E-invoicing, a good idea for everyone

Pourquoi un « e » ? En quoi l’e-facturation bénéficie à tous.

Un client vous demande de lui envoyer une facture sous forme électronique, une e-facture ? La lettre « e » accolée au mot « facture » ne complique pas le processus. Au contraire : elle le simplifie et le rend plus efficace et même moins onéreux pour vous-même.

Une facture électronique (ou e-facture) n’est pas une facture envoyée au client sous forme de fichier PDF ou de document scanné. Si elle est jointe à un courriel, la facture est bien transmise sous forme électronique au client, mais ce dernier doit toujours la traiter manuellement. Une facture électronique contient les mêmes informations qu’une facture imprimée sur papier et envoyée par voie postale ou qu’un PDF joint à un courriel. La différence, c’est que lorsque vous adressez une facture à l’aide d’un logiciel de facturation électronique, celle-ci arrive directement dans le système de traitement automatique de votre client et est acquittée par un simple clic sur un bouton. Il existe beaucoup de formats d’e-factures différents, tels que PEPPOL, Chorus Pro, SAP iDoc, EDIFACT, pour n’en nommer que quelques uns.

E-invoicing process

Vu ses avantages évidents, de nombreux organismes publics et entreprises ont opté pour la facturation électronique. Aucune intervention manuelle n’étant nécessaire pour traiter et conserver les factures, cette solution fait gagner du temps et de l’argent. De nombreuses entreprises demandent désormais à leurs fournisseurs de leur faire parvenir leurs factures sous forme dématérialisée car la réception et le traitement des versions papier coûtent plus cher. Avec la facturation électronique, elles sont en mesure de les traiter plus rapidement et d’éviter des pénalités en cas de retard de paiement. À l’heure actuelle, ce sont principalement les grandes organisations qui ont recours à l’e-facturation, mais elle deviendra la norme dans toutes les entreprises dans l’avenir.

Quels avantages pour vous ?

En plus de l’avance concurrentielle apportée par l’usage de la facturation électronique, combiner l’emploi d’un logiciel de facturation et l’envoi d’e-factures présente de nombreux avantages pour les entreprises individuelles. Le processus est extrêmement simplifié : il suffit de créer des bases de données clients et produits (ou services) et de sélectionner en quelques clics les renseignements nécessaires pour l’établissement une facture. Ceci permet de gagner du temps et de limiter le risque d’erreurs.

3 Corner Model

Selon l’étude du cabinet-conseil suisse Billentis, un émetteur de factures peut économiser jusqu’à 60 % par facture en l’envoyant par un moyen électronique et automatisé. Par exemple, si le coût total d’une facture, à savoir l’impression, les frais d’envoi, les éventuelles relances, la gestion du paiement et de la trésorerie, l’archivage, s’élève à 11 euros, la facturation électronique peut permettre d’économiser 6 euros par facture !

N’oubliez pas que les coûts de facturation ne se réduisent pas qu’aux dépenses directes, par exemple, l’achat de papier. Le temps employé à la création et à l’envoi de factures pourrait être consacré à des activités plus rémunératrices. La facturation électronique vous permet de dire adieu à :

  • l’impression ;
  • l’envoi ;
  • le postage ;
  • l’archivage ;
  •   l’envoi de relances.

En outre, il est probable que vos factures seront acquittées plus rapidement, avec moins d’erreurs et dans les délais. Le système de traitement étant complètement automatisé, personne ne peut modifier votre facture. L’adresse d’e-facturation garantit que votre facture est envoyée au bon client (voire même au bon service) et vous pouvez être certain que l’argent sera viré sur votre compte conformément aux termes convenus. Ainsi, le délai de recouvrement des créances peut être raccourci de plusieurs jours dans la plupart des cas.

En résumé : comparée aux factures imprimées sur papier ou en format PDF, l’e-facturation est plus économique, plus rapide, plus fiable, plus économe en ressource et nettement plus respectueuse de l’environnement car elle élimine l’impression, l’envoi postal, le téléchargement, la saisie informatique ou l’archivage. En optant pour une solution de facturation électronique, tout se fait automatiquement en un clin d’œil. Vous êtes ainsi payé plus vite et tenir votre comptabilité devient un jeu d’enfant.

Pourquoi cette simplification ?

Les pays membres de l’Union européenne et la Commission européenne ont adopté la directive 2014/55/UE, une norme européenne sur la facturation électronique, pour mettre un terme à la multiplicité des formats de facturation électronique. L’absence d’une norme commune complexifiait les procédures et entraînait des coûts supplémentaires. Conformément à la nouvelle norme européenne, tous les pouvoirs adjudicateurs devront accepter les factures électroniques. Selon les prévisions de l’UE, en matière d’opérations entre entreprises, l’e-facturation pourrait permettre d’économiser jusqu’à 40 milliards d’euros dans toute l’Union.

L’Union européenne n’est pas la seule à encourager ce changement. La facturation électronique est également portée par les entreprises en raison des économies qu’elle engendre.

Le degré d’intégration de ce processus dans la culture des entreprises varie encore selon les pays. Néanmoins, l’Union européenne impose à ses États membres de recourir à la facturation électronique pour tous les marchés publics à partir de novembre 2018.

En France, l’ordonnance no 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique stipule que tous les acteurs économiques concernés par les marchés publics doivent transmettre leurs factures sous forme dématérialisée, lesquelles doivent être acceptées par toutes les administrations publiques. La transmission obligatoire d’e-factures est progressivement mise en œuvre depuis janvier 2017. L’ordonnance prévoit plusieurs dates d’entrée en vigueur de la loi en fonction de la taille de l’entreprise prestataire.

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