Facture EDI : fonctionnement et compatibilité à l’horizon 2026

Vous souhaitez savoir comment fonctionne la facture EDI et si elle est compatible avec la réforme sur la facturation électronique ? À l’horizon 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront adapter leurs processus de facturation pour se conformer à leurs nouvelles obligations légales.

Il est donc naturel de se poser la question de la place de l’EDI (Échange de Données Informatisé) dans ce nouveau cadre réglementaire. Cet article vous éclaire sur le fonctionnement de la facture EDI, ses avantages et sa compatibilité avec la réforme à venir.

Qu’est-ce qu’une facture EDI ? 

Le sigle EDI signifie Échange de Données Informatisé (ou Electronic Data Interchange en anglais). 

C’est un système d’échange électronique sécurisé qui permet aux entreprises de s’envoyer des documents commerciaux selon des normes précises (EDIFACT, XML, UBL 2.0, etc.). Un système EDI permet d’envoyer des documents comme des commandes, des bons de livraison, des avis de réception, des ordres de paiement, des factures… 

Une facture EDI correspond donc à une facture électronique transmise automatiquement d’un système informatique à un autre via un protocole EDI. Les ordinateurs peuvent traiter ses données sans intervention humaine. 

Quel est le fonctionnement de l’EDI ?

Pour envoyer des documents EDI, 3 étapes sont nécessaires : leur préparation, leur conversion au format EDI, puis leur transmission au partenaire.

1. Préparer les documents à envoyer

Tout commence par la collecte des informations à transmettre. Plutôt que d’imprimer un document papier comme un bon de commande, le système génère un fichier électronique contenant toutes les données nécessaires. Ces informations serviront de base à la création du message EDI.

2. Convertir les documents au format EDI

Une fois les données prêtes, elles doivent être transformées pour respecter les normes EDI. Cela se fait via un logiciel de conversion qui traduit les informations internes de l’entreprise en un format standardisé, structuré à l’aide de segments et d’éléments définis. 

💡 Ce processus nécessite parfois une expertise technique pour s’assurer que les données correspondent aux attentes du partenaire.

3. Transmettre ses documents EDI à son partenaire

Lorsque les documents sont convertis, ils peuvent être envoyés au partenaire. Pour cela, les deux entreprises doivent être équipées d’un système capable de traiter des documents au format EDI. 

Les différences entre les factures électroniques et les factures EDI 

Le mode de transmission

Les factures EDI se transmettent via des réseaux privés comme VAN (Value Added Network) ou des protocoles Internet sécurisés tels que AS2 (Applicability Statement 2).

Les factures électroniques (hors EDI) doivent transiter soit via des plateformes agréées (PA) soit via des solutions compatibles. 

Les formats

Les factures EDI sont éditées dans des formats normalisés exclusivement destinés aux échanges automatisés entre systèmes informatiques comme EDIFACT, TRADACOMS, GALIA, etc. 

Quant aux factures électroniques ou e-factures, elles doivent être dans l’un de ces 3 formats suivants pour être reconnues comme valides par l’État : 

• CII ; 
• UBL ; 
• Factur-X. 

Le caractère obligatoire

Les factures EDI sont utilisées dans certains secteurs depuis les années 1980, notamment dans l’industrie, la grande distribution et l’automobile. Elles peuvent être imposées contractuellement entre deux entreprises mais ne sont pas obligatoires aux yeux de la loi. 

A contrario, les factures électroniques vont progressivement devenir obligatoires à partir de septembre 2026. Pour éditer des factures conformes sur le plan juridique, les entreprises devront bientôt passer par des PA pour recevoir, transmettre et stocker leurs e-factures dans l’un des formats autorisés.

📅 Pour en savoir plus, n’hésitez pas à découvrir le calendrier à respecter en matière de facturation électronique.  

Les avantages des factures au format EDI 

Automatisation complète du processus de facturation

L’EDI permet d’éliminer les saisies manuelles en automatisant l’échange des données entre les systèmes informatiques des partenaires commerciaux. Cela accélère le traitement des factures, réduit les erreurs humaines et améliore la productivité globale de l’entreprise.

Sécurité renforcée des échanges

Grâce à des protocoles sécurisés et des mécanismes de validation des données, l’EDI garantit la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des factures électroniques. Plus de pertes ou de vols de données possibles ! 

Réduction des coûts 

En supprimant le papier, les frais d’impression, d’envoi postal et de stockage physique, l’EDI génère des économies substantielles. De plus, la diminution des erreurs réduit les coûts liés aux litiges et aux corrections. 

Grande compatibilité avec les échanges internationaux

Les standards EDI sont largement reconnus et utilisés à l’échelle mondiale. Cela facilite donc les échanges commerciaux entre pays, quels que soient leurs systèmes informatiques ou leurs formats internes.

Respect de l’environnement

Les factures au format EDI contribuent à la diminution de la consommation de ressources naturelles (arbres, eau) et à la réduction des déchets. De plus, la dématérialisation réduit les émissions liées au transport des factures papier (camions, avions). Ainsi, l’EDI participe à un processus plus respectueux de l’environnement.

Les factures EDI sont-elles compatibles avec la réforme sur la facturation électronique ? 

Certes, l’EDI permet d’envoyer des factures au format électronique. Mais seul, il n’est pas suffisant pour répondre aux obligations introduites par la réforme de la facturation électronique.

Une facture EDI est donc incompatible avec la facturation électronique en tant que telle. 

En revanche, si vous utilisez déjà l’EDI pour envoyer des factures, rassurez-vous ! Vous n’aurez pas à bouleverser votre mode de fonctionnement pour vous conformer aux exigences de l’e-facturation. Vous devez vous orienter vers une plateforme agréée capable de traduire automatiquement vos fichiers EDI dans un format conforme aux exigences de la réforme. 

Vous pouvez aussi changer complètement votre processus de facturation pour éditer directement des factures au format UBL, CII ou Factur-X. 

Ce qu’il faut retenir sur les factures EDI

Les factures au format EDI représentent une solution puissante pour moderniser et sécuriser les processus de facturation. Grâce à leur capacité à automatiser les échanges, elles font gagner du temps et de l’argent aux entreprises, en plus de réduire leur empreinte carbone. 

Mais attention : à elles seules, elles ne suffiront pas à vous mettre en conformité avec vos futures obligations concernant l’e-facturation. 

Pour cela, vous avez deux options : 

1. choisir une plateforme agréée qui convertit vos fichiers EDI en formats acceptés par l’administration fiscale ; 
2. ne plus passer par le format EDI, utiliser directement un format validé par l’État (CII, UBL ou Factur-X). 

Encore une minute devant vous ? Nous vous conseillons notre article sur les avantages de la facturation électronique.