How to Ask Your Clients for Late Payment

Unbezahlte Rechnungen – so hakst du richtig bei deinen Kunden nach

Um Geld zu bitten ist nie besonders angenehm. Es fühlt sich seltsam an, kostet Zeit, und natürlich willst du deinem Kunden auch nicht zu nahe treten. Allerdings stellen unbezahlte Rechnungen für dich auch ein Risiko dar – sie bedrohen deine Liquidität und Zahlungsfähigkeit, was im schlimmsten Fall dazu führen kann, dass du mit deinem Unternehmen Konkurs anmelden musst. Und ganz abgesehen davon: Du hast ein Recht darauf, für deine Arbeit bezahlt zu werden!

Wie kannst du also mit solch einer schwierigen Situation umgehen? Wie kannst du sicher sein, dass deine überfällige Rechnung bezahlt wird, und du deinen Kunden trotzdem nicht vergraulst?

Die ultimative Lösung dafür haben wir leider auch nicht. In diesem Artikel bekommst du aber eine Liste mit Vorschlägen, was du zukünftig gegen das Problem tun kannst. Außerdem haben wir einige kostenlose Vorlagen zusammengestellt, die dir beim Nachverfolgen offener Rechnungen helfen.

Sprich Klartext!

Wenn du von Anfang an klar und offen mit deinen Kunden kommunizierst, sparst du dir später Arbeit und Ärger. Lege von Anfang an ein Zahlungsziel fest und benenne es auch auf der Rechnung.

Standard sind hier 30 Tage nach dem Rechnungsdatum, häufig werden Rechnungen aber trotzdem später bezahlt. Ein erster Schritt in die richtige Richtung ist hier ein kürzeres Zahlungsziel, zum Beispiel 14 Tage. Besonders bei neuen Kunden kann es zudem eine gute Idee sein, eine Vorabzahlung zu vereinbaren.

Wie so oft gibt es aber auch für das Zahlungsziel einer Rechnung keine allgemeingültige Lösung. Es ist nur wichtig, dass du deinen Kunden klar sagst, was du erwartest.

Sei pro-aktiv!

Ein weit verbreiteter Fehler kleiner Unternehmen ist es, bei Rechnungen erst einmal abzuwarten. Eigentlich ist es am Fälligkeitsdatum bereits zu spät. Du kannst deinem Kunden zum Beispiel bereits eine Woche vor Ablauf des Zahlungsziels eine freundliche Zahlungserinnerung schicken. Dies ist weder unhöflich noch zu fordernd – du bringst damit einfach nur den Ball schneller ins Rollen.

Idealerweise wird deine Rechnung nach dieser Zahlungserinnerung – die nebenbei selbstverständlich nicht als rechtlich offizielle Mahnung gilt – zeitnah und problemlos bezahlt. Aber auch wenn nicht, wird dein Kunde noch einmal daran erinnert, und kommt unter Umständen mit eventuellen Problemen wie fehlende oder fehlerhafte Angaben auf der Rechnung noch vor dem Fälligkeitsdatum auf dich zu.

Am Fälligkeitsdatum solltest du ebenfalls eine Zahlungserinnerung verschicken. Wenn auch eine Woche danach noch nichts passiert ist, kannst du mit der Mahnung beginnen.

Mach’s dir leicht mit Standard-E-Mails!

Neben den finanziellen Gesichtspunkten von zu spät bezahlten Rechnungen ist das Nachverfolgen offener Zahlungen vor allem unglaublich zeitaufwändig. Eine Möglichkeit um Zeit zu sparen ist sind Standard-E-Mails, die du bei Bedarf nur kopieren, anpassen und versenden musst.

Hier ein paar Vorschläge:

Eine Woche vor dem Zahlungsziel

Hallo [Name deines Kunden],

Dies ist nur eine kurze Erinnerung, dass die Rechnung mit der Nummer #123, die wir Ihnen am XX.XX.XXXX geschickt haben, in einer Woche fällig wird.

Würden Sie sich einen Moment Zeit nehmen und noch einmal prüfen, ob die Rechnung alle notwendigen Informationen enthält?

Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich sehr gerne jederzeit an uns wenden.

Viele Grüße,

[Dein Name]

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Am Fälligkeitsdatum

Hallo [Name deines Kunden],

Wir möchten Sie daran erinnern, dass die Rechnung #123 vom XX.XX.XXXX heute fällig wird und Sie bitten, diese zeitnah zu bezahlen.

Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich sehr gerne jederzeit an uns wenden.

Viele Grüße,

[Dein Name]

Jetzt als E-Mail verschicken

Nach dem Fälligkeitsdatum

Hallo [Name deines Kunden],

Bis jetzt konnten wir für die Rechnung #123 vom XX.XX.XXXX leider noch keine Zahlungseingang verbuchen.

Wir möchten Sie bitten, die Rechnung in Höhe von XXX€ bis zum XX.XX.XXXX zu begleichen.

Wir würden uns zudem über eine kurze Rückmeldung dazu freuen.

Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich sehr gerne jederzeit an uns wenden.

Viele Grüße,

[Dein Name]

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Auch das bedeutet natürlich Arbeit – aber wir haben die Lösung dafür: Mit Zervant kannst du Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisiert verschicken.

Ruf deinen Kunden an!

Wenn deine Rechnungen trotz Zahlungserinnerungen und Mahnungen nicht bezahlt werden, lohnt sich oftmals der Griff zum Telefonhörer (oder dem Smartphone). Fehler passieren – vielleicht war die Adresse falsch oder nicht mehr aktuell, vielleicht sind deine E-Mails im Spamfilter gelandet…

Häufig reicht ein kurzer Anruf aus um dein Geld zu bekommen. Wenn jemand zudem versucht, dir aus dem Weg zu gehen, ist das in einem direkten Gespräch am Telefon wesentlich schwieriger. Sollte auch ein Anruf nichts ändern, wird es Zeit für den Rechtsweg.

Wir hoffen, dass diese Schritte dir dabei helfen, dass deine Rechnungen bezahlt werden. Auf unserem Blog findest du noch viele weitere Artikel rund um das Thema.

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