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Rechnung erstellen – so geht’s richtig

Wenn du zum ersten Mal eine Rechnung erstellen willst, solltest du unbedingt ein paar Dinge beachten. Wir haben für dich daher die wichtigsten Informationen zusammengestellt.
Und wenn du zu den Leuten gehörst, die das Erstellen ihrer Rechnungen gerne mal nach hinten verschieben, haben wir die Lösung: Mit unserem kostenlosen Rechnungsprogramm, kannst du Rechnungen ganz einfach in unter 60 Sekunden erstellen!

Jetzt einfach Rechnungen erstellen!

 

1. Wann muss ich eine Rechnung erstellen?

Du musst immer dann eine Rechnung erstellen, wenn du jemanden zu einer Zahlung aufforderst. Eine Ausnahme ist die Proforma-Rechnung, hierzu mehr unter Punkt 2. Eine Rechnung an ein anderes Unternehmen musst du innerhalb von 6 Monaten nach Erbringung der Leistung stellen. Für die Rechnungsstellung an Privatpersonen gilt diese Frist nicht. Allerdings gilt hier auch: je später du die Rechnung erstellst, umso später wirst du bezahlt.

 

2. Welche Rechnung ist die richtige?

Handelsrechnung, Kleinbetragsrechnung, Proformarechnung – es gibt viele verschiedene Rechnungsarten. Im Normalfall wird jedoch vor allem eine “normale” Rechnung oder eine Kleinbetragsrechnung verwendet. Hier findest du aber trotzdem eine Übersicht, wann du welche Rechnung erstellen musst.

Kleinbetragsrechnung

Rechnungen mit einem Brutto-Rechnungsbetrag unter 250,- € nennt man Kleinbetragsrechnungen. Wenn du eine Kleinbetragsrechnung erstellst, kannst du einige Angaben weglassen. Was trotzdem mit auf die Rechnung muss, findest du weiter unten unter Punkt 3.

Handelsrechnung

Eine Handelsrechnung musst du eigentlich nur erstellen, wenn du deine Produkte ins Ausland verkauft. Dabei wird sie vor allem für die Zollabwicklung benötigt. Neben den Standardangaben musst du beim Erstellen einer Handelsrechnung auch die sogenannte Kombinierte Nomenklatur mit aufführen. Dies ist eine achtstellige Nummer, über die alle Waren eindeutig identifiziert werden können. Das vollständige Nummernverzeichnis findest du auf der Seite des statistischen Bundesamts.

Konsulatsfaktura

Eine Sonderform der Handelsrechnung ist die Konsulatsfaktura. Für den Export in manche Länder musst du einen speziellen Vordruck für die Rechnungserstellung verwenden. Mehr Informationen geben dir die jeweiligen Konsulate. Dort erfährst du im Zweifelsfall auch Besonderheiten für den Export in das jeweilige Land.

Proformarechnung

Im Gegensatz zur Handelsrechnung wird eine Proformarechnung nur erstellt, wenn du keine Zahlung erwartest. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn du Musterteile, Geschenke, kostenlose Ersatzteile oder Kataloge verschickst. Besonders wichtig bei der Erstellung einer Proformarechnung ist es, diese auch als solche zu kennzeichnen, zum Beispiel mit dem Aufdruck “Proformarechnung / Pro forma invoice”.

 

3. Was gehört auf eine Rechnung?

Wenn du eine Rechnung erstellen willst, musst du immer die gesetzlichen Pflichtangaben beachten. Bei unserem Rechnungsprogramm sind diese selbstverständlich alle enthalten. Für die Sonderfälle der Handels- und Proforma-Rechnungen gelten noch einmal andere Regeln. Um den Rahmen nicht zu sprengen, konzentrieren wir uns hier auf die Standardrechnungen, bei denen nur unterschieden wird, ob der Brutto-Rechnungsbetrag 250,- € übersteigt.

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4. Wie kann ich schnell und einfach eine Rechnung erstellen?

Hier haben wir eine kurze Antwort: Wenn du schnell und einfach eine Rechnung erstellen willst, nutzt du am besten unser kostenloses Rechnungsprogramm. Mit wenigen Klicks kannst du damit in unter 60 Sekunden eine vollständige Rechnung erstellen. Außerdem behältst du leicht den Überblick, welche Rechnungen schon bezahlt wurden, und wo du noch einmal nachhaken solltest.

 

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