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Comment créer une facture ? 9 conseils pour créer une facture facilement

Vous venez de vous installer à votre compte et vous avez déjà des clients à facturer ? En voilà une bonne nouvelle ! Lorsque l’on débute, on se pas toujours comment créer une facture… et le plus dur est parfois de s’y mettre. Alors, comment créer une facture ? Ne vous inquiétez pas, nous avons listé pour vous 10 conseils pour vous permettre de créer des factures facilement et rapidement, aux normes, avec une numérotation logique, une mise en page agréable à lire… bref, tous les conseils dont vous avez besoin pour que vos factures soient aisément acceptées par vos clients. Vous pouvez aussi tester notre générateur de factures pour créer des factures en un clin d’œil !

Vous êtes certainement amené, en tant qu’entrepreneur, à créer et envoyer des factures. Chez Zervant, nous vous aidons à générer des factures rapidement et facilement, une façon pour vous de gagner du temps et de l’argent…et une assurance supplémentaire de vous faire payer ! N’hésitez pas à créer votre compte Zervant si vous souhaitez facturer facilement, l’utilisation du logiciel est gratuite !

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Retrouvez ici 10 conseils pour rédiger des factures et pourquoi pas essayer gratuitement notre générateur de factures.

1- Définissez clairement les termes et conditions générales de vente

D’après la définition courante, une facture est une pièce comptable par laquelle le vendeur fait connaître à l’acheteur le détail et le prix des marchandises vendues, des services exécutés. Elle a de ce fait plusieurs fonctions, à la fois juridique, commerciale, comptable et fiscale. C’est une des raisons pour lesquelles vous devez accorder une grande attention aux termes et conditions spécifiés dans vos factures afin d’être conforme à la loi et d’être protégé en cas de litiges. Parmi les termes et conditions, on peut citer :

  • la date à laquelle le règlement doit être effectué, 
  • les délais de paiement, 
  • les conditions générales de vente
  • les conditions d’acompte en cas de paiement anticipé, 
  • le taux des pénalités en cas de retard de paiement,
  • etc.

Le délai de paiement généralement accepté est de 30 jours à compter de la réception des produits ou de l’exécution de la prestation. Ce délai peut être modifié et aller jusqu’à 45 jours fin de mois (45 jours après le dernier jour du mois d’émission de la facture) ou 60 jours calendaires. Cela doit être clairement mentionné sur la facture et cela doit faire l’objet d’un accord entre votre entreprise et votre client.

2- Comment créer une facture valide ?

Afin d’être valide, une facture doit comprendre certaines mentions obligatoires, c’est-à-dire qu’elle doit comporter des informations précises sur le vendeur, l’acheteur et les produits, services ou prestations vendus. Par exemple : votre identité en tant que vendeur avec l’adresse social de votre entreprise et sa forme juridique ; l’identité de l’acheteur avec son adresse de facturation ; votre numéro individuel de la TVA si vous y êtes soumis, idem pour votre client ; le numéro de TVA intracommunautaire si le montant de la facture est supérieur ou égal à 150€. 

Pour être sûr d’être en conformité et de n’oublier aucune mentions obligatoires, faites le point avec notre article sur les bases de la facturation.

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3- Qu’en est-il de la TVA lorsque l’on crée une facture ?

Êtes-vous soumis à la TVA ?

Rédiger une facture soulève la question de la TVA et votre entreprise. En principe, en cas de vente à un particulier ou à un professionnel par une personne assujettie à la TVA en France, il faut facturer avec la TVA. Une exception existe cependant pour les cas où une société peut facturer sans TVA. C’est ce que l’on appelle la franchise en base de TVA. Cette dernière concerne : 

  • les auto entrepreneurs qui ne dépassent pas des seuils de chiffre d’affaires de 33 200€ pour les prestations de services et de 82 800 € pour les achats et reventes de biens ; 
  • les sociétés qui ne dépassent pas ces mêmes seuils. Elles peuvent alors opter pour la franchise en base de TVA.

Dans ce cas sur chaque facture doit figurer la mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI ».

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Les différents types de TVA

Autant la TVA est facile à comprendre dans la vie de tous les jours, le consommateur lambda, autant son passage dans les comptes de votre entreprise peut vous laisser en difficulté. En effet, si votre entreprise est soumise à la TVA, il faudra assimiler les termes de TVA déductible , TVA à collecter ou encore TVA à décaisser.

Plus fastidieuse que réellement « compliquée », la TVA peut être gérée extrêmement facilement avec un logiciel de facturation qui vous évitera de commettre des erreurs potentiellement graves ou coûteuses. Créer une facture gratuitement en ligne vous permettra aussi de gagner du temps. Avoir des outils adaptés participera à la réussite de votre projet !

4- Affichez clairement les prix sur vos factures : une bonne pratique

Vous le savez certainement, il n’y a rien de plus énervant que de recevoir une facture difficile à comprendre. Parmi les bonnes pratiques à absolument adopter figure le fait d’afficher clairement ses prix HT, mais aussi TTC. 

Pour créer une facture, sur chaque facture, vous devez détailler les biens ou les services que vous avez vendus. Ce détail doit comprendre : la dénomination précise de l’objet ou de la prestation, le prix unitaire, la quantité vendue, les remises ou les rabais accordés à votre client. 

Les prix seront généralement indiqués Hors Taxes mais, comme évoqué précédemment, selon votre cas (entreprise assujettie à la TVA, micro entreprise non assujettie à la TVA, entreprise assujettie à TVA avec un client étranger) vous afficherez les prix avec ou sans la TVA.

N’oubliez pas non plus d’indiquer clairement le total de facture avec le prix total HT et le prix total TTC, ainsi que les conditions de paiement.

5- La numérotation des factures

Chacune de vos factures doit avoir un numéro de facture unique. De plus ces numéros doivent rigoureusement s’incrémenter. Il ne peut donc y avoir de « trou » dans votre numérotation et la facture doit porter un numéro immédiatement plus grand (+ 1) que la facture émise précédemment. Si vous le souhaitez, vous pouvez créer « des séries » en ajoutant un préfixe à vos numéros de facture. Mais dans tous les cas, vous devrez respecter les principes de numérotation énoncés ci-dessus. Pour un point plus complet sur ce sujet, consultez notre article dédié à la numérotation des factures

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6- Misez sur une conception et une mise en page aérées et élégantes

L’identité de votre marque de votre entreprise ne se résume évidemment pas à une à vos publications sur les réseaux sociaux. Elle repose sur une qualité constante et sur le service rendu à vos clients. Et la facturation en fait partie ! Créer une facture lisible, agréable à regarder, facile à comprendre est facilement réalisable avec un générateur de factures en ligne, comme celui de Zervant. La mise en page est claire et aérée, toutes les informations essentielles, concernant votre entreprise et vos clients sont enregistrées dans une base de données. Elles sont disponibles en quelques clics seulement. La création de facture en ligne est très simple et évite des bien erreurs.

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7- Une excellente occasion de maintenir un lien avec vos clients

Faire une facture est une occasion parfaite de communiquer avec vos clients et donc d’entretenir votre relation avec eux. N’hésitez pas à ajouter un message lorsque vous créez une facture. Vous en profiterez pour renforcer l’image de votre entreprise, favoriser une bonne entente, et même améliorer la fidélité de vos clients. 

8- Votre logo

Toujours dans le domaine de la communication et l’image de votre entreprise, insérer un logo d’entreprise, réalisé de manière professionnelle peut permettre d’asseoir votre sérieux. Il existe de nombreux logiciels vous permettent de le faire vous-même mais il y a aussi des ressources disponibles en ligne si vous ne vous sentez pas l’âme d’un graphiste ou ne souhaitez pas faire appel à un professionnel. Faire une facture, grâce à un logiciel de facturation en ligne, et y insérer votre logo est tout à fait possible. Il vous suffit simplement de l’enregistrer dans votre profil et il apparaîtra sur les documents que vous émettez. 

9- Suivez vos factures !

Vous avez créé votre facture, elle est enfin prête, vous avez vérifié qu’elle contenait toutes les informations obligatoires, que son design et sa lisibilité sont irréprochables. Vous l’envoyez. Le travail se s’arrête pas toujours à cette étape. En effet, retard de paiement ou impayés sont malheureusement monnaie courante. Nous vous conseillons d’avoir un calendrier bien à jour avec la date d’envoi de vos factures, la date prévue de paiement et, éventuellement, une date de relance de votre facture. Là encore, pas de panique : nous vous offrons des outils de relance en option.

Le générateur de facture gratuit Zervant : une solution simple, efficace et professionnelle

Si vous voulez faire l’expérience d’une facturation facile et professionnelle, essayez notre générateur de facture gratuit. Il vous mettra de manière très simple et complètement intuitive de créer des factures en ligne au format PDF en quelques coups de souris seulement.

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Créer une facture simplement et rapidement avec Zervant !

Quelle que soit la taille de votre entreprise, chez Zervant, nous sommes à vos côtés pour vous aider à rédiger très simplement des factures professionnelles. Alors pourquoi hésiter ?

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Créez des factures professionnelles en seulement quelques clics !

Pour créer une facture, il suffit de simplement ajouter votre client, votre produit, et de cliquer sur envoyer.

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