E-laskutus ja pienet yritykset – 500 000 laskun tutkimus

EU on julkaisemassa sähköisen laskutuksen standardin, jonka myötä e-laskujen toivotaan nousevan vallitsevaksi laskutusmuodoksi Euroopassa vuoteen 2020 mennessä. Koska 99 % kaikista Euroopan yrityksistä on pieniä yrityksiä, muutokset vaikuttavat eniten juuri pk-yritysten laskutustapoihin.

Pienyritysten e-laskutuksesta on kuitenkin kirjoitettu vain vähän. Tutkimukset keskittyvät yleensä suurempiin yrityksiin, ja varsinkin alle 10 hengen yritykset ja yksityisyrittäjät on jätetty hyvin vähäiselle huomiolle.

Tästä herääkin kaksi tärkeää kysymystä:

  • Käyttävätkö pienyritykset e-laskutusta?
  • Auttavatko e-laskut pienyrityksiä saamaan maksut tililleen nopeammin?

Zervant on laskutusohjelma, jota voivat käyttää kaikki Euroopan pienyritykset, joten e-laskutuksen yleisyys luonnollisesti kiinnostaa meitä suuresti. Niinpä päätimme analysoida omaa dataamme ja pyrkiä vastaamaan näihin kysymyksiin.

Tutkimusmenetelmä

Aloitimme keräämällä tiedot Zervantin suomalaisten käyttäjien lähettämistä laskuista vuodesta 2015 lähtien. Tutkimus kohdistui Suomeen, koska Suomi on pitkään ollut globaali johtaja sähköisen laskutuksen käytössä, ja e-laskuteknologia on Suomessa laajalti käytössä. Niinpä tilastollisesti merkittävä datamäärä tutkimuksen pohjalle oli huomattavasti helpompi kerätä.

laskut

Analysoimme kaikkiaan 500 000 laskun tiedot. Kaikki laskut olivat yksityisyrittäjien tai mikroyritysten omistajien lähettämiä. Pyrimme vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:

  • Kuinka suuri osuus laskuista lähetetään e-laskuina?
  • Maksetaanko e-laskut nopeammin kuin muissa formaateissa lähetetyt laskut?
  • Vaikuttaako laskun loppusumma siihen, kuinka todennäköisesti se lähetään e-laskuna?

Tärkeimmät käsitteet

Tässä osiossa selvennämme pikaisesti tärkeimmät e-laskuihin liittyvät käsitteet. Mikäli e-laskujen maailma on tuttu, voit hypätä tämän osion yli suoraan tuloksiin.

tuloksiin.

Mitä on e-laskutus?

E-lasku ei ole sama asia kuin sähköpostilasku tai sähköpostilla lähetetty PDF-lasku. E-lasku tarkoittaa yksinkertaistettuna laskutustapaa, joka ei vaadi ihmisen käsittelyä. Laskun tiedot kulkevat automaattisesti myyjältä ostajalle, tietokoneelta tietokoneelle, määrätyssä muodossa (esim. EDI tai XML).

Sähköpostin ja PDF:n tapauksessa ihmisen on ladattava ja/tai printattava lasku, kun taas e-lasku on täysin automatisoitu. Lisätietoa löydät -laskuja käsittelevästä infograafistamme (englanniksi).

end

Miten e-lasku auttaa pienyrityksiä?

Teknologian tarkoitus on helpottaa elämäämme ja e-lasku toteuttaa tätä tarkoitusta. Per lasku säästää aikaa ja rahaa – jopa 4,5 minuuttia ja 6,50 € lähettäjältä ja jopa 25 € vastaanottajalta. Pienyrittäjille suurin hyöty tulee kuitenkin petosten estämisestä.

1 900 € vuodessa laskutuspetoksiin ja euromäärän on ennakoitu vain kasvavan lähivuosina. Petoksia voidaan toteuttaa usein eri tavoin. Tyypillisiä esimerkkejä ovat sähköpostin liitteenä lähetyt virukset, tuplalaskut ja tuntemattomien toimittajien tekaisemat laskut. E-laskut ennaltaehkäisevät näitä ongelmia, sillä vain ennakkoon hyväksytyt toimittajat voivat lähettää asiakkaille laskuja ja kaikki laskut on hyväksyttävä ennen maksua.

Tutkimuksen tulokset

Päätimme jakaa laskut kahteen ryhmään: B2B- (yritykseltä yritykselle) ja B2C-laskuihin (yritykseltä kuluttajalle), koska sähköinen laskutus on Suomessa jo laajalti levinnyt B2C-markkinoilla. Esimerkiksi sähkö-, puhelin- ja muut vastaavat säännölliset laskut halutaan yleensä vastaanottaa e-laskuina.

Meitä kiinnostikin enemmän tutkia B2B-segmenttiä. 500 000 tutkitusta laskuta noin puolet olivat B2B-laskuja, eli alla oleva analyysi rajautuu noin 250 000 laskuun.

Aloitimme tarkastelemalla e-laskujen osuutta kaikista lähetetyistä laskuista kuukausittaisena keskiarvona tammikuulta 2015 maaliskuuhun 2017.

How-popular-is-e-invoicing-in-Finland-graph5

Pystyakseli kuvaa e-laskujen prosenttiosuutta ja vaaka-akselilla näkyvät yksittäiset kuukaudet. Kuten kuvaajasta näkyy, e-laskujen osuus kaikista lähetyistä laskuista säilyi melko vakaana keskiarvon ollessa 23 % (musta katkoviiva). Toisin sanoen lähes joka neljäs lasku lähetettiin e-laskuna. Kaikki tämän artikkelin kuvaajat saa suuremmaksi klikkaamalla kuvaajaa.

Yksi pienten yritysten suurimmista haasteista on rahojen saaminen ajoissa. Myöhästyneet maksut hankaloittavat kassavirran hallintaa ja pahimmassa tapauksessa ajavat yrityksen maksuvaikeuksiin. Laskutukseen liittyvien aika- ja rahasäästöjen sijaan halusimmekin tietää, auttavatko e-laskut yrittäjiä saamaan rahansa nopeammin.

Selvittääksemme asian ryhmittelimme B2B-laskut kuukausittain ja katsoimme dataa vuoden 2016 alusta maaliskuuhun 2017. Jaoimme laskut kahteen ryhmään: e-laskuina lähetettyihin ja kaikissa muissa formaateissa lähetettyihin tavallisiin laskuihin.

Alla oleva kuvaaja kertoo, kuinka monta prosenttia laskuista maksettiin ajallaan per ryhmä.

Einvoices-paid-on-time-bar-chart3

Tavallisista laskuista n. 65 % maksettiin ajallaan, kun taas e-laskuista jopa 74 % maksettiin ajallaan, joten ero oli 9 prosenttiyksikköä.

Osana tutkimusta tarkastelimme myös laskujen loppusummia ja niiden suhdetta e-laskuihin. Kun pienyritys laskuttaa isomman summan, lähetetäänkö lasku todennäköisemmin sähköisesti?

Ryhmittelimme laskut vuoden 2016 alusta maaliskuuhun 2017 laskun loppusumman perusteella ja vertasimme e-laskujen osuutta per ryhmä. Ryhmiä tehtiin tuhannen euron välein (0–1 000 €, 1 001–2 000 €) kymmeneen tuhanteen euroon asti.

Value-of-invoice-vs-einvoice6

Yllä olevan kuvaajan tulkintaa hankaloittaa se, että kuvaaja ei erottele laskujen määriä per ryhmä. Se ei siis kerro, kuinka suuri osa analysoiduista laskuista kuuluu kuhunkin ryhmään. Koska analysoimme mikroyritysten ja yksityisyrittäjien dataa, on loogista olettaa, että laskujen määrät painottuvat pienimpien loppusummien ryhmiin.

Itseasiassa 70 % laskuista oli loppusummaltaan alle 1 000 €, ja noista laskuista 15 % lähetettiin e-laskuina. Kun poistetaan tämä ryhmä vertailusta, saadaan alla oleva kuvaaja.

Value-of-invoice-vs-einvoice7

Jokainen pylväs kuvaa yhtä yli 1 000 €:n ryhmää. Sinivihreä pylväs kertoo e-laskujen määrän per ryhmä ja musta pylväs kertoo tavallisten laskujen määrän. Punainen viiva kuvaa e-laskujen prosenttiosuutta kaikista lähetetyistä laskuista.

Laskumäärät huomioiden on selvää, että e-laskuina lähetettyjen laskujen osuus kasvaa, kun laskun loppusumma kasvaa. Koska kyseessä ovat mikroyritysten laskut, laskujen määrä on tietysti suurempi pienemmissä loppusummaryhmissä.

Toisin sanoen, mitä suurempi laskun loppusumma on, sitä todennäköisemmin lasku lähetetään e-laskuna. Voidaankin olettaa, että pienyritysten mielestä e-laskut ovat turvallinen ja luotettava keino saada lasku maksetuksi.

Yhteenveto

Yksi tutkimuksen keskeinen  tulos oli, että e-laskut maksetaan useammin ajallaan. Tavallisista laskuista n. 65 % maksettiin ajallaan, kun taas e-laskuista jopa 74 % maksettiin ajallaan, joten ero oli 9 prosenttiyksikköä. Yhtenä johtopäätelmänä voisi siis ajatella, että pienyrittäjien kannattaisi lähettää enemmän e-laskuja jos haluavat rahansa tilille ajoissa.

Mikroyritykset ovat usein hitaita reagoimaan teknologian kehittymiseen. E-laskutus ei muodosta poikkeusta säännöstä. Tutkimuksemme kuitenkin osoittaa, että e-laskutusta käytetään jo melko paljon pienyrittäjien segmentissä (lähes joka neljäs kaikista B2B-laskuista lähetetään e-laskuna).

Tutkimus keskittyi ainoastaan Suomeen, joka on globaalisti yksi edelläkävijöistä e-laskujen saralla. Siltikin tutkimus osoittaa, että teknologiasta on hyötyä mikroyrityksille. Mikäli e-laskun lähettäminen on helppoa ja kustannustehokasta, mikroyritykset mielellään hyödyntävät modernimpaa laskutustapaa.

Jatkamme pienyritysten laskutustapojen tutkimista tulevien kuukausien aikana. Mikäli aihe kiinnostaa, kannattaa seurata tätä blogia tai sosiaalisen median kanaviamme!

Zervant-laskutusohjelma

Rajaton määrä sähköpostilaskuja, ilmaiseksi!

Zervant Invoicing Software
  • Laskuta verkossa
  • Laskut aina mukanasi mobiilisovelluksella
  • Helppoa ja nopeaa

Zervant tarjoaa helpon laskutusohjelman

Kymmenet tuhannet yrittäjät käyttävät Zervant-palvelua laskutukseen.