine (E-)Rechnung schreiben und keine große Software dafür brauchen. Wer aber regelmäßig abrechnet, wird mit 3 Rechnungen pro Monat schnell an die Grenzen stoßen.

6. 123Rechnung

123Rechnung ist eine der wenigen Lösungen, die vollständig kostenlos und ohne Kundenbegrenzung funktioniert. Das Tool gibt es als Desktop-Software zum Download und richtet sich an alle, die ihre Rechnungen lokal auf dem eigenen Rechner verwalten wollen.

Was ist kostenlos enthalten?

• Unbegrenzte Rechnungen
• Unbegrenzte Kunden
• Mahnungen und Zahlungserinnerungen
• Lieferscheine und Angebote
• Lokale Datenspeicherung

Was ist mit einem Upgrade noch möglich?

• Kein Freemium-Modell, die Software ist vollständig kostenlos

Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Keine Limits bei Rechnungen oder Kunden	Keine E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD nicht unterstützt)
Zahlungserinnerungen inklusive	Technisch veraltet, Oberfläche wirkt nicht mehr zeitgemäß
Einmalige Einrichtung, keine monatlichen Kosten	Keine Cloud-Funktion, kein mobiler Zugriff
	Kein Bankabgleich

Für wen geeignet? 123Rechnung ist eine Option für alle, die eine lokale Lösung ohne Internetverbindung bevorzugen und auf ein modernes Design verzichten können. Für die E-Rechnungspflicht ab 2026 ist das Tool derzeit nicht gerüstet.

7. GnuCash

GnuCash ist ein Open-Source-Buchhaltungsprogramm, das seit Jahren kostenlos und ohne jede Einschränkung verfügbar ist. Es bietet deutlich mehr Buchhaltungstiefe als die anderen Tools in dieser Liste, ist dafür aber auch anspruchsvoller in der Bedienung.

Was ist kostenlos enthalten?

• Unbegrenzte Rechnungen und Kunden
• Doppelte Buchführung
• Kontoabgleich
• Online-Banking-Anbindung (HBCI/FinTS)
• Berichte und Auswertungen

Was ist mit einem Upgrade noch möglich?

• Kein Upgrade-Modell, GnuCash ist vollständig Open Source und kostenlos

Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Komplett kostenlos, dauerhaft und ohne Limits	Keine moderne Benutzeroberfläche
Echte doppelte Buchführung inklusive	Keine E-Rechnungen und keine mobile App
Online-Banking-Unterstützung	Keine Cloud-Funktion, lokale Installation notwendig
Sehr mächtig für den Preis von 0 Euro	Keine Guidance zur Buchhaltung

Für wen geeignet? GnuCash ist für technikaffine Nutzer geeignet, die bereit sind, Zeit in die Einrichtung zu investieren und volle Kontrolle über ihre Daten wollen. Für Selbstständige ohne Buchhaltungsvorkenntnisse ist die Einstiegshürde sehr hoch.

Welches kostenlose Rechnungsprogramm passt zu dir?

Je nachdem, wo du gerade stehst, ist die beste Wahl eine andere. Hier ein kurzer Überblick:

• Du startest gerade und schreibst nur wenige Rechnungen im Monat? Dann sind Zervant, Shine und sevdesk die einfachsten und schnellsten Lösungen. 
• Du brauchst unbegrenzte Rechnungen, aber hast noch wenige Kunden? Zervant und Shine bieten genau das: kein Rechnungslimit, eine aufgeräumte Oberfläche und eine gute mobile App.
• Du willst keine lange Einarbeitung und einfach loslegen? Dann sind Zervant, Shine oder sevdesk die richtige Wahl. Zervant und Shine sind in wenigen Minuten eingerichtet, klar strukturiert und auch ohne Buchhaltungswissen sofort nutzbar. sevdesk führt dich zusätzlich mit einem geführten Onboarding durch die ersten Schritte.
• Du weißt, dass dein Business wächst und willst eine Software, die mitwächst? sevdesk ist hier die beste Wahl. Der Free-Tarif reicht für den Start, und du kannst jederzeit auf eine vollwertige Buchhaltungslösung upgraden.
• Du betreibst einen Online-Shop und brauchst Anbindungen an Marktplätze? easybill ist in diesem Bereich das stärkste Tool, auch im kostenlosen Einstieg. Auch sevdesk kannst du in der Bezahlversion mit vielen Onlineshops verbinden.
• Du hast Buchhaltungswissen und willst volle Kontrolle über deine Daten? GnuCash ist mächtig, kostenlos und offen. Allerdings musst du eben selbst wissen, was zu tun ist und hast keine Guidance.
• Du bist viel unterwegs und willst Rechnungen auch vom Handy aus schreiben? Dann sind Zervant und Shine die besten Optionen. Beide haben eine mobile App, die auch kostenlos funktioniert, und du kannst Rechnungen direkt vor Ort beim Kunden erstellen und verschicken. sevdesk bietet die App in den Bezahltarifen.

Tipp: Wenn du dir noch unsicher bist, welches Programm am besten zu dir passt, teste sie einfach aus. Oft kannst du auch die kostenpflichtigen Tarife für eine bestimmte Zeit kostenlos testen. Und für die Free-Tarife musst du ja eh nicht zahlen.

Fazit

Kostenlose Rechnungsprogramme gibt es viele, aber die Unterschiede sind größer als man denkt. Manche sind wirklich dauerhaft kostenlos, andere beschränken dich auf wenige Rechnungen oder Kunden, und nicht alle erfüllen die aktuellen Anforderungen an E-Rechnungen.

Wer unbegrenzt Rechnungen schreiben und trotzdem nichts zahlen will, ist mit Zervant oder Shine am besten bedient. Beide sind einfach zu bedienen, haben eine mobile App und liefern E-Rechnungen im XRechnung-Format. Das Kundenlimit von 5 ist für die meisten Freiberufler und Selbstständigen kein Problem, zumindest am Anfang.

Wer nur selten abrechnet, aber von Anfang an auf eine Software setzen will, die später auch vollwertige Buchhaltung kann, sollte sich sevdesk anschauen. Der Free-Tarif ist bewusst schmal gehalten, das Upgrade aber eines der umfangreichsten in dieser Liste.

easybill lohnt sich vor allem für alle mit einem Online-Shop. GnuCash und 123Rechnung sind solide Optionen, wenn du auf Komfort verzichten kannst und keine E-Rechnungen brauchst. Billing Engine passt für alle, die nur gelegentlich eine Rechnung schreiben und schnell ein Tool zur Hand haben wollen.

Das Wichtigste: Mit Excel oder Word kommt man heute nicht mehr weit. Die E-Rechnungspflicht ist da, die Anforderungen steigen, und ein professionelles Tool kostet dich, zumindest am Anfang, keinen Cent.

Häufige Fragen zu kostenlosen Rechnungsprogrammen

Gibt es wirklich dauerhaft kostenlose Rechnungsprogramme?

Ja. Tools wie Zervant, Shine oder sevdesk bieten dauerhaft kostenlose Versionen an, keine zeitlich begrenzte Testphase. Allerdings haben viele davon Limits bei Rechnungen oder Kunden.

Welches ist das beste kostenlose Rechnungsprogramm?

Das hängt davon ab, was du brauchst. Wer unbegrenzt Rechnungen schreiben und mobil arbeiten will, ist mit Zervant oder Shine gut bedient. Wer nur wenige Rechnungen im Monat schreibt, aber eine Software mit echtem Buchhaltungspotenzial sucht, liegt mit sevdesk richtig. Einen objektiven Testsieger gibt es nicht, aber Zervant, Shine und sevdesk sind für viele Selbstständige eine gute Option.

Mit welchem Tool kann ich kostenlos Rechnungen schreiben?

Mit allen sieben Tools in dieser Liste kannst du kostenlos Rechnungen schreiben. Zervant und Shine erlauben dabei unbegrenzte Rechnungen, sevdesk bis zu 3 pro Monat, Billing Engine ebenfalls bis zu 3, easybill insgesamt 50 Dokumente, und 123Rechnung sowie GnuCash sind ohne Limit komplett kostenlos.

Welches kostenloses Rechnungsprogramm eignet sich für Kleinunternehmer?

Für Kleinunternehmer empfehlen sich vor allem Zervant und Shine: beide dauerhaft kostenlos, einfach zu bedienen und mit mobiler App. Wer schon absehen kann, dass das Geschäft wächst, sollte zusätzlich einen Blick auf sevdesk werfen, das auch vollständige Buchhaltung abdeckt.

Was passiert, wenn ich aus dem kostenlosen Tarif herauswachse?

Bei den meisten Tools in dieser Liste kannst du nahtlos upgraden. Besonders einfach geht das bei Shine, sevdesk und easybill. sevdesk bietet dir im Upgrade die meisten Buchhaltungsfunktionen mit EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung & Co.