Rechnungen per Post – passt das zur digitalen Zeit?

In den letzten Jahren ist unser Leben immer digitaler geworden. Während 2010 nur 70% aller europäischen Haushalten Zugang zum Netz hatten, waren es 2017 schon über 85%. Auch in der Geschäftswelt ist das Internet nicht mehr wegzudenken und hat die Kommunikation revolutioniert. Meetings können örtlich ungebunden als Video-Konferenz gemacht werden, Dateien und Daten werden in der Cloud gespeichert, und statt Briefen werden E-Mails verschickt. Der Trend geht gar zum papierlosen Büro.

Rechnungsstellung digital

Auch die Art, wie Rechnungen geschrieben, versendet und empfangen werden, hat sich durch die Digitalisierung verändert. Rund die Hälfte der in Deutschland verschickten Rechnungen wurden 2017 elektronisch versendet, also per E-Mail oder als e-Rechnung. Und das aus gutem Grund: Elektronischer Rechnungsversand ist einfach, schnell und hat viele Vorteile.

Zurück zum Brief – der Kunde ist König

Die Frage ist nun also: Warum überhaupt noch Rechnungen per Post verschicken? Auch wenn digitale Rechnungsstellung komfortabel ist, gibt es noch immer viele Gründe, die für eine gedruckte Rechnung sprechen.
Der erste und wichtigste Grund dafür ist der Empfänger der Rechnung. Er ist der Kunde, und damit König. Verlangt der Kunde eine Rechnung in Papierform, so ist es nicht nur eine nette Geste, sondern auch gesetzlich Pflicht, diesem Wunsch nachzukommen. Laut Paragraph § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes sind Unternehmer dazu verpflichtet, Papierrechnungen auszustellen und zu versenden, wenn Kunden dies verlangen. Die zusätzlichen Kosten dafür dürfen ihm nicht in Rechnung gestellt werden.

Papier ist geduldig – und ausdrucksstark

Briefkasten Rechnungen per Post

Während in anderen Ländern wie zum Beispiel Finnland oder Schweden elektronische Rechnungsstellung mit e-Rechnungen längst Normalität ist, ist die neue Technologie in Deutschland noch nicht so verbreitet. Die Gründe dafür sind nicht nur fehlende technische Voraussetzungen seitens Rechnungssender und -empfänger, sondern auch kleine, aber feine kulturelle Unterschiede. In Deutschland hat eine gedruckte Rechnung, die per Post kommt immer noch eine andere Wertigkeit als eine E-Mail. Bei der Flut an E-Mails, die jeden Tag verschickt wird ist dies auch kein Wunder: Ein Brief ist inzwischen etwas Besonderes.
Ein elektronische Nachricht kann leicht – und manchmal auch aus Versehen – mit einem Klick gelöscht werden. Eine Rechnung per Briefpost verschwindet hingegen nicht so einfach. Liegt sie einmal auf dem Tisch und fällt der Blick immer wieder darauf, gerät sie im Gegensatz zu einer E-Mail nicht in Vergessen – und wird somit auch schneller und ohne weitere Zahlungserinnerungen bezahlt.

Mehr Aufwand – und die Lösung dafür

Viele Unternehmer versuchen inzwischen, das Versenden einer Rechnung als Brief zu vermeiden. Zu groß scheint der Aufwand: drucken, falten, eintüten, frankieren, zur Post bringen – das alles kostet Zeit, die an anderer Stelle wieder fehlt. Häufig fehlen dann auch noch Papier, Umschläge oder Briefmarken, die Post ist weiter entfernt, und am Ende regnet es genau an dem Tag, an dem man den Brief einwerfen möchte.
Zervant arbeitet an der Lösung all dieser Probleme: In Kürze können mit Zervant Rechnungen per Post verschickt werden. Mit wenigen Klicks und ohne zusätzlichen Aufwand werden Rechnungen von unserem Partner vertraulich gedruckt, frankiert und per Post verschickt. Mehr dazu gibt es bald auf dem Blog – und per E-Mail.

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