Créer soi-même une facture électronique : est-ce possible ?

Beaucoup d’entrepreneurs se demandent s’ils peuvent générer eux-mêmes une facture électronique pour gagner du temps. La réponse est : oui et non. Vous pourrez préparer votre facture vous-même, mais devrez l’envoyer par le biais d’une plateforme agréée ou d’une solution compatible. Voici les étapes à votre portée et celles qui nécessitent l’utilisation d’un outil dédié ! 

Qu’est-ce qu’une facture électronique (e-facture) ? 

Une e-facture est très différente d’une facture PDF. Elle est éditée via une plateforme agréée (PA) ou une solution compatible (SC) et transite par des serveurs sécurisés pour arriver jusqu’à votre client. 

Traçable de bout en bout par vous et par l’État, notamment la DGFIP, elle réduit le risque de fraude fiscale, renforce la sécurité des transactions et simplifie votre gestion comptable. 

Enfin, une facture électronique est conforme si elle est éditée dans l’un de ces trois formats : Factur-X, CII et UBL. Les autres formats ne sont pas acceptés par les plateformes agréées (ni par l’administration fiscale) et ne sont donc pas considérés comme légalement valides.

Ce que vous pouvez faire par vous-même

1. Préparer le contenu de la facture

Créer soi-même une facture électronique est possible, notamment à l’étape de la préparation. 

Ici, vous devez réunir toutes les infos clés sur la prestation : 

• l’intitulé de la mission en cas de prestation de services / le nom du produit en cas de vente ; 
• le prix HT ; 
• le montant de TVA applicable ;
• les coordonnées du client ; 
• vos coordonnées ; 
• les conditions de règlement, etc. 

Vous devez penser à intégrer les mentions obligatoires d’une facture et les mentions obligatoires propres à la e-facturation. 

En effet, avec la réforme sur la facturation électronique, de nouvelles mentions font leur apparition sur les factures :  

• l’adresse de livraison du bien ; 
• le numéro SIREN ou SIRET (client et vendeur) ; 
• l’identification précise de chaque opération facturée ; 
• l’option du paiement de la TVA au débit (si votre client opte pour cette option, mentionner « option pour le paiement de la taxe d’après les débits »). 

2. Enregistrer la facture au bon format

La facture électronique doit ensuite être enregistrée dans l’un des 3 formats acceptés par l’administration fiscale : Factur-X, CII ou UBL. Dans la pratique, cette étape est très simple en passant par une plateforme agréée.

Vous n’avez qu’à déposer manuellement votre facture au format PDF et elle se charge de transformer la facture dans l’un des formats réglementaires requis. 

De votre côté, vous n’avez donc pas à maîtriser techniquement la transformation d’un PDF vers une Factur-X ou vers autre format valide. 

Ce que vous devez faire via une plateforme agréée

3. Envoyer la facture électronique via sa PA

L’envoi de votre facture ne peut pas se faire par e-mail comme avant. Désormais, la transmission s’effectue exclusivement via une plateforme agréée (PA) qui joue le rôle d’intermédiaire sécurisé entre vous, votre client et l’administration fiscale. 

💡Avant d’envoyer votre facture, la plateforme agréée s’assure qu’elle est dans un format conforme et qu’elle respecte toutes les exigences légales. 

4. Suivre les étapes de traitement de la facture transmise

Depuis votre outil de facturation, vous pouvez suivre l’avancement du traitement de votre facture avec précision grâce à différents statuts : 

• statut de transmission (Émise / transmise / reçue) ; 
• statut de décision (Acceptée / mise en litige / refusée + motif) ; 
• statut “Rejetée” en cas d’anomalie technique ; 
• statut “Complétée” ou “Remplacée” en cas de modification ou d’avoir à facturer ; 
• statut “Payée” ou “Encaissée” après réception du paiement par l’entreprise. 

5. Archiver la e-facture

Enfin et pour assurer l’authenticité, l’intégrité et la traçabilité de vos factures électroniques, elles devront être archivées dans un SAE certifié, garantissant leur valeur probante pendant 10 ans. 

Certaines plateformes agréées intègrent un Système d’Archivage Électronique (SAE), mais ce n’est pas obligatoire. Si vous adoptez un nouvel outil en vue de la réforme sur la facturation électronique, il peut être pertinent de choisir une PA avec SAE. Cela vous assure de disposer d’un archivage conforme aux exigences réglementaires, sans avoir à recourir à un prestataire tiers.

Cela étant, vous pouvez aussi combiner l’utilisation d’une plateforme agréée et d’un SAE externe, tant que ce dernier garantit l’archivage à valeur probante.

📝 À retenir : l’archivage à valeur probante n’est pas une fonction obligatoire pour être une PA. Il s’agit d’un service complémentaire que certaines plateformes proposent ou qui peut être géré séparément.

Créer une facture électronique soi-même : ce qui est possible 

Créer soi-même une facture électronique est possible. Ce qui est impossible, c’est de l’envoyer soi-même. Pour cela, vous devrez obligatoirement utiliser un outil adapté : une plateforme agréée ou une solution compatible. 

C’est également cette plateforme qui vous permettra de suivre le cycle de vie de votre facture et de l’archiver en bonne et due forme (si elle intègre un SAE). À ce propos, voici un rappel de la durée de conservation des factures en entreprise.