les quatre fonctions de la facture

La facture : qu’est-ce que c’est, et quand est-elle obligatoire ?

La facture est un document faisant office d’accord de vente entre une personne juridique et l’acheteur et officialisant la vente d’un bien ou une prestation de service.

Voici tout ce qu’il faut savoir sur ce document avant de commercer à facturer vos clients.

Quand la facture est-elle obligatoire?

Au risque de ne pas être original, la réponse est « ça dépend » !

Une facture est strictement obligatoire :

Lors d’une prestation de service ou vente de bien entre deux professionnels
Lors d’une prestation de service supérieure à 25 € entre un professionnel et un particulier

Un facture n’est pas systématiquement obligatoire, mais peut être demandée :

Lors d’une vente de bien entre une professionnel et un particulier
Lors d’une prestation de service inférieure à 25 € entre un professionnel et un particulier

Cas de factures obligatoires ou sur demande

Les quatre fonctions de la facture

En plus du caractère commercial connu de tous, la facture a une fonction juridique, comptable, et fiscale.

Fonctions de la facture

La fonction commerciale de la facture fait office d’accord entre les deux parties sur les conditions de vente: Le montant unitaire, le nombre d’unités, mais aussi les délais de paiements et autres pénalités en cas de paiement en retard.

La fonction juridique constate quant à elle la réalité d’une vente ou prestation de service, notamment afin d’officialiser les créances d’un client à son fournisseur.

Au niveau fiscal, une facture peut être utilisée pour vérifier le dû de certaines taxes comme le règlement de la TVA ou de l’impôts sur les sociétés par exemple.

Enfin, la facture est un document comptable officiel servant à établir les comptes d’une personne juridique.

Numérotation de la facture

Cet élément peut paraître anodin mais c’est l’un des plus importants ! L’ensemble des factures doit être facilement retrouvable, et conservé pendant 10 ans. Et pour faciliter l’accès à ces factures par une institution gouvernementale, celles-ci doivent être numérotées sans discontinuité, et sans doublons.

Des formes complexes sont acceptées afin d’archiver les factures par année et/ou par mois, sous la forme suivante : 2014-05-XXX, 2014-XXX, ou encore FAC-2014-XXX. Les numéros suivant la date doivent quant à eux suivre l’ordre chronologique continu énoncé au début de ce paragraphe.

Modes de paiement

Une facture peut être réglée par chèque, transfert bancaire, ou en espèces. Dans certains cas moins fréquents, elle peut être payée par lettre de change ou effet de commerce.

Différents modes de paiements de la facture

Mentions légales et exemples

Consultez notre article sur les modèles de factures afin d’accéder à la liste des informations obligatoires devant figurer sur une facture. Un modèle gratuit est même à télécharger sous format Excel.

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