Hur fungerar e-fakturering

Top 5 frågor om e-fakturering

Dina kunder har möjligtvis börjat be om att deras fakturor skickas som e-fakturor, varför? Vad är e-fakturor och hur fungerar de? Här är de fem vanligaste frågorna som våra kunder har frågat om e-fakturering som du behöver veta om!

1. Varför skulle jag få förfrågningar om e-fakturor?

Det kan finnas flera orsaker till detta men den största orsaken är hur mycket lättare och snabbare det är att hantera faktureringen med e-fakturor. Med e-fakturering kan dina kunder hantera alla sina fakturor på ett och samma ställe, vilket sparar tid och pengar. Att ha alla fakturor i ett och samma system gör det säkrare och lättare att hålla koll på fakturorna, fakturorna tappas inte bort och blir inte bortglömda, det är även lättare för dig att få snabbare betalt på grund av att dina kunder kan betala deras fakturor genom att klicka på en knapp.

Det är även bra att hålla i minne att det finns ett EU-direktiv som beordrar offentliga sektorn att använda e-fakturering – ett lagkrav som trädde kraft i Sverige under 2019. Detta betyder alltså att du som leverantör till offentliga organisationer nuförtiden måste fakturera med e-faktura.

2. Vad är skillnaden mellan en faktura skickad via e-post och en e-faktura?

Det är lätt att blanda ihop e-fakturor och fakturor skickade via e-post, eftersom båda skickas via nätet. Skillnaden mellan dessa är att de slutligen hamnar på olika ställen:

  • Fakturor skickade via e-post skickas till din kunds e-post
  • E-fakturor skickas till din kunds e-fakturerings operatör

Lyckligtvis är det lika lätt att skicka en e-faktura med Zervant som det är att skicka en faktura via e-post!

3. Hur fungerar e-fakturering?

E-fakturering kan sammanfattas till fyra enkla steg. Vi har också sammanfattat dessa steg i en kort video – ta en titt!

  1. Skapa din faktura normalt i Zervant. Det enda som avviker är att du behöver lägga till en e-faktureringsadress (vi återkommer till detta i nästa fråga)
  2. Efter att du har klickat på skicka går e-fakturan till vår samarbetspartner Basware där fakturan ändras till ett maskinläsbart format. Med Zervant behöver du inte oroa dig om olika format eftersom detta är en del av den service som vi erbjuder. Din kund får e-fakturan i det format som de begär.
  3. Från vår samarbetspartner vidarebefordras e-fakturan till din kunds e-fakturerings operatör där informationen av e-fakturan kontrolleras och skickas vidare till din kunds e-fakturerings programvara för att bearbetas.
  4. Din e-faktura kommer fram till din kund!

Kolla gärna in detta inlägg för mer information om hur e-fakturering fungerar, och hur det relaterar till dig som egenföretagare.

4. Vad är en e-faktureringsadress

Som med allt annat som skickas per post eller e-post, behövs en adress. Med en adress levereras din faktura till rätt ställe.

E-fakturor använder olika format beroende på operatören och vilken e-fakturerings programvara som din kund använder. Några exempel på olika format av e-faktureringsadresser är Momsregistreringsnummer, Org.nr. och GLN.

Bli inte förvirrad över dessa främmande förkortningar, de är endast koder för talföljden som du behöver för att skicka din e-faktura till din kund. Du kan få e-faktureringsadressen av din kund.

I Zervant är e-faktureringsadressen det enda du behöver för att skicka en e-faktura till din kund. Här är mer information om hur e-faktureringsaddresser fungerar i Zervant.

5. Varför kan leveransen av e-fakturan misslyckas?

Det finns flera olika orsaker till att leveransen kan misslyckas, oftast är orsaken att felaktig information har fyllts i på fakturan. Kom ihåg att e-fakturor skickas till din kunds e-fakturerings programvara i ett format som är maskinläsbart och om operatören inte kan läsa detta, kan fakturan inte levereras.

Det vanligaste misstaget som förekommer är att e-faktureringsadressen är fel. Till exempel kan adressen innehålla skrivfel eller så har fel format valts för adressen före fakturan skickas.

Vänligen notera att e-fakturering är fortfarande nytt och utvecklas hela tiden, på grund av detta kan t.ex. routing problem uppstå mellan olika operatörer.

Zervant faktureringsprogram

Faktureringsprogram för enskild firma och småföretag

Zervant Invoicing Software
  • Online fakturering
  • Enkel fakturering på mobilen
  • Skapa fakturor, offerter och kvitton