Comment fonctionne l’e-facturation

Top 5 questions au sujet de l’e-facturation

Vos clients ont peut-être déjà commencé à vous demander leurs factures sous forme d’e-factures, mais pourquoi utiliser l’e-facturation ? Que sont les e-factures, et comment fonctionnent-elles ? Voici le top 5 des questions que nos clients ont à propos de l’e-facturation auxquelles vous devez connaître les réponses.

1. Pourquoi me demanderait-t-on des e-factures ?

Il peut y avoir plusieurs raisons à cela, mais la raison principale est la rapidité et la simplicité avec lesquelles les e-factures sont gérées. Avec l’e-facturation, vos clients peuvent gérer toutes leurs factures au même endroit, ceci leur fait gagner du temps, et économiser de l’argent. Avoir toutes ses factures au même endroit rend la gestion plus sécurisée, et il est plus aisé de rester à jour en vous assurant que vos factures ne seront pas perdues ou oubliées, et en vous aidant à vous faire payer plus rapidement, puisque vos clients peuvent payer vos factures en un clic.

Il est aussi bon de garder en tête qu’il existe une directive européenne mandatant l’e-facturation dans le secteur public.

2. Quelle est la différence entre une facture envoyée par e-mail et une e-facture ?

Il est facile de mélanger les deux, dans la mesure où elles sont toutes deux envoyées en ligne. La différence est leur destination :

  • Les factures envoyées par e-mail sont envoyées vers la boîte e-mail de votre client.
  • Les e-factures sont envoyées sur le système de traitement des e-factures de votre client.

Par chance, envoyer des e-factures avec Zervant est aussi simple que d’envoyer des factures par e-mail !

3. Comment fonctionne l’e-facturation ?

L’e-facturation peut être résumée en quatre étapes simples :

  1. Créez votre facture comme vous le feriez normalement sur Zervant. La seule information additionnelle que vous devez entrer est une adresse d’e-facturation (voir question suivante).
  2. Après avoir cliqué sur envoyer, l’e-facture part vers notre partenaire Basware où elle est transformée afin d’être lisible par une machine. Avec Zervant, vous n’avez pas à vous soucier du format, ceci fait partie de nos services. Votre client recevra votre e-facture dans le format dont ils ont besoin.
  3. L’e-facture est ensuite transférée vers l’opérateur de votre client, où le format est vérifié puis transférée vers le système de gestion des e-factures de votre client.
  4. Votre facture est arrivée chez votre client !

Nous avons tout résumé dans une courte vidéo – regardez !

4. Qu’est-ce qu’une adresse d’e-facturation ?

Comme avec tout ce que vous envoyez par voie postale ou par e-mail, il vous faut une adresse. Ainsi, votre facture arrive au bon endroit.

Les e-factures existent en différents formats, en fonction de l’opérateur et du logiciel d’e-facturation que votre client utilise. Voici quelques exemples de formats d’adresses de facturation : numéro de ORGNR, TVA, GLN.

Ne vous laissez pas impressionner par toutes ces abréviations inconnues – elles ne sont que des codes pour les séquences numériques dont vous avez besoin pour envoyer des e-factures à vos clients. Vous pouvez demander son adresse d’e-facturation à votre client.

5. Pourquoi l’envoi d’e-factures peut-il échouer ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles l’envoi d’e-factures peut échouer, mais il s’agit en général d’une erreur au moment d’entrer les informations d’envoi. Rappelez-vous que l’e-facture est envoyée vers le logiciel d’e-facturation de votre client dans un format lisible par une machine. Si la dite machine ne peut lire la facture, elle ne peut être reçue.

L’erreur la plus commune se trouve dans l’adresse d’e-facturation. Les fautes de frappe, ou le mauvais format sélectionné avant d’envoyer l’e-facture.

Notez que l’e-facturation est une technologie relativement récente, ainsi des problèmes de routing peuvent se produire entre les systèmes d’e-facturation.

Voulez-vous en savoir plus sur l’e-facturation ? Lisez cet article pour découvrir comment la facturation électronique fonctionne.

Envoyez vos e-factures facilement !

Soyez conforme à la nouvelle législation et passez à la e-facturation simplement et rapidement avec Zervant !

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