E-invoicing, a good idea for everyone

Was zum E…? Die Vorteile der E-Rechnung

Hat ein Kunde dich gebeten, eine E-Rechnung zu verschicken? Das ”E” vor der Rechnung macht die Dinge nicht komplizierter. Ganz im Gegenteil – das ”E” macht deine Rechnungsstellung eher einfacher, effizienter und sogar billiger für dich.

Eine e-Rechnung ist nicht dasselbe wie eine eingescannte Rechnung oder eine PDF-Datei, die du deinem Kunden per E-Mail schickst. Eine gemailte Rechnung wird zwar elektronisch übermittelt, muss aber vom Kunden manuell bearbeitet werden. Prinzipiell enthält eine E-Rechnung exakt dieselben Informationen wie eine ausgedruckte, per Post oder als E-Mail-Anhang  versendete Rechnung. Es gibt aber einen wesentlichen Unterschied: Wird eine E-Rechnung verschickt, gelangt diese direkt in das automatische Verarbeitungssystem deines Kunden und kann mit nur einem Klick bezahlt werden. Es gibt verschiedene E-Rechnungsformate, darunter PEPPOL, ZUGFeRD und XRechnung, um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Der verkürzte Prozess von Rechnungen, den Unternehmer durch die Implementierung von E-Rechnungen erhalten

Die Vorteile der E-Rechnung liegen auf der Hand. Deshalb nutzen auch viele Unternehmen und Behörden diese Art der Rechnungsstellung. Da für die Bearbeitung und Archivierung der Rechnungen keinerlei manuelle Arbeit erforderlich ist, kann eine Menge Zeit und Geld gespart werden. Deshalb erwarten bereits viele Unternehmen von ihren Lieferanten, dass sie ihre Rechnungen als e-Rechnung stellen. Die Entgegennahme und Verarbeitung herkömmlicher Rechnungen wäre für den Empfänger teurer. Mit elektronischer Rechnungsstellung lassen sich Rechnungen schneller bearbeiten und Mahngebühren vermeiden. Obwohl der elektronische Rechnungsaustausch bisher nur auf große Unternehmen und  Organisationen beschränkt ist, dürfte er schon in bald in allen Unternehmen Standard sein.

Und was hast du davon?

Abgesehen vom Wettbewerbsvorteil, den du dir durch elektronische Rechnungsstellung sicherst, bringt eine Rechnungssoftware, die auch e-Rechnungen verschicken kann, zahlreiche Vorteile mit sich. Die Erstellung von Rechnungen wird wesentlich einfacher: Kunden und Produkte werden in einer Datenbank angelegt und müssen dann nur noch ausgewählt werden. Dies geht nicht nur schneller, sondern verhindert auch Fehler.

Das 3 Corner Prinzip ist eine schneller, günstigere und fortschrittlichere Methode Rechnungen zu verschicken

Einem Beispiel im Billentis-Bericht zufolge kannst du die Kosten für eine Rechnung um etwa 60 % reduzieren, wenn du diese in elektronischer und automatisierter Form verschickt. Wenn also die Gesamtkosten für eine Rechnung einschließlich der Druck- und Versandkosten, eventuelle Mahnungen, Überweisung, Kassenführung und Archivierung 11 € betragen, lassen sich durch elektronische Rechnungsstellung 6 € pro Rechnung einsparen!

Dabei solltest du auf jeden Fall beachten, dass das Ausstellen einer Rechnung mehr kostet als nur die direkten Aufwände wie etwa Papier und Umschläge. Die Zeit, die du darauf verwendest, Rechnungen zu schreiben und zu verschicken, könntest du auch für verrechenbare Leistungen nutzen. Mit E-Rechnungen sparst du dir das:

  • Drucken
  • Versenden
  • Mailen
  • Archivieren
  • Verschicken von Mahnungen

Darüber hinaus wird deine Rechnung mit größerer Wahrscheinlichkeit pünktlich und exakt. Durch das voll automatisierte Verarbeitungssystem kann nichts mehr an der Rechnung geändert werden. Mit der für deine e-Rechnung gewählte Adresse ist außerdem sichergestellt, dass die Rechnung den richtigen Kunden und sogar die richtige Abteilung erreicht. Du kannst also sicher sein, dass das Geld wie vereinbart auf deinem Konto ankommt. Die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) verringert sich häufig um mehrere Tage.

Erfolgreich verschickte E-Rechnungen sind schneller und ökonomisch wertoller für das Unternehmen

Zusammengefasst: Im Vergleich zu Papier- oder PDF-Rechnungen sind E-Rechnungen billiger, schneller, zuverlässiger, ressourcenschonender und erheblich nachhaltiger – kein Drucken, Verschicken, Herunterladen, Tippen oder Archivieren. Wenn du dabei eine Rechnungssoftware nutzt, geschieht all das automatisch im Handumdrehen. Das bedeutet, du bekommst schneller dein Geld und machst deine Buchführung einfacher.

Wer macht das möglich?

Mit der Einführung der Richtlinie 2014/55/EU, einer europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, wollten die EU-Mitgliedsstaaten und die Europäische Kommission der großen Vielfalt von e-Rechnungsformaten entgegenwirken. Das Fehlen eines einheitlichen Standards machte die Sache unnötig kompliziert und führte damit zu höheren Kosten. Im Rahmen dieser EU-Richtlinie werden zukünftig alle öffentlichen Auftraggeber dazu verpflichtet sein, e-Rechnungen zu akzeptieren. Die EU schätzt die durch elektronische Rechnungsstellung möglichen Einsparungen innerhalb der Europäischen Union alleine im B2B-Sektor auf bis zu 40 Milliarden Euro.

Diesen Wandel macht jedoch nicht nur die EU möglich. Auch Unternehmen treiben die Entwicklung wegen des Kosteneinsparungspotenzials von e-Rechnungen voran.

Nicht in allen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung gleichermaßen in der Unternehmenskultur verankert. Die Europäische Union verlangt jedoch von ihren Mitgliedsstaaten, ab November 2018 bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen den elektronischen Rechnungsaustausch zu nutzen.

In Deutschland regelt das E-Rechnungsgesetz den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen für alle öffentlichen Auftraggeber. Das Gesetz gilt ausschließlich für Bundesbehörden einschließlich Lizenzgeber und Subunternehmer. Die von der Richtlinie 2014/55/EU betroffenen Behörden verlangen ergänzende gesetzliche Bestimmungen von den Bundesländern. Als erstes Bundesland hat Bayern die Richtlinie bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen umgesetzt. Die anderen Länder werden schon bald dem Beispiel Bayerns folgen. Das Gesetz schreibt vor, dass ab November alle Bundesministerien und die Verfassungsorgane in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein Jahr später müssen auch die übrigen öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen akzeptieren.

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