Wie funktioniert E-Invoicing

Die 5 häufigsten Fragen zu E-Rechnungen

Vielleicht haben deine Kunden dich bereits nach E-Rechnungen gefragt. Aber warum überhaupt? Was sind E-Rechnungen und wie funktioniert die neue Technologie? Wir beantworten in diesem Artikel die 5 häufigsten Fragen unserer Kunden!

1. Warum sollte mich überhaupt jemand nach E-Rechnungen fragen?

Dafür gibt es verschiedene (gute) Gründe, der Hauptgrund ist jedoch, dass Rechnungsmanagement mit E-Rechnungen wesentlich einfacher und schneller ist als mit herkömmlichen PDF- und Papierrechnungen. Mit E-Invoicing haben deine Kunden all ihre Rechnungen vereinheitlicht an einem Ort und sparen so Zeit und Geld. Sind alle Rechnungen in einem einzigen System ist es zudem einfacher und sicherer, alle aus- und eingehenden Zahlungen sowie noch unbezahlte Rechnungen im Blick zu behalten. So geht nichts verloren und deine Kunden können deine Rechnungen mit nur einem Klick bezahlen.

Darüber hinaus gibt es eine EU-Richtlinie, die E-Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor, ab dem 28.11.2020 vorschreibt.

2. Was ist der Unterschied zwischen einer E-Mail-Rechnung und einer E-Rechnung?

E-Rechnungen und E-Mail-Rechnungen werden häufig verwechselt, da beide online verschickt werden. Der Hauptunterschied besteht jedoch darin, wo sie am Ende landen:

  • E-Mail-Rechnungen werden an den E-Mail-Posteingang deines Kunden geschickt.
  • E-Rechnungen werden an die Rechnungsverarbeitungssoftware deines Kunden geschickt

Zum Glück ist das Versenden einer E-Rechnung aber genauso einfach wie das Senden einer E-Mail! Wir haben uns zuvor schon detaillierter mit den Abläufen und Grundlagen von-E-Rechnungen befasst.

3. Wie funktionieren elektronische  Rechnungen?

Vereinfacht kann E-Invoicing in 4 einfachen Schritten zusammengefasst werden:

  1. Du erstellst deine E-Rechnung genau so, wie du es normalerweise mit jeder Rechnung in Zervant tun würdest. Die einzige zusätzliche Information die du benötigst, ist die E-Rechnungsadresse des Empfängers (dazu kommen wir später).
  2. Nachdem du auf Senden geklickt hast, geht die E-Rechnung zu unserem Partner Basware, wo sie in ein maschinenlesbares Format umgewandelt wird. Es gibt verschiedene E-Invoicing-Formate, mit Zervant musst du dir darüber aber keine Gedanken machen. Die E-Rechnung wird automatisch in das richtigen Format umgewandelt und kommt so dann später auch bei deinem Kunden an.
  3. Von unserem E-Invoicing-Partner geht die Rechnung dann weiter an den E-Invoicing-Betreiber deines Kunden, wo das Format noch ein letztes Mal überprüft wird. Dann wird die Rechnung weiter an die Rechnungsverarbeitungssoftware deines Kunden geschickt.
  4. Deine Rechnung kommt bei deinem Kunden an und er kann sie mit nur einem Klick bezahlen!

Wir haben diese Schritte auch noch einmal in einem kurzen Video zusammengefasst – viel Spaß beim Anschauen!

4. Was ist eine E-Rechnungsadresse?

Ähnlich wie beim Versenden per Post oder E-Mail benötigst du auch für E-Rechnungen eine Adresse, damit deine Rechnung dort landet wo sie soll.

Wie bereits erwähnt gibt es verschiedene Formate für E-Rechnungen, abhängig vom Betreiber und der Rechnungssoftware deines Kunden. Ein paar Beispiele für E-Rechnungsformate sind zum Beispiel die Steuernummer, ORGNR oder GLN.

Lass dich nicht von den seltsam klingenden Buchstaben und Abkürzungen verwirren. Alles, was du benötigst ist die E-Rechnungsadresse, die du von deinem Kunden bekommst.

5. Woran kann es liegen, dass meine E-Rechnung nicht ankommt?

Es gibt verschiedene Gründe, warum eine Zustellung nicht funktioniert, in den meisten Fällen liegt es jedoch an falschen Informationen in der Rechnung selber. Wie weiter oben beschrieben werden E-Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format an die Rechnungssoftware deines Kunden geschickt – wenn der Betreiber die Rechnung nicht lesen kann, kann sie nicht zugestellt werden.

Der häufigsten Fehler passieren dabei bei der E-Rechnungsadresse, wie zum Beispiel Tippfehler oder ein falsch ausgewähltes Format.

E-Invoicing ist zudem eine relativ neue Technologie, die fortwährend weiterentwickelt wird. Daher kann es immer wieder zu Übertragungsproblemen zwischen den verschiedenen E-Invoicing-Betreibern kommen.

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