Gästinlägg: Bokslut och årsredovisning

Detta är en anpassad version av en artikel som tidigare har publicerats på www.arsredovisning-online.se

Vad är ett bokslut?

Ett bokslut är en sammanställning av ett företags bokföring vid en viss tidpunkt. I grunden består bokslutet av en resultaträkning, en balansräkning och vissa tilläggsupplysningar eller noter. Alla företag ska avsluta den löpande bokföringen för varje räkenskapsår med ett bokslut. Vissa företag gör även periodbokslut under räkenskapsåret, t.ex. kvartalsvis eller månadsvis. I denna artikel skriver vi om det bokslut man gör i slutet på räkenskapsåret.

Ett bokslut kan antingen vara i form av ett årsbokslut eller en årsredovisning. Vissa företagsformer (t.ex. aktiebolag och ekonomiska föreningar) måste alltid göra en årsredovisning. För andra företagsformer kan man göra antingen årsbokslut (ibland « förenklat årsbokslut ») eller årsredovisning. Vad som gäller för ett visst företag styrs av företagets storlek och ägarstruktur (t.ex. måste ett handelsbolag med en juridisk person som ägare alltid göra årsredovisning). När man gör en årsredovisning pratar man ibland om bokslut och årsredovisning som två separata aktiviteter, där “bokslut” avser sammanställningen och genomgången av bokföringen, och “årsredovisning” avser framtagandet av det faktiska dokumentet som ska skickas in till Bolagsverket.

Förberedelser

Innan du kan göra bokslutet behöver du göra klart den löpande bokföringen för året. Det betyder att du ska bokföra klart alla affärshändelser t.o.m. sista dagen på räkenskapsåret. Använder du kontantmetoden ska du bokföra alla utestående fakturor som kundfordringar (använder du fakturametoden görs detta för alla fakturor). Du ska se till att intäkter och kostnader redovisas på rätt sida av balansdagen (d.v.s. räkenskapsårets sista dag). Inför årsskiftet bör du därför vara extra noga med att fakturera alla varor som har levererats och tjänster som har utförts. Du kan också be dina leverantörer att skicka sina fakturor till dig i tid.

För att kunna göra bokslutet måste du ha korrekta underlag för alla delar. Har du t.ex. ett varulager måste du inventera lagret. Du ska även göra förteckningar över alla tillgångar, avsättningar och skulder.

photo-1501713117278-80d75143037a

Gör själva bokslutet

Gå igenom balanskonton

Du börjar med att gå igenom alla balanskonton och se till att du vet vad kontosaldot består av, och att värdet är rätt. För många tillgångar, t.ex. inventarier och maskiner, ska värdet skrivas av över ett antal år. Dessa avskrivningar ska bokföras inom räkenskapsåret. Även andra typer av värdeförändringar (t.ex. nedskrivning om man anser att tillgången har minskat i värde) ska bokföras inom räkenskapsåret. Normalt bokförs alla dessa poster på balansdagen.

Bokslutsdispositioner

Beroende på företagsform finns det vissa dispositioner man får göra för att skjuta upp beskattning av resultatet till ett senare tillfälle. Ett exempel är avsättning till periodiseringsfond. Om du har en vinst som du vill skjuta upp beskattningen på kan du sätta av del av vinsten till periodiseringsfond.

Beräkna skatt på årets resultat

När du har gått igenom balansräkningen, och gjort alla justeringar som ska göras, kan du sammanställa företagets resultat före skatt, vilket är summan av resultaträkningen, förutom eventuella skatter. Baserat på det resultatet kan du sedan beräkna hur mycket skatt du ska betala. För att beräkna skatten utgår man från resultat före skatt, och gör ett antal « skattemässiga justeringar », för att komma fram till en ”beskattningsbar inkomst ». 22% av denna inkomst är den skatt som ska betalas. Du kan läsa mer om skatteberäkning i den här artikeln.

Att räkna ut skatten är normalt inte svårt, och har man en väldigt enkel verksamhet kan det räcka att multiplicera summan längst ned i resultaträkningen med 0,22. För de flesta företag behöver man dock justera resultatet innan man kan räkna ut skatten, och då kan det vara lättare att ta hjälp av ett program som har skatteberäkning inbyggt.

deklaration

Bokför skatt och årets resultat

När du har räknat fram vilken skatt du ska betala bokför du skatten som en kostnad. Efter detta kan du slutligen sammanställa resultaträkningen. Summan längst ned är årets resultat, d.v.s. företagets vinst eller förlust för året. Det sista man gör för året är att bokföra årets resultat. Det betyder att man « nollar ut » resultaträkningen och för över resultatet till balansräkningen, som fritt eget kapital, under posten « årets resultat ». Läs mer i denna artikel.

Sammanställ bokslutet eller gör årsredovisning

När du har kommit så här långt är det dags att sammanställa bokslutet. Om du inte ska göra en årsredovisning innebär detta att du skriver ut en resultaträkning och en balansräkning enligt den uppställning du har valt (vanligt eller förenklat årsbokslut). Du ska även skriva ut alla underlag från lagerinventering, värdering och avskrivning, m.m. Bokslutet ska skrivas under av den enskilde näringsidkaren, alla delägare i ett handelsbolag eller alla styrelseledamöter om bolaget har en styrelse.

Årsredovisning

Om du ska göra en årsredovisning behöver du först veta vilket regelverk du ska använda. De flesta små företag använder det förenklade K2-regelverket. Alla större företag måste använda K3-regelverket, men även mindre företag kan välja att göra det av olika skäl. T.ex. ger K3 viss möjlighet att värdera en tillgång till verkligt värde, medan K2 endast tillåter värdering till anskaffningsvärde.

En årsredovisning består av en förvaltningsberättelse, en resultaträkning, en balansräkning och ett antal noter. Om företaget har revisor ingår också en revisionsberättelse. Resultat- och balansräkningen motsvarar de som sammanställs i ett vanligt bokslut, men vissa av raderna kan ha hänvisningar till noter som ger extra information, t.ex. om hur en viss typ av tillgång har skrivits av. Vilka noter som måste finnas med styrs av K2- eller K3-regelverken. Förvaltningsberättelsen är en översikt över utvecklingen av ett företags verksamhet, ställning och resultat.

Det är fullt möjligt att sammanställa årsredovisningen helt själv med hjälp av t.ex. Excel. Dock tycker många att det är krångligt att få allting rätt och att se snyggt och prydligt ut. Det finns bra och enkla verktyg som hjälper till med att göra årsredovisningen. Har man sin bokföring i ordning räcker det med att läsa in bokföringsdata i ett sådant program, fylla i några extrauppgifter, och sedan kan man få ut en färdig årsredovisning. Vill man inte göra jobbet själv kan man vända sig till en redovisningskonsult eller revisor för att få hjälp.

När årsredovisningen är färdig ska den skrivas under av samtliga styrelseledamöter, och den verkställande direktören om företaget har sådan.

Revision

Olika företagsformer har olika regler för huruvida det krävs revisor eller inte. Normalt behöver man ha revisor om man ska upprätta årsredovisning, men små aktiebolag kan välja att inte ha revisor. Om företaget har revisor så ska han eller hon granska årsredovisningen. Efter revisionen lämnar revisorn en revisionsberättelse, och skriver även på årsredovisningen.

När årsredovisningen är klar

Håll stämma

I aktiebolag ska man varje år hålla en årsstämma. Årsstämman är bolagets högsta beslutande organ, och där ska årsredovisningen (och eventuell revisionsberättelse) presenteras för aktieägarna. Sedan beslutar årsstämman om att fastställa resultat- och balansräkningen i årsredovisningen, hur resultatet ska disponeras, inklusive eventuell aktieutdelning, samt ansvarsfrihet för styrelse och VD. Stämman röstar också fram ny styrelse för bolaget.

Efter stämmans beslut är det viktigt att bokföra resultatdispositionen i enlighet med stämmans beslut. Föregående års resultat förs över till balanserat resultat, och om stämman beslutat om vinstutdelning bokas motsvarande belopp över från fritt eget kapital till « outtagen vinstutdelning ».

Skicka in årsredovisningen till Bolagsverket

När årsstämman har hållits ska årsredovisningen slutligen skickas till Bolagsverket. Det man skickar in är en kopia av årsredovisningen och eventuell revisionsberättelse. Med kopiorna skickas ett s.k. fastställelseintyg, där en styrelseledamot (eller VD) intygar att kopian stämmer överens med originalet, och att årsstämman beslutade i enlighet med förslagen (eller inte om så är fallet). Bolagsverket utför några tekniska kontroller, som att det är rätt räkenskapsår, att alla styrelseledamöter har skrivit under, o.s.v. Dock godkänner inte Bolagsverket årsredovisningen i någon formell mening, och de granskar inte det ekonomiska innehållet, utan de offentliggör bara årsredovisningen.

Gör det själv eller ta hjälp?

Vi hoppas att denna artikel ska vara till hjälp, och att du har fått en större förståelse för vad ett bokslut är och hur det går till. Många väljer att ta hjälp med sitt bokslut, av en redovisningsbyrå eller revisor. Det är ett tryggt alternativ för den som inte har tid eller den kunskap som behövs. Dock är det egentligen inte så svårt, och för många företag kan det vara ett bra alternativ att göra bokslutet själv. Dels sparar du pengar, och dels får du bättre koll på företagets ekonomi.

Lycka till med bokslutet!

Mats Sigge och Johan Grufman
Årsredovisning Online

Vill du ha ett snabbt och enkelt sätt att göra årsredovisning för ditt aktiebolag?

Besök då Årsredovisning Online och gör årsredovisningen själv. Tjänsten leder dig genom processen och du kan vara klar på 15 minuter. Skatteberäkning och deklaration (INK2) ingår.