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Proformarechnung – Kostenlose Excel Vorlage

Für den Warenverkehr über EU-Grenzen hinaus, etwa in die Schweiz, muss eine Rechnung die Sendung begleiten. Wenn die Waren umsonst sind, wird eine Proformarechnung erstellt. Wann verwendest du eine Proforma-Rechnung? Und was muss darin enthalten sein? Wir erklären das Wichtigste und haben eine kostenlose Vorlage für dich.

Ist die Proformarechnung eine normale Rechnung?

Eine Proforma Rechnung wird für den Versand von Waren außerhalb der EU benötigt, für die der Empfänger nicht bezahlen muss. Sie ist unterscheidet sich von der Handels- oder der Exportrechnung also vor allem dadurch, dass damit keine Zahlungsaufforderung verbunden ist.
Sie ist für den Versand kostenfreier Waren in den Ausland notwendig, fordert deinen Kunden deshalb nicht zur Zahlung auf. Sie kann später nicht in eine normale Rechnung umgewandelt werden.

Wann muss ich eine Proforma-Rechnung erstellen?

Wenn du Waren außerhalb der Zollunion versendest, für die du nicht bezahlt wirst und die nicht für den Wiederverkauf bestimmt sind, schickst du sie mit einer Proformarechnung. Die betrifft zum Beispiel:

  • Geschenke und Spenden
  • kostenlose Mustersendungen
  • Lieferung gegen Vorkasse
  • Waren, die vorübergehend im Ausland verwendet werden (Carnet ATA),
  • Lieferung von Ersatzteilen
  • Austausch im Garantie- oder Kulanzfall

Wozu braucht der Zoll die Proformarechnung?

Sobald Waren Zollgrenzen überschreiten, wie etwa in die Schweiz, muss der Zoll den Warenverkehr abwickeln. Dazu braucht der Zoll Deklarationen zu allen ausgetauschten Gütern.
Die Proformarechnung liefert dazu alle notwendigen Angaben.
Wenn du nicht ins deutschsprachige Ausland lieferst, solltest du auf Englisch angeben ”pro forma invoice” und ”supplied free of charge”.
Wenn der Warenwert bestimmte Grenzen überschreitet, können eventuell Zollgebühren fällig werden. Informiere dich hierzu über die Zoll- und auch Ausfuhrbestimmungen.

Welchen Warenwert gebe ich in der Rechnung an?

Du musst einen realistischen Warenwert ansetzen. Wenn der Zoll Nachforschungen aufnimmt, bringt das viel Aufwand, Verzögerungen und rechtliche Konsequenzen.

Was bedeutet die Proformarechnung für deine Buchhaltung?

Die Proformarechnung wird klar als solche gekennzeichnet, damit der Rechnungsbetrag nicht als ”ausstehend” markiert und der Empfänger nicht aus Versehen automatisch gemahnt wird.

Wann wird die Proformarechnung noch verwendet?

Neben dem Versand wird die Proforma-Rechnung bisweilen als Beleg in der Buchhaltung eingesetzt, wenn die eigentliche Rechnung noch nicht vorliegt. Mehr zu diesem Fall findest du im Gründerlexikon.

In manchen Ländern braucht der Kunde auch vorab eine Proforma-Rechnung, um etwa Zahlungsmittel zu beantragen.


Proformarechnung
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Wie erstellst du eine Proformarechnung?

Damit du Zeit und Aufwand sparen kannst, haben wir dir hier eine Vorlage für eine Proformarechnung erstellt. Darin enthalten sind:

  • Adresse und Kontodaten des Lieferanten
  • Anschrift und Lieferadresse des Empfängers
    genaue Warenbezeichnung
  • Umsatzsteuernummer
  • Lieferbedingungen
  • Zahlungskonditionen
  • Warenwert
  • Wie immer, kannst du sie durch dein Firmenlogo und deine Eingaben indivualisieren. So sind alle Angaben korrekt und du vermittelst deinem Kunden einen positiven, professionellen Eindruck vom Versand des ersten Musters bis hin zum Ersatzteil in der Gewährleistung.
    Natürlich helfen wir dir auch mit dem Erstellen, Versenden und Verwalten von allen anderen Rechnungen.

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