Rechnungen schreiben

Rechnungen schreiben für Anfänger – Die 10 häufigsten Fragen

Aller Anfang ist schwer. Das gilt nicht nur beim Laufen, sondern auch beim Schreiben von Rechnungen. Es gibt Regeln zu beachten, Fristen einzuhalten und die richtigen Steuersätze auszuwählen.

Doch das ist kein Grund den Kopf hängen zu lassen. Wenn du dir nur ein paar Minuten Zeit nimmst diesen Artikel zu lesen, kannst auch du im Handumdrehen deine erste Rechnung erstellen.

Dieser Guide beantwortet die 10 häufigsten Fragen zur Erstellung von Rechnungen.

1. Wie muss eine Rechnung aussehen?

In Deutschland gibt es keine bestimmten Richtlinien, wie das Layout oder Design einer Rechnung auszusehen hat. Du darfst deine Dokumente individuell gestalten und deiner Kreativität freien Lauf lassen. Wichtig ist nur, dass alle Pflichtangaben auf den Rechnungen sind.

Linktipp: Kostenlos online Rechnungen schreiben

2. Welche gesetzlichen Pflichtangaben müssen auf meine Rechnung?

Das hängt von der Höhe des Rechnungsbetrages ab. Hier eine Auflistung aller Pflichtangaben für Rechnungen bis 150 Euro und Rechnungen ab 150 Euro.

Kleinbetragsrechnung - Rechnungen unter 150 EuroGrossbetragsrechnung - Rechnungen uber 150 Euro


3. Wozu brauche ich eine Rechnungsnummer?

Die Rechnungsnummer ist eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die innerhalb eines Geschäftsjahres nur einmal verwendet werden darf.

Zwei Gründe, warum die Rechnungsnummer wichtig ist:

1. Keine Buchung ohne Beleg. Wenn du Einnahmen aufzeichnest, brauchst du ein ‘Beweisstück’ dafür. Das kann entweder ein Beleg, oder eben eine Rechnung sein. Die Rechnungsnummer hilft dir deinen Buchungen Belege zuzuordnen.

2. Deine Einkommenssteuer basiert auf deinen Gewinn. Nicht fortlaufende Rechnungsnummern könnten auf einen versuchte Steuerhinterziehung hindeuten, da du vielleicht Einnahmen verbergen möchtest.

Extratipp: Wenn du gerade erst dein eigenes Business gestartet hast, muss deine erste Rechnung nicht mit der Rechnungsnummer 1 beginnen. Du kannst deiner ersten Rechnung auch die Nr. 57 geben, und somit den Anschein erhalten, dass du schon länger im Geschäft bist.

4. Schreibe ich Rechnungen mit oder ohne MWST?

In der Regel stellst du als UnternehmerIn Rechnungen mit MWST, die sogenannte Umsatzsteuer an deine Kunden aus. Wenn du jedoch KleinunternehmerIn bist oder zu einer bestimmten Berufsgruppe gehörst,  (z.B. Versicherungsmakler, Arzt, etc.) schreibst du Rechnungen ohne USt.

Als Kleinunternehmer giltst du dann, wenn

  • du im vorangegangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von unter 17.500 Euro hattest
  • UND dein Umsatz in diesem Jahr 50.000 Euro nicht übersteigen wird.

Linktipp: Infos zu den Bestimmungen von Kleinunternehmer

5. Wie hoch ist die Umsatzsteuer?

Wenn du Kleinunternehmerin bist, stellst du Rechnungen ohne USt. aus.

Der Standardsteuersatz beträgt zurzeit 19 % in Deutschland (20% in Österreich). Diese gilt für alle Unternehmer die keiner Ausnahme unterliegen. Wenn du jedoch im künstlerischen Bereich tätig bist, kann es sein, dass du den ermäßigten Steuersatz von 7 % auf deine Produkte bzw. Dienstleistungen anwendest.

Mehr Infos zum ermäßigten Steuersatz findest du im Umsatzsteuer-Anwendungserlass.

Linktipp: Kostenloser Umsatzsteuer-Rechner 2017

6. Muss ich meine Rechnungen unterschreiben?

Nein. Bis auf wenige Ausnahmen musst du nicht auf deinen Ausgangsrechnungen unterschreiben. Du brauchst dir deshalb keine Sorgen machen, wenn du deine Rechnungen online erstellst und verschickst – die Unterschrift ist kein Muss.

7. Wie schreibe ich Rechnungen ins Ausland?

Bei Rechnungen ins Ausland wird die Sache etwas komplizierter. Welche Pflichtangaben du auf deinen Rechnungen machen musst, und ob du Rechnungen mit oder ohne USt. ausstellst, hängt von folgenden Faktoren ab:

  • Befindet sich dein Kunde im EU-Ausland oder im internationalen Ausland (Nicht-EU)
  • Ist dein Kunde Unternehmer oder Privatperson?
  • Verkaufst du Waren oder Dienstleistungen?

Hier eine kurze Übersicht, wann du Rechnungen ohne bzw. mit USt. ausstellst:

Umsatzsteuer ausland

Linktipp: In diesen Artikeln findest du mehr Infos zum Rechnungsversand ins Ausland:
Rechnungen ins EU-Ausland: Verkauf von Dienstleistungen
Rechnungen ins EU-Ausland: Verkauf von Waren
Rechnungen ins Ausland: Verkauf von Dienstleistungen an Drittländer
Rechnungen ins Ausland: Verkauf von Waren an Drittländer

8. Was ist der Unterschied zwischen Rabatt und Skonto?

Rabatt und Skonto sind beide freiwillige Vergünstigungen, die du deinem Kunden geben kannst. Die wesentlichen Unterschiede:

Der Rabatt wird bereits beim Vertragsabschluss zwischen dir und deinem Kunden vereinbart und wird auf der Rechnung angegeben. Der Rabatt wird vom Nettobetrag, also vom Rechnungsbetrag ohne USt. abgezogen.

Der Skonto hingegen ist ein nachträglicher Preisnachlass. Um den Zeitraum zwischen Rechnungsstellung und erhaltener Zahlung zu verkürzen, kannst du deinem Kunden eine Skonto-Option anbieten, wenn er die Rechnung innerhalb eines gewissen Zeitraumes bezahlt (z.B. innerhalb von 3 Tagen). Das hilft dir Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Der Skonto wird vom Bruttobetrag, also vom Rechnungsbetrag mit USt. abgezogen.

9. Was tun wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt?

Du kannst selbst bestimmen, wie lang das Zahlungsziel für die Rechnung ist. Das Zahlungsziel ist der Zeitraum zwischen Kauf bzw. Lieferung und Bezahlung. In Deutschland werden häufig 14 bzw. 30 Tage als Zahlungsziel angegeben.

Doch was tun, wenn nach dem Ablauf der Zahlungsfrist noch immer keine Zahlung vom Kunden eingegangen ist?

Rufe deinen Kunden an, schicke ihm eine Mail oder einen Brief und bitte ihn höflichst, deine Rechnung zu bezahlen. Das gilt dann als 1. Mahnung, die auch Zahlungserinnerung genannt wird.

Wenn dein Kunde selbst dann nicht zahlt, kannst du ihm eine Mahnung schicken und wenn du möchtest, auch Verzugszinsen berechnen.

10. Wie kann ich Rechnungen versenden?

Es gab eine Zeit, in der du Rechnungen nur auf Papier ausstellen durftest. Der normale Versandweg ging dann über die Post.

Heutzutage ist der Rechnungsversand schon einfacher. Du kannst deine Rechnungen am Computer erstellen und diese auch direkt per Mail versenden.

Wozu für Rechnungen zahlen?

Mit Zervants kostenlosem Rechnungsprogramm kannst du unbegrenzt online Rechnungen und Angebote schreiben. Mehr Infos zur kostenlosen Rechnungsstellung in Zervant findest du hier:

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