So machst du Schluss mit zu spät bezahlten Rechnungen

Zu spät bezahlte Rechnungen beschäftigen früher oder später jeden Unternehmer. In Deutschland werden etwa ein Drittel aller Rechnungen erst nach dem Fälligkeitsdatum bezahlt. Dabei stellen überfällige Rechnungen nicht nur ein finanzielles Risiko dar, das mit einem hohem Zeitaufwand verbunden ist – sie sind schlichtweg ärgerlich, da du der Zahlungsmoral deiner Kunden oft scheinbar machtlos gegenüber stehst.

Denn was kannst du wirklich tun, wenn dein größter oder bester Kunde eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt? Bist du zu direkt oder fordernd, kann das eure Geschäftsbeziehung schädigen. Und auch der Rechtsweg ist langwierig und beschwerlich…

Aber alles kein Grund zur Sorge: Natürlich gibt es auch für verspätete Zahlungen eine Lösung! Wir erklären dir in diesem Artikel, was du tun kannst, wenn ein Kunde eine längst fällige Rechnung einfach nicht bezahlt.

Noch bevor du die Rechnung schreibst

Eine häufige Ausrede für zu späte oder gar ganz ausbleibende Zahlungen ist, dass die Rechnung fehlerhaft war. Entweder waren die Angaben unvollständig, sie ist bei der falschen Person oder in der falschen Abteilung gelandet, oder aber gar nicht erst angekommen. Bevor du eine Rechnung schickst, solltest du deinem Kunden daher diese Fragen stellen.

  • Verwendet dein Kunde ein Auftragsverarbeitungssystem? Wenn ja, erfrage alle nötigen Informationen und füge sie der Rechnung vor dem Senden hinzu.
  • Welche Form der Rechnung bevorzugt dein Kunde? E-Mail, Brief oder E-Rechnung – wenn du deinem Kunden entgegen kommst und dich an seine Prozesse anpasst, ist es wahrscheinlicher, dass er zeitnah bezahlt.
  • Wer sollte die Rechnung bekommen? Die Person mit der du zusammenarbeitest ist unter Umständen nicht dieselbe, die die Rechnung auch bezahlt oder freigibt. Vor allem in größeren Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen und festen Prozessen ist es ein entscheidender Vorteil, wenn deine Rechnung direkt beim “Bezahler” landet. Du solltest dich also von Anfang an um den richtigen Ansprechpartner und die korrekten Kontaktinformationen kümmern.

Schau dir deine Kunden genauer an

Dein Ziel ist es natürlich, nur mit zuverlässigen und zahlungsfähigen Kunden Geschäfte zu machen. Leider kannst du dir darüber aber nicht immer sicher sein. Schau dir deine potenziellen Kunden also vorher kurz an – Google hilft dabei.

Wenn du vor allem mit anderen Unternehmen zusammen arbeitest, kann es sich besonders allem vor größeren Aufträgen durchaus lohnen, die deiner Kunden Bonität zu überprüfen. Hierzu kannst du dich zum Beispiel an Creditreform wenden – der Service ist jedoch an bestimmte Bedingungen gebunden und kostenpflichtig.

Kenne deine Rechte und nutze sie

Wird eine Rechnung auch nach dem Fälligkeitsdatum nicht bezahlt, musst du aktiv werden. Häufig reicht eine freundliche Zahlungserinnerung aus. Diese gilt rein rechtlich übrigens bereits als erste Mahnung.

Theoretisch kannst du deinem Kunden ab der Zahlungserinnerung Verzugszinsen sowie Mahnkosten in Rechnung stellen. Mahnkosten beinhalten zum Beispiel die Kosten für den Versand der Rechnung. Nicht als Mahnkosten berechnet werden dürfen jedoch Verwaltungs- und Personalkosten. Mehr zu Mahnverfahren und Verzugszinsen findest du in unserem Blog-Artikel 2. Mahnung – so bekommst du dein Geld.

Kundenfreundlichkeit schlägt Rechtsweg

Auch wenn es nicht immer ganz einfach ist, solltest du deinen Kunden auch in den Mittelpunkt stellen, wenn es um verspätete Zahlungen geht. Am Ende des Tages sind es immerhin deine Kunden, die dein Geschäft erfolgreich machen. Mach es ihnen möglichst einfach, deine Rechnungen zu bezahlen. Mit einem Button zum Online Bezahlen können sie zum Beispiel ganz bequem direkt von der Rechnung aus mit Kreditkarte bezahlen.

Offene Rechnungen nachzuverfolgen ist nervig und zeitaufwändig – mit einem Lächeln auf dem Lippen fällt es dir aber erstens leichter, und zweitens sind die Erfolgsaussichten so größer. Mit Honig fängt man mehr Fliegen als mit Essig.

Unsere Software bietet dir zudem zahlreiche Funktionen, mit denen du offene Rechnungen ganz einfach im Blick behalten und Mahnungen verschicken kannst. Du kannst sogar mit wenigen Klicks automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen einstellen, und dir damit das Leben noch leichter machen!

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