Qu'est-ce-que la facturation électronique ?

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

Quels sont les avantages de la facturation électronique ? Vu ses avantages évidents, de nombreux organismes publics et entreprises ont opté pour la facturation électronique. Aucune intervention manuelle n’étant nécessaire pour traiter et conserver les factures, cette solution fait gagner du temps et de l’argent.

De nombreuses entreprises demandent désormais à leurs fournisseurs de leur faire parvenir leurs factures sous forme dématérialisée car la réception et le traitement des versions papier coûtent plus cher. Avec la facturation électronique, elles sont en mesure de les traiter plus rapidement et d’éviter des pénalités en cas de retard de paiement. À l’heure actuelle, ce sont principalement les grandes organisations qui ont recours à l’e-facturation, mais elle deviendra la norme dans toutes les entreprises dans l’avenir.

Alors que Zervant introduit cette nouvelle possibilité d’envoyer des e-factures, nous souhaitons vous donner un résumé de ce dont il s’agit.

L´e-facturation offre de nombreux avantages par rapport à la facturation papier, mais également par rapport à l’envoi de factures par e-mail. Gain en temps, argent, sécurité et bien plus encore. Découvrez tous les avantages de l´e-facturation et comment votre entreprise ainsi que vos clients peuvent en bénéficier.

Créer une facture électronique

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

Pour rappel, une facture électronique (ou e-facture) n’est pas une facture envoyée au client sous forme de fichier PDF ou de document scanné. Si elle est jointe à un courriel, la facture est bien transmise sous forme électronique au client, mais ce dernier doit toujours la traiter manuellement. Une facture électronique contient les mêmes informations qu’une facture imprimée sur papier et envoyée par voie postale ou qu’un PDF joint à un courriel. La différence, c’est que lorsque vous adressez une facture à l’aide d’un logiciel de facturation électronique, celle-ci arrive directement dans le système de traitement automatique de votre client et est acquittée par un simple clic sur un bouton. Il existe beaucoup de formats d’e-factures différents, tels que PEPPOL, Chorus Pro, SAP iDoc, EDIFACT, pour n’en nommer que quelques-uns.

Nous avons tout résumé dans une courte vidéo – regardez !

Si vous voulez en savoir plus sur la facturation électronique, son fonctionnement, ses obligations, et bien plus encore, lisez notre article : Qu’est-ce que l’e-facturation ? Guide pour débutant.

Voici les principaux avantages de l’e-facturation pour vous :

1. Un processus extrêmement simplifié

En plus de l’avance concurrentielle apportée par l’usage de la facturation électronique, combiner l’emploi d’un logiciel de facturation et l’envoi d’e-factures présente de nombreux avantages pour les entreprises individuelles. Le processus est extrêmement simplifié : il suffit de créer des bases de données clients et produits (ou services) et de sélectionner en quelques clics les renseignements nécessaires pour l’établissement d’une facture. Ceci permet de gagner du temps et de limiter le risque d’erreurs.

2. L’e-facturation vous permet de réduire vos frais

La facturation électronique permet de réduire considérablement les frais liés à l’envoi de factures papiers et permet ainsi de réaliser des économies majeures : papier, encre, enveloppe, timbre, électricité, transports, diminution des coûts administratifs et des frais liés au traitement des factures et à l’archivage, etc..Passer à l´e-facturation vous permettra de faire d’importantes économies !

Il y a bien sûr des étapes manuelles que vous pouvez vous aussi remplacer par de l’automation. Si vous pensez par exemple aux étapes pour envoyer une facture papier (voir image ci-dessous). Cependant, le principal avantage pour vous est probablement le fait que vous recevrez votre argent plus rapidement. Si votre client reçoit vos factures plus rapidement et directement dans son système, elles seront probablement traitées et payées plus rapidement.

Selon l’étude du cabinet-conseil suisse Billentis, un émetteur de factures peut économiser jusqu’à 60 % par facture en l’envoyant par un moyen électronique et automatique. Par exemple, si le coût total d’une facture, à savoir l’impression, les frais d’envoi, les éventuelles relances, la gestion du paiement et de la trésorerie, l’archivage, s’élève à 11 euros, la facturation électronique peut permettre d’économiser 6 euros par facture !

avantages de l’e-facturation

N’oubliez pas que les coûts de facturation ne se réduisent pas qu’aux dépenses directes, par exemple, l’achat de papier. Le temps employé à la création et à l’envoi de factures pourrait être consacré à des activités plus rémunératrices. La facturation électronique vous permet de dire adieu à :

  • l’impression ;
  • l’envoi ;
  • le postage ;
  • l’archivage ;
  • l’envoi de relances.

3. La facturation électronique garantit un gain de temps précieux

Créer, imprimer, mettre sous pli, affranchir..  Envoyer une simple facture papier peut prendre énormément de temps. L’ e-facturation vous permet d’envoyer vos factures électroniques en ligne en seulement quelques minutes, vous permettant ainsi de passer beaucoup moins de temps à créer, envoyer, suivre et archiver vos factures. L’e-facturation vous permet de gagner énormément de temps, temps précieux que vous pouvez désormais utiliser pour vous concentrer sur votre stratégie et développer votre entreprise.

Selon Bunyamin Erisoglu, gérant de La Maison Autonettoyante Beauvais “Le temps gagné a été crucial pour une petite structure comme nous, qui fonctionne surtout au contact humain. Si je ne suis pas disponible pour rencontrer de nouveaux clients, c’est toute mon activité qui est en péril”. Cette transition a également signifié des économies non négligeables, et les erreurs de comptabilité sont désormais un mauvais souvenir.

En utilisant un logiciel de facturation, vous pouvez même envoyer vos factures électroniques en un simple clic ! Vos produits et clients étant déjà sauvegardés dans une base de données, il vous suffit donc de sélectionner votre client, votre produit et de simplement cliquer sur envoyer !

4. Vos données sont davantage sécurisées

La facturation électronique vous donne l’assurance d’archiver vos factures tout en conservant la confidentialité des informations qu’elles contiennent. Contrairement à l’archivage classique, les données contenues sur une facture électronique sont stockées sur un serveur, ce qui assure un niveau de sécurité élevé ainsi que la pérennité et la confidentialité des factures envoyées.

De plus, le problème des factures perdues disparaît avec la facturation électronique ! Vous pouvez effectivement accéder à vos factures de n’importe où et à tout moment. 

Créer une facture électronique

5. L’e-facturation réduit le risque d’erreurs

Erreurs de calculs, fautes de frappe… Il est très fréquent de faire des erreurs lorsque l’on crée des factures, surtout lorsque ce processus n’est pas automatisé. La facturation électronique permet de réduire considérablement le nombre d’erreurs liés à la saisie manuelle.

Effectivement, la calculatrice intégrée permet d’une part de calculer les montants TVA des vos produits et services sans erreurs, et les outils informatiques permettent d’une autre part une reprise automatique des informations déjà saisies afin d’éviter les fautes de frappe. L’e-facturation vous permet donc d’envoyer des factures professionnelles sans la moindre erreur. 

Lisez cet article pour en savoir plus sur le fonctionnement de la facturation électronique.

6. La facturation électronique permet une accélération des délais de paiement

La diminution des délais de paiement est l’un des principaux avantages de la facturation électronique. En effet, la e-facturation vous garantit de vous faire payer plus rapidement. En effet, les paiements sont accélérés grâce à l’envoi rapide mais aussi grâce à la possibilité pour vos clients d’effectuer leur paiement directement en ligne en un simple clic. Les délais de paiement sont donc par conséquent réduits, ce qui vous permet de mieux gérer votre trésorerie, votre cash-flow et votre comptabilité. Vous pouvez ainsi optimiser vos activités et augmenter votre productivité. 

Vos factures seront acquittées plus rapidement, avec moins d’erreurs et dans les délais. Le système de traitement étant complètement automatisé, personne ne peut modifier votre facture. L’adresse d’e-facturation garantit que votre facture est envoyée au bon client (voire même au bon service) et vous pouvez être certain que l’argent sera viré sur votre compte conformément aux termes convenus. Ainsi, le délai de recouvrement des créances peut être raccourci de plusieurs jours dans la plupart des cas.

Pour Bunyamin Erisoglu, gérant de La Maison Autonettoyante Beauvais, entreprise spécialisée dans les travaux de couverture dans le secteur de l’habitat, le passage aux à la facturation électronique est un succès. Pour cette société familiale de 14 salariés située dans les Hauts-de-France, la comptabilité était un véritable casse-tête.

“Nous avons eu des problèmes de délai de paiement à répétition, et je croulais sous la paperasse”, déclare-t-il. Depuis l’adoption d’un système de facturation électronique il y a cinq ans, M. Erisoglu peut désormais se consacrer pleinement au développement de son activité, et démarcher de nouveaux clients.

7. Archivage simplifié et mieux contrôlé

Oubliez les étagères remplies de factures papier qui ont été créées il y a 10 ans ! L’e-facturation vous permet d’archiver automatiquement et rapidement vos factures, et ce, sans prendre d’espace puisque tout est stocké dans le cloud. 

8. C’est bon pour l’environnement

Passer à la facturation électronique permet de réduire considérablement l’empreinte écologique et l’empreinte de carbone, permettant à votre entreprise d’investir dans le développement durable. En effet, en passant à la facturation électronique vous réduisez considérablement votre consommation : consommation de papier, consommation d’encre, consommation d’électricité, etc.

Parce que les factures électroniques n’ont pas besoin d’être physiquement transportées ni acheminées, la facturation électronique contribue donc également à diminuer les rejets de CO2. 

9. Vos clients vous remercieront !

La facturation électronique offre également de nombreux avantages pour les bénéficiaires de vos factures, et c’est d’ailleurs la raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises exigent qu’on leur envoie des e-factures. Effectivement, avec la facturation électronique vos clients ont la possibilité de pouvoir consulter à tout moment leurs factures, et ils peuvent stockées ces dernières de manière sécurisée grâce à l’archivage électronique.

De plus, la facturation électronique permet de simplifier les paiements, permettant à vos clients de payer leurs factures facilement directement en ligne en seulement un clic. 

Les organisations recevant des e-factures ont été incitées à le faire en raison d’un rapport coûts-efficacité substantiel. Si vous considérez les étapes de traitement ci-dessous et les économies de frais potentiels par facture, vous comprenez pourquoi l’e-facturation est devenue si populaire et pourquoi elle est de plus en plus exigée. La raison principale étant le fait qu’avec l’e-facturation, vous pouvez externaliser beaucoup de tâches manuelles vers un ordinateur.

avantages de l’e-facturation

10. Différentes options d’envoi

Avec l’e-facturation, la méthode la plus populaire est d’utiliser un système tripartite, comme Zervant, pour envoyer vos factures dans un format électronique à vos clients. La plupart des services sont dit à relation multivaleur (many-to-many), ce qui veut dire que basé sur certaines règles de distribution, un opérateur d’e-facturation est capable d’envoyer vos factures au destinataire indépendamment de leur format ou des services d’e-facturation que vos clients utilisent. En somme, il n’y a pas besoin de connaître les détails techniques tant que vous connaissez l’adresse que votre client utilise pour l’e-facturation.

Souscrivez à un de nos abonnements premium si vous souhaitez commencer à envoyer des e-factures à vos clients, et commencer à profiter des avantages de l’e-facturation. Notez que même s’il s’agit d’un service payant, vous pouvez toujours envoyer des factures par e-mail à vos clients gratuitement.

Infographie: les avantages de la facturation électronique pour les petites entreprises 

Regardez notre infographie ci-dessous pour en savoir plus sur la facturation électronique, la réglementation, son application en France et découvrir comment la facturation électronique profite aux petites entreprises.

Voir l’infographie

Si vous avez trouvé cette infographie utile, n’hésitez pas à la partager ! Cliquez sur les boutons de partage si vous souhaitez partager l’article dans son intégralité, ou copiez le petit snippet ci-dessous si vous souhaitez simplement utiliser l’infographie (merci de créditer www.zervant.fr pour cette infographie).

En résumé : comparée aux factures imprimées sur papier ou en format PDF, l’e-facturation est plus économique, plus rapide, plus fiable, plus économe en ressource et nettement plus respectueuse de l’environnement car elle élimine l’impression, l’envoi postal, le téléchargement, la saisie informatique ou l’archivage. En optant pour une solution de facturation électronique, tout se fait automatiquement en un clin d’œil. Vous êtes ainsi payé plus vite et tenir votre comptabilité devient un jeu d’enfant.

Envoyez vos e-factures facilement !

Soyez conforme à la nouvelle législation et passez à la e-facturation simplement et rapidement avec Zervant !

Créer un compte gratuitement
Zervant invoicing