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Wie schreibt man eine Rechnung?

Eine Rechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung, sie ist in gewisser Weise auch ein Aushängeschild für dein Unternehmen. Neben E-Mails (oder Briefen) machen Angebote und Rechnungen häufig einen Großteil der Korrespondenz mit deinen Kunden aus. Du solltest also vor allem mit deinen Rechnungen einen guten Eindruck hinterlassen. Und nicht nur das zählt: Wirst du als Unternehmer ernst genommen, ist es auch wahrscheinlich, dass deine Rechnungen entsprechend schneller bezahlt werden.

In diesem Artikel erklären wir dir daher, wie du eine Rechnung schreibst und das Beste aus deiner Rechnungsstellung herausholst.

1. Rechtlich auf der sicheren Seite mit einem Rechnungsprogramm

Du schreibst Rechnungen noch in Word oder Excel? Das solltest du schnell ändern! Auch wenn du mit der Optik deiner Vorlagen vielleicht zufrieden bist und das bisher immer so gemacht hast: Sowohl Text- als auch Tabellen-Verarbeitungsprogramme sind weit von professioneller Rechnungsstellung entfernt. Denn hier zählt nicht nur das Aussehen, sondern auch die Technologie dahinter.

Ausschlaggebend sind hier die GoBD, die rechtlich verbindlichen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten. Alle relevanten Belege wie Rechnungen müssen lückenlos, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden. Das kann nur ein professionelles Rechnungsprogramm leisten.

Neben übersichtlichem Rechnungsmanagement bietet Rechnungssoftware zudem ein ordentliches und einheitliches Layout, was ebenfalls zu einem professionellem Gesamtbild beiträgt.

2. Verwende ein Logo mit Wiedererkennungswert

In jedem Fall solltest du ein Logo auf deinen Rechnungen einfügen. Ein Logo sorgt über deine Rechnungen hinaus für einen direkten Wiedererkennungswert deines Unternehmens und macht einen professionellen Eindruck. Es geht aber nicht nur um dein Image: Wenn du einen professionellen Eindruck machst, wirst du als Unternehmer ernst genommen, und am Ende werden deine Rechnungen auch schneller bezahlt.

Wenn du noch kein Logo hast: Keine Sorge, du musst dafür kein Grafik-Profi sein. Mit einfachen Online-Tools wie zum Beispiel Canva kannst du mit wenig Aufwand ganz einfach kostenlos ein ansprechendes Logo erstellen.

3. Deine Kontaktdaten für alle Fragen

Deine Rechnungen sollten natürlich immer die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Aber auch darüber hinaus solltest du möglichst vollständige und detaillierte Angaben zu deinem Unternehmen machen.

Dazu zählen neben deinen Bankdaten auch Kontaktinformationen wie:

  • Deine Telefonnummer
  • Deine E-Mail-Adresse
  • Deine Homepage.

Je einfacher deine Kunden Kontakt mit dir aufnehmen können, desto seriöser und professioneller wirkt deine Rechnung und damit dein Unternehmen.

4. Deine Produkte – der Kern deiner Rechnung

Ein besonderes Augenmerk solltest du bei der Erstellung deiner Rechnungen auf die Produkte legen. Sie sind sozusagen der Kern deiner Rechnung, alles dreht sich mehr oder weniger um sie. Achte bei der Anlage deiner Produkte darauf, beschreibende und detaillierte Produktnamen zu verwenden.

Hier sind einige Beispiele

  • Verwende anstatt “Schuh” lieber “Turnschuh rot “Basketball” Gr. 41”
  • “Arbeitsstunde Parkettaufbereitung” ist besser als nur “Arbeitsstunde”

So weiß dein Kunde direkt, worum es sich handelt.

5. Besserer Service mit den richtigen Kundendaten

Auch die Kontaktinformationen deiner Kunden sind wichtig für professionelle Rechnungsstellung. Selbstverständlich sollten Namen und Anschrift ausnahmslos richtig geschrieben und vollständig sein. Besonders bei internationalen Kunden solltest du möglichst auch eventuelle Sonderzeichen verwenden und diese nicht “eindeutschen”.

Weitere wichtige Kundendaten auf deiner Rechnung sind zum Beispiel:

  • Name
  • Anschrift
  • Kundennummer – idealerweise solltest du mehrstellige Kundennummern verwenden, da dein Kundenstamm so größer wirkt und mehr Vertrauen schafft

6. Zahlungsbedingungen – der wichtige Teil!

Die Zahlungsbedingungen sollten auf jeder Rechnung zu finden sein. Nur so wissen deine Kunden, bis wann sie die Rechnung bezahlt haben müssen.

Zu den Zahlungsbedingungen zählen unter anderem:

  • Das Datum der Rechnung
  • Das Zahlungsziel (typischerweise 14, 30 oder 60 Tage)
  • Das Fälligkeitsdatum

Außerdem gehören je nachdem auch dazu:

  • Besondere Konditionen wie Beispiel Skonto oder Teilzahlung
  • Deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Jetzt weißt du, wie deine erste Rechnung schreibst!

Professionelle Rechnungsstellung ist kein Hexenwerk. Wenn du die oben stehenden Punkte beachtest und professionelle Rechnungssoftware verwendest, wirst du bei deinen Kunden in jedem Fall einen guten Eindruck machen.

So schreibt man eine Rechnung

  1. Arbeite mit einem Rechnungsprogramm
  2. Verwende ein Logo
  3. Füge deine Kontaktinformationen hinzu
  4. Benenne deine Produkte klar und verständlich
  5. Achte auf korrekte Kundendaten
  6. Erwähne deine Zahlungsbedingungen

Wie schreibt man eine Rechnung?

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