Comptabilité auto entrepreneur : faire sa comptabilité en micro entreprise + modèles comptables gratuits !

Faire sa comptabilité en auto-entrepreneur n’est pas toujours facile mais découvrez grâce à notre article, des conseils utiles et des modèles de documents à télécharger ainsi que des liens vers des articles clés. 

Véritable compas, la comptabilité d’un auto-entrepreneur est une étape obligatoire participant au bon fonctionnement de l’entreprise. Bien que les obligations comptables du régime de la micro-entreprise soient allégées et relativement simples, il convient de les connaître parfaitement afin d’appréhender au mieux votre gestion entrepreneuriale.

Nous vous proposons une liste exhaustive des documents de comptabilité et vous donnons des conseils pour faciliter au quotidien la gestion de votre auto entreprise.

Une comptabilité bien tenue est une des clés de la réussite et de la pérennité de votre auto-entreprise. 

Comptabilité auto entrepreneur: quelles sont les obligations comptables de l’auto-entrepreneur ?

La comptabilité d’un auto-entrepreneur est certes allégée mais nécessite tout de même une tenue régulière et claire. Cela ne se limite pas à la simple tenue d’un livre de recettes, d’un registre des achats (dans certains cas), et à la conservation des justificatifs appuyant les enregistrements qui y sont préinscrits.

Le micro-entrepreneur est soumis à ​plusieurs obligations telles que la délivrance de factures conformes à ces clients ou encore l’ouverture d’un compte bancaire dédié à son activité :

La tenue du livre de recettes

Les auto-entrepreneurs doivent tenir à jour ​un livre des recettes ordonné de façon chronologique. Celui-ci doit reporter toutes les recettes encaissées et doit mentionner les éléments suivants : 

• Date de l’encaissement de la recette ; 
• Montant de la recette ; 
• Nom du client ; 
• Origine de la recette ; 
• Mode de règlement utilisé par le client ; 
• Référence au document justificatif qui appuie l’enregistrement. 

La tenue du registre des achats

En parallèle du livre des recettes, le registre des achats est également obligatoire lorsque l’activité de l’auto-entrepreneur consiste principalement à vendre des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter ou à fournir des prestations d’hébergement.

Il permet de récapituler les achats engagés chaque année et comme pour le ​livre des recettes​, il doit être présenté chronologiquement et indiquer : Le mode de règlement ; Les références des pièces justificatives (factures, notes). Les justificatifs associés à chaque vente ou achat doivent être conservés car ils seront demandés en cas de contrôle fiscal.

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L’obligation de facturation : faire sa comptabilité en micro entreprise

Parmi les obligations comptables du micro-entrepreneur se trouvent notamment celle d’émettre des factures. L’émission d’une facture doit respecter des règles strictes afin d’en assurer la conformité et la valeur légale.

Les règles générales de facturation

Comme pour tout professionnel, l’auto-entrepreneur doit ​établir une facture comprenant des mentions obligatoires​ : À des particuliers pour toute vente supérieure à 25 € ; À des professionnels : quel que soit le montant de la vente ou du service ; Dans le cadre d’une vente à distance ; Dans le cas où le client en fait la demande.

Lorsqu’il émet une ​facture​, il doit la fournir à son client mais également en conserver un exemplaire, pour son suivi comptable et permettre à l’administration fiscale d’effectuer ses contrôles. Les factures d’un auto-entrepreneur ​sont soumises à des règles de formes strictes comportant certaines mentions obligatoires, notamment : 

• Nom de l’auto-entrepreneur ; Adresse ; 
• Numéro de la facture et mention “facture” ;​ 
• Date de son établissement ; 
• Identité et adresse de l’acheteur ; 
• Prix unitaire ; 
• Dénomination précise et quantité des produits ou services rendus, ainsi que date de livraison ; 
• Mention “TVA non applicable, art. 293B du CGI”, tant que vous n’êtes pas assujetti à la TVA.

L’ouverture d’un compte bancaire dédié

La loi du 22 décembre 2014 (Loi n°2014-1554) sur le financement de la sécurité dispose qu’à compter du 1er janvier 2015 tout micro-entrepreneur se doit d’ouvrir auprès d’un établissement de crédit ou bien d’une banque de chèque postaux, un compte bancaire dédié à son activité. ​

Ce compte bancaire doit justifier toutes les transactions bancaires liées à l’auto-entreprise, et uniquement celles-ci. Ce compte bancaire peut être ouvert à titre particulier afin ​d’éviter de payer des frais bancaires élevés ou professionnels. ​Il doit être détenu au plus tard 12 mois après la déclaration de la création de l’activité.

Quelques conseils pour tenir sa comptabilité en auto-entrepreneur

Bien que vous n’ayez pas à faire un bilan en tant qu’auto-entrepreneur chaque fin d’année comptable, ni à travailler obligatoirement avec un expert-comptable contrairement aux entreprises classiques, il vous faudra tout de même faire preuve de rigueur et d’organisation afin que votre comptabilité ne devienne pas compliquée à gérer ​et qu’elle ne se retourne pas contre vous en cas de contrôle fiscal. Voici nos conseils pour tenir une comptabilité claire et précise :

1. Choisissez des outils nécessaires pour faire sa comptabilité en micro entreprise

Sachez tout d’abord que la loi anti fraude entrée en vigueur le 1er janvier 2018, qui instaure l’obligation pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un ​logiciel de comptabilité, ne s’applique pas aux auto-entrepreneurs. Néanmoins, cela peut être très pratique d’utiliser un outil comme Zervant, pour la création de vos devis et factures, leur suivi, etc. 

2. Sauvegarder vos documents

Il n’est pas impossible que vous perdiez un document, une facture ou un devis auto-entrepreneur. Cela peut causer une incohérence dans votre comptabilité au moment du bilan. N’hésitez donc pas à avoir des duplicatas de vos documents en version papier ou numérisée​.

D’autre part, il est vivement recommandé d’enregistrer vos documents comptables sur des solutions de stockage distants dans la mesure où toute facture produite doit être ​conservée dix ans après sa date d’émission. Il est donc important de pouvoir retrouver vos documents comptables.

Enfin, conservez également vos ​preuves d’achats professionnels, ​ même si vous n’êtes actuellement pas redevable de la TVA, vous pourriez avoir besoin de justifier vos dépenses afin de récupérer la TVA en cas de ​dépassement du seuil de franchise. ​

3. Suivez votre comptabilité de manière régulière

La déclaration du chiffre d’affaires intervient mensuellement ou trimestriellement en fonction du régime choisi, n’attendez donc pas le dernier moment pour mettre de l’ordre dans vos documents comptables et consacrer du temps à votre budget prévisionnel. ​

Prévoyez du temps fréquemment afin d’effectuer vos calculs lors de l’émission de vos factures ou de la déclaration de votre chiffre d’affaires. ​Une organisation régulière, comme avec la tenue d’un bilan comptable mensuel vous permettra d’éviter les oublis ou les erreurs​, qui peuvent vous porter préjudice par la suite. 

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4. Ne perdez pas de vue vos objectifs

Afin de ne pas perdre de vue vos objectifs et​ de ne pas vous retrouver en difficulté, il est important d’anticiper les décalages de flux de trésorerie et d’opter pour le besoin en fond de roulement aussi appelé ​BFR.

Cet indicateur vous permet d’estimer vos besoins de financement à court terme et de vous assurer de toujours ​avoir les fonds nécessaires entre les encaissements et décaissements. D’autre part, gardez à l’esprit les seuils de chiffre d’affaires propres au régime l’auto-entreprise d’une part et de sa franchise en base de TVA d’autre part afin d’éviter une requalification de régime non désirée.

Parmi les outils utiles à intégrer dans la gestion de votre entreprise, optez pour le compte de résultat; un fichier de gestion de trésorerie ou encore un fichier de gestion de stock au format Excel. 

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Si vous cherchez un moyen d’effectuer votre comptabilité facilement, le moyen le plus simple de créer et envoyer des factures ou des devis, est d’utiliser un outil de facturation gratuit comme Zervant. Créé par des entrepreneurs et pensé pour des entrepreneurs, Zervant deviendra rapidement un indispensable dans votre panoplie d’outils d’auto entrepreneur !

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