Quels sont les avantages de l’e-facturation ? Que dois-je savoir ?

L’e-facturation ? Quels sont les avantages de l’e-facturation ? Vous avez peut-être reçu une requête de la part de votre client pour commencer à envoyer des e-factures. Vous avez peut-être lu dans nos newsletters que l’UE et les gouvernements locaux commencent à imposer l’e-facturation. Vous vous demandez sûrement pourquoi.

Alors que Zervant introduit cette nouvelle possibilité d’envoyer des e-factures, nous souhaitons vous donner un résumé de ce dont il s’agit.

L´e-facturation offre de nombreux avantages par rapport à la facturation papier, mais également par rapport à l’envoi de factures par e-mail. Gain en temps, argent, sécurité et bien plus encore. Découvrez tous les avantages de l´e-facturation et comment votre entreprise ainsi que vos clients peuvent en bénéficier.

Voici les principaux avantages de l’e-facturation :

1. L’e-facturation vous permet de réduire vos frais

La facturation électronique permet de réduire considérablement les frais liés à l’envoi de factures papiers et permet ainsi de réaliser des économies majeures : papier, encre, enveloppe, timbre, électricité, transports, diminution des coûts administratifs et des frais liés au traitement des factures et à l’archivage, etc..Passer à l´e-facturation vous permettra de faire d’importantes économies !

Il y a bien sûr des étapes manuelles que vous pouvez vous aussi remplacer par de l’automation. Si vous pensez par exemple aux étapes pour envoyer une facture papier (voir image ci-dessous). Cependant, le principal avantage pour vous est probablement le fait que vous recevrez votre argent plus rapidement. Si votre client reçoit vos factures plus rapidement et directement dans son système, elles seront probablement traitées et payées plus rapidement.

avantages de l’e-facturation

2. L’e-facturation vous fait gagner du temps

Créer, imprimer, mettre sous pli, affranchir..  Envoyer une simple facture papier peut prendre énormément de temps. L’ e-facturation vous permet d’envoyer vos factures électroniques en ligne en seulement quelques minutes, vous permettant ainsi de passer beaucoup moins de temps à créer, envoyer, suivre et archiver vos factures. L’e-facturation vous permet de gagner énormément de temps, temps précieux que vous pouvez désormais par exemple utiliser pour vous concentrer sur votre stratégie et développer votre entreprise.

En utilisant un logiciel de facturation, vous pouvez même envoyer vos factures électroniques en un simple clic ! Vos produits et clients étant déjà sauvegardés dans une base de données, il vous suffit donc de sélectionner votre client, votre produit et de simplement cliquer sur envoyer !

3. Vos données sont davantage sécurisées

La facturation électronique vous donne l’assurance d’archiver vos factures tout en conservant la confidentialité des informations qu’elles contiennent. Contrairement à l’archivage classique, les données contenues sur une facture électronique sont stockées sur un serveur, ce qui assure un niveau de sécurité élevé ainsi que la pérennité et la confidentialité des factures envoyées.

De plus, le problème des factures perdues disparaît avec la facturation électronique ! Vous pouvez effectivement accéder à vos factures de n’importe où et à tout moment. 

4. L’e-facturation réduit le risque d’erreurs

Erreurs de calculs, fautes de frappes… Il est très fréquent de faire des erreurs lorsque l’on crée des factures, surtout lorsque ce processus n’est pas automatisé. La facturation électronique permet de réduire considérablement le nombre d’erreurs liés à la saisie manuelle.

Effectivement, la calculatrice intégrée permet d’une part de calculer les montants TVA des vos produits et services sans erreurs, et les outils informatiques permettent d’une autre part une reprise automatique des informations déjà saisies afin d’éviter les fautes de frappe. L’e-facturation vous permet donc d’envoyer des factures professionnelles sans la moindre erreur. 

Lisez cet article pour en savoir plus sur la fonctionnement de la facturation électronique.

5. L’e-facturation permet de réduire les délais de paiement

La diminution des délais de paiement est l’un des principaux avantages de l’e-facturation est. En effet, la e-facturation vous garantit de vous faire payer plus rapidement. En effet, les paiements sont accélérés grâce à l’envoi rapide mais aussi grâce à la possibilité pour vos clients d’effectuer leur paiement directement en ligne en un simple clic. Les délais de paiement sont donc par conséquent réduits, ce qui vous permet de mieux gérer votre trésorerie, votre cash-flow et votre comptabilité. Vous pouvez ainsi optimiser vos activités et augmenter votre productivité. 

6. Archivage simplifié et mieux contrôlé

Oubliez les étagères remplies de factures papier qui ont été créées il y a 10 ans ! L’e-facturation vous permet d’archiver automatiquement et rapidement vos factures, et ce, sans prendre d’espace puisque tout est stocké dans le cloud. 

7. C’est bon pour l’environnement

Passer à la facturation électronique permet de réduire considérablement l’empreinte écologique et l’empreinte de carbone, permettant à votre entreprise d’investir dans le développement durable. En effet, en passant à la facturation électronique vous réduisez considérablement votre consommation : consommation de papier, consommation d’encre, consommation d’électricité, etc.

Parce que les factures électroniques n’ont pas besoin d’être physiquement transportées ni acheminées, la facturation électronique contribue donc également à diminuer les rejets de CO2. 

8. Vos clients vous remercieront !

La facturation électronique offre également de nombreux avantages pour les bénéficiaires de vos factures, et c’est d’ailleurs la raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises exige qu’on leur envoie des e-factures. Effectivement, avec la facturation électronique vos clients ont la possibilité de pouvoir consulter à tout moment leurs factures, et ils peuvent stockées ces dernières de manière sécurisée grâce à l’archivage électronique.

De plus, la facturation électronique permet de simplifier les paiements, permettant à vos clients de payer leurs factures facilement directement en ligne en seulement un clic. 

Les organisations recevant des e-factures ont été incitées à le faire en raison d’un rapport coûts-efficacité substantiel. Si vous considérez les étapes de traitement ci-dessous et les économies de frais potentiels par facture, vous comprenez pourquoi l’e-facturation est devenue si populaire et pourquoi elle est de plus en plus exigée. La raison principale étant le fait qu’avec l’e-facturation, vous pouvez externaliser beaucoup de tâches manuelles vers un ordinateur.

avantages de l’e-facturation

9. Différentes options d’envoi

Avec l’e-facturation, la méthode la plus populaire est d’utiliser un système tripartite, comme Zervant, pour envoyer vos factures dans un format électronique à vos clients. La plupart des services sont dit à relation multivaleur (many-to-many), ce qui veut dire que basé sur certaines règles de distribution, un opérateur d’e-facturation est capable d’envoyer vos factures au destinataire indépendamment de leur format ou des services d’e-facturation que vos clients utilisent. En somme, il n’y a pas besoin de connaître les détails techniques tant que vous connaissez l’adresse que votre client utilise pour l’e-facturation.

Souscrivez à un de nos abonnements premium si vous souhaitez commencer à envoyer des e-factures à vos clients, et commencer à profiter des avantages de l’e-facturation. Notez que même s’il s’agit d’un service payant, vous pouvez toujours envoyer des factures par e-mail à vos clients gratuitement.

Envoyez vos e-factures facilement !

Soyez conforme à la nouvelle législation et passez à la e-facturation simplement et rapidement avec Zervant !

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