Le format UBL : l’idéal pour structurer vos factures électroniques

Vous gérez un site e-commerce ? Votre entreprise opère à l’international ? Alors, vous avez raison de vous intéresser au format UBL. Ce format de facture électronique reconnu partout dans le monde va assurer vos arrières en matière de conformité et de fiabilité. 

Mais qu’est-ce que le format UBL ? Quels sont ses avantages ? Et comment y avoir recours ? Patience… Notre guide va tout vous expliquer ! 

Le format UBL (Universal Business Language), c’est quoi ? 

Le format UBL (pour Universal Business Language) est un format de fichier XML conçu pour faciliter la communication et l’échange de données entre les différents systèmes informatiques des entreprises à l’échelle internationale. 

Il comprend toutes les mentions obligatoires d’une facture classique : les données client, les montants, les informations sur les produits… Le tout, dans un format standardisé et structuré, uniquement compréhensible par les ordinateurs.

Initialement introduit en 2004 par l’Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS), le format UBL est le deuxième format de facture le plus populaire après Factur-X. Il est largement utilisé dans le cadre du e-commerce et des transactions transfrontalières.

Quels sont les avantages du format UBL ? 

L’envoi et la réception de factures au format UBL présentent de nombreux avantages. Découvrons-les ensemble ! 

1. Il est conforme aux normes de la e-facturation

Le format UBL est reconnu par l’administration fiscale française comme conforme aux normes de la e-facturation. Il est également reconnu par de nombreux autres pays comme le Danemark, la Turquie, la Norvège, l’Australie, la Nouvelle-Zélande, le Canada, les États-Unis… 

2. Il élimine le risque d’erreurs humaines

Avec le format UBL, l’intervention humaine n’a plus lieu d’être ! Il permet l’automatisation complète du traitement des factures en structurant les données qu’elles contiennent. Résultat : le risque d’erreurs de frappe ou de saisie est drastiquement réduit. 

3. Il est adapté aux transactions internationales

Le format UBL est pensé pour simplifier les transactions internationales. Il peut prendre en charge plusieurs langues, devises et exigences fiscales locales, ce qui le rend particulièrement utile pour les entreprises opérant à l’échelle mondiale et/ou dans le e-commerce.

4. Il sécurise vos échanges

Les factures au format UBL transitent par des plateformes agréées (PA) sécurisées, aussi connues sous le nom de plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), et par le réseau européen sécurisé Peppol. Vous pouvez donc être certain·e que les données échangées sur ces documents sont protégées et traçables de bout en bout. 

5. Il réduit les coûts de facturation

Comme les autres formats reconnus pour la e-facturation, le format UBL permet d’éliminer les supports papier, les frais d’envoi et les traitements manuels des factures. Cela réduit donc les coûts de traitement et accélère la réception des paiements. 

Comment générer une facture au format UBL ?

Nous vous avons expliqué ce qu’est le format UBL et avons cité ses avantages. Mais comment créer une facture UBL ? 

Pour cela, vous devez choisir entre : 

• une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ; 
• un opérateur de dématérialisation (OD). 

Dès lors, vous n’aurez plus qu’à saisir votre facture directement sur la plateforme. Elle convertira automatiquement votre facture dans un format structuré conforme, comme UBL CII, ou Factur-X. Puis, elle l’enverra à l’entreprise cliente par le réseau PEPPOL.  

💡 Bon à savoir : les PDP sont agréés par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP). Elles peuvent émettre, recevoir, convertir et archiver des factures au bon format (dont le format UBL) et gérer l’e-reporting. De leur côté, les OD ne transmettent pas directement les données à l’administration fiscale. Ils peuvent générer des factures électroniques pour vos clients. Mais pour cela, ils doivent passer par une PDP. 

Quels sont les autres formats de factures électroniques ? 

UBL vs CII

Le format CII (Cross Industry Invoice) est aussi un format de fichier XML très structuré et personnalisable. Plus de 2000 éléments sont paramétrables sur les factures éditées au format CII. Cela étant, le format CII est plus complexe à mettre en place et incompatible avec certains systèmes informatiques. Le format UBL, de son côté, est plus simple à adopter et plus adapté au e-commerce et aux transactions internationales. 

UBL vs Factur-X

Factur-X est le format le plus populaire car il est très simple à mettre en place et qu’il combine un fichier XML et une facture au format PDF. Ce format hybride est donc très apprécié des petites et moyennes entreprises. 

Ce qu’il faut retenir sur le format UBL

Le format UBL (pour Universal Business Language) est l’un des formats possibles de facturation électronique. Reconnu à l’international, il est taillé pour les entreprises de vente en ligne et pour les multinationales. 

Ses avantages sont les suivants : haute sécurité grâce au réseau Peppol, conformité, standardisation internationale. 

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