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Comment facturer en freelance ? Toutes les étapes pour fixer vos tarifs en freelances.

Freelances, vous le savez bien : il n’est pas toujours aisé de savoir comment fixer ses tarifs ou bien encore facturer. Mais ce sont des points stratégiques, sur lesquels vous ne pouvez pas faire l’impasse. En effet, sur un marché concurrentiel, votre objectif, en termes de tarification et de facturation, est de séduire les clients potentiels, tout en bien sûr restant rentable. Alors, comment facturer en freelance ? La façon dont vous fixez vos tarifs et le mode de facturation que vous choisissez sont autant de leviers sur lesquels vous pouvez jouer pour remporter une mission ou signer avec un nouveau client. Quels sont donc les différentes manières de fixer ses tarifs et les différents modes de facturations possibles ? Comment rédiger une facture ? Avec quel taux de TVA ? Etc. Autant de questions essentielles auxquelles nous répondons dans cet article. 

Quand on démarre son activité freelance, le moment où l’on doit proposer un tarif et créer une facture est le plus compliqué. C’est bien plus dur que de trouver le premier client, puisque c’est souvent après une demande ou des premiers contacts que l’on décide de se lancer. Au début, on a tendance à sous-évaluer son travail ou le temps que l’on va mettre à le réaliser. Mais au fil des missions, ne pas facturer au bon prix risque juste de vous épuiser, voire de vous mettre en difficulté financière.

Facturez-vous plutôt à l’heure ? À la journée ? Au projet ? Vos tarifs sont-ils suffisamment concurrentiels ? Quels modèles de factures utilisez-vous ? Tarifs et factures sont deux éléments essentiels sur lesquels vous pouvez jouer pour remporter de nouveaux projets et acquérir de nouveaux clients. Nous vous aidons à définir votre stratégie de prix et de facturation au travers d’exemples concrets et de conseils utiles.

Comment facturer en freelance ? À quel tarif : au temps passé, au forfait, au résultat ?

Facturer au forfait : avantages et inconvénients

Comment facturer en freelance ? Facturer au forfait est un mode de facturation orienté « livrable », c’est-à-dire que votre client a besoin que quelque chose lui soit livré : par exemple un site web, un article de blog, un logo, un dessin réalisé en 3D, etc. Dans cette configuration, vous avez une idée relativement précise du temps de travail que vous allez consacrer à la mission. C’est à partir de cette estimation de temps – en y ajoutant bien sûr le temps que vous estimez nécessaire aux différentes corrections souhaitées par le client – que vous pouvez chiffrer votre proposition. La logique est simple : vous multipliez votre taux horaire (ou journalier) par le nombre d’heures (ou de jours) nécessaires, sans indiquer le détail de votre calcul.

Par exemple, si votre taux journalier est de 350€ et que vous estimez avoir besoin de 3 jours pour effectuer une mission, votre facture sera de 350 € x 3 = 1050 €

Cependant, attention ! Si vous estimez votre temps de travail de manière erronée, vous serez à n’en pas douter perdant ! Le mode de calcul au forfait implique en effet d’être certain que le tarif que vous proposez couvre bien l’ensemble des attentes de votre client. D’où l’intérêt de définir précisément avec lui, les livrables attendus et les détails de la mission. L’avantage du forfait est que pour un travail que vous maîtrisez, vous pouvez vous permettre de facturer un montant supérieur au temps effectivement travaillé.

C’est parfait pour les missions répétitives, comme la création d’un logo, la maintenance de matériel, la rédaction d’un certain type de documents, etc. Un prix forfaitaire est plus compliqué à définir, car il ne faut pas se tromper dans le nombre d’heures prévues pour effectuer le travail ou oublier un élément (l’achat de fournitures, le coût de l’impression, la location de matériel, etc.).

Pour cela, il convient d’établir un devis. Une fois que le client aura accepté celui-ci, vous serez engagé à une rémunération fixe, même si le travail prend plus longtemps que prévu.

Attention aussi si vous souhaitez travailler avec d’autres entrepreneurs, aux activités complémentaires aux vôtres. Il ne faut pas oublier de comptabiliser le montant de leur prestation, afin de ne pas finir avec les quelques miettes du budget restantes.

Notre conseil : soyez précis dans le nombre de retours et corrections que vous proposez par défaut dans votre forfait. La plupart du temps, les graphistes freelances incluent au moins 3 allers-retours avec le client afin que ce dernier soit pleinement satisfait du design proposé. Si le client souhaite aller au-delà, il devra débourser du temps supplémentaire. En expliquant ouvertement et clairement votre façon de travailler dès le départ, vous évitez ainsi les mauvaises surprises.

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Votre tarif freelance au temps passé, un mode de facturation orienté consulting

Comment établir votre tarif freelance ? Votre client n’a pas besoin d’un livrable précis mais de votre expertise dans le cadre de son projet ? Dans ce cas, les livrables seront à définir avec lui pendant la mission. Optez alors pour la facturation à la durée, avec un tarif horaire ou à la journée : vous vendez du temps de travail. C’est aussi le mode de fonctionnement à privilégier quand les incertitudes sont nombreuses et qu’il est difficile de cerner l’ensemble du périmètre de la mission. La facturation à la durée permet de vous protéger : vous proposez une obligation de moyen (votre temps de travail).

En d’autres termes, si vous faites une mauvaise estimation du temps que vous prendra la réalisation d’un projet, vous courez le risque de perdre du temps et donc de l’argent.

L’avantage de la facturation freelance au tarif journalier est qu’elle vous permet de jouer la sécurité. Notre conseil : prévenez toujours le client avant tout dépassement de la durée initialement prévue, afin de ne pas le prendre par surprise si vous vous rendez compte que la mission est en réalité plus chronophage que ce que vous aviez anticipé.

Evaluer le temps que l’on prend à réaliser une tâche ou une mission est primordial. Facturer au temps passé est une des possibilités les plus courantes. Mais il convient donc de ne pas se tromper, et de prévoir une légère marge. Quand on débute, on a tendance à se croire rapide dans la réalisation d’une mission, mais on perd généralement du temps à établir devis et factures ou à contacter et relancer un client. Ce n’est qu’avec l’expérience que l’on arrive à optimiser le temps passé.

Une mission qui vous prendra 2 jours de travail mérite en réalité d’être payée bien plus. En effet, il faut aussi comptabiliser :

  • le temps passé à la prospection de nouveaux clients
  • le temps dédié à la comptabilité, l’édition de factures, etc.
  • les éventuels arrêts maladies et jours de congés
  • les périodes pendant lesquelles vous n’aurez pas de mission
  • la cotisation pour le chômage, la retraite

Vous comprenez donc que ce temps mérite aussi d’être payé, sans quoi votre entreprise ne sera pas viable.

Gérer sa facturation gratuitement

Qu’en est-il de la facturation au résultat ?

Comment facturer en freelance ? Risqué, mais très efficace sur le plan commercial, la facturation au résultat repose sur la négociation d’une rémunération, le plus souvent élevée, dont l’attribution est directement liée au résultat obtenu. Évidemment, ce type de facturation implique que vous ayez totalement confiance en vos compétences et aux résultats de vos actions. Généralement, la facturation au résultat s’articule autour d’une part fixe. De cette manière, le freelance est certain de toucher une rémunération, quelle que soit l’issue de la prestation et le client maîtrise mieux son enveloppe budgétaire en ayant la possibilité de négocier des honoraires à la baisse.

Ne pas baisser ses prix, même si…

  • Même si le client vous promet d’autres missions ou une grande visibilité à la clé

Il est possible dans ce cas de demander un contrat d’exclusivité. Bien souvent, le client ne pourra pas le proposer, parce qu’il ne peut vous garantir d’autres missions. Si votre travail est bon et qu’il en a besoin, il fera à nouveau appel à vos service. Quant à la grande visibilité, elle est souvent surestimée par le client… Un travail qualitatif séduira bien plus qu’un nom sur un site web ou un logo sur une affiche.

  • Même si le client vous promet de vous payer plus la fois suivante

Quelles raisons aurait-il à accepter un tarif plus cher la fois suivante ? D’autant plus qu’il risque de ne pas vous prendre au sérieux, si vous acceptez de vous brader.

  • Même si le client a un budget inférieur / connaît un entrepreneur moins onéreux

Si vous souhaitez acquérir un produit, vous n’irez pas expliquer au vendeur qu’il doit baisser ses tarifs parce que vous n’avez pas les moyens d’acheter. Ce n’est pas logique, et il en va de même pour votre activité. Malheureusement, si le client n’a pas le budget pour recourir à vos services, c’est son problème. Aucune raison ne nécessite de baisser ses tarifs parce que les concurrents sont moins chers ; vous cherchez à vivre de votre activité et à être viable, mais ce ne sera probablement pas leur cas s’ils sous-estiment le montant de leur prestation.

Rédiger une facture en freelance: mentions obligatoires, numérotation et TVA

La rédaction d’une facture pour les freelances

Lorsque l’on commence son activité freelance, on ne sait pas toujours comment faire une facture mais avec quelques conseils pratiques et de bons outils, la tâche n’est pas si compliquée ! Nous avons beaucoup de ressources disponibles sur notre blog et des exemples de facture freelance pour vous permettre de créer des factures facilement, en n’omettant aucune des mentions obligatoires afin que vos factures soient acceptées par vos clients, ainsi que des conseils pour numéroter correctement vos factures. Savoir comment facturer dans une devise étrangère peut aussi s’avérer utile, surtout si une partie de vos clients se trouvent à l’étranger ou si vous souhaitez élargir votre clientèle en vous tournant vers l’international. 

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La TVA à appliquer quand on est freelance

Quant à la TVA, la question est relativement facile à appréhender. Vous savez si vous y êtes soumis en fonction de votre chiffre d’affaires (CA) annuel précédent. Il y a en effet un plafond à ne pas dépasser et vous n’êtes pas soumis à la TVA si votre CA est inférieur à : 

  • 82 200 euros pour les activités de ventes et assimilés 
  • – 32 900 euros pour les prestations de services et la plupart des professions libérales 
  • – 42 300 euros pour les professions libérales réglementées 
  • la franchise en base de TVA s’applique également de plein droit aux entreprises nouvellement créées sauf si elles décident d’opter pour un autre régime

Vous trouverez aussi sur notre blog des outils afin de calculer gratuitement votre TVA ainsi que des modèles de factures sans TVA à télécharger.

Utilisez les outils adéquats qui vous permettront de gagner du temps

Parce que lancer son entreprise, petite ou grande, est une activité chronophage, il est important d’être bien organisé et équipé afin de pouvoir se concentrer sur l’essentiel : le développement de son activité. Bien choisir ses outils est donc une étape essentielle pour gagner du temps tout en restant efficace. Chez Zervant, nous avons conscience que vos besoins, en tant qu’entrepreneur, sont nombreux et nous nous concentrons sur l’essentiel en vous proposant divers outils en libre service pour gérer plus facilement votre entreprise. 

Nous vous proposons un modèle de facture freelance gratuit que vous pouvez imprimer et utiliser pour votre entreprise pour faire une facture en ligne. Les modèles de factures sont pratiques lorsque vous ne facturez pas beaucoup. 

Vous pouvez aussi opter pour notre générateur de facture gratuit. Il vous permettra de facilement créer de belles factures freelances professionnelles au format PDF, et cela de manière intuitive.

Notre conseil pro Zervant : Si votre activité est développée et que vos besoins en facturation grandissent, vous pouvez créer gratuitement un compte et utiliser notre logiciel de facturation en ligne

Suivre l’avancement de ses factures

Une fois le prix fixé et accepté par le client, il faut encore réussir à se faire payer. Les clients qui ne vous paient pas à échéance de la facture auront toujours une bonne raison pour ce délai. Il faut donc leur envoyer la facture rapidement, dans un format pdf pour qu’ils puissent la lire sans soucis, et les relancer dès les premiers retards. Les logiciels de facturation en ligne sont utiles dans ce cas : ils permettent un suivi des factures en cours. Des alertes peuvent même être envoyées en cas de relance à effectuer. C’est un bon moyen pour garder une trace, rangée et organisée, des devis et factures envoyés en cas de contestation du client. S’il souhaite, en cours de route, négocier les tarifs, vous pourrez refuser, factures et devis prouvant qu’il s’était engagé à vous payer.

Établissez une liste des prestations que vous proposez, en détaillant précisément ce que ces dernières comprennent. Une fois cette liste établie, évaluez votre investissement en temps pour réaliser chacune de ces prestations. Vous pourrez tout simplement enregistrer cette base de données dans votre compte Zervant et l’utiliser lors de la création de vos factures.

Très facile à utiliser, notre logiciel de facturation en ligne gratuit vous permet de créer votre propre base de données, avec toutes les informations concernant vos clients et vos produits ou services : en quelques clics seulement, vous créez et envoyez vos factures, depuis votre ordinateur ou votre téléphone.  

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