Je privacy is belangrijk. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we van je verzamelen en hoe we deze gebruiken. De term ‘persoonsgegevens’ verwijst naar alle informatie aan de hand waarvan een persoon (hierna ‘Gebruiker’ genoemd) geïdentificeerd kan worden.

Verwerkingsverantwoordelijke

Zervant Oy (hierna gezamenlijk ‘Zervant’, ‘wij’, ‘ons’, of ‘onze’ genoemd) is de verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming. Zervant is ervoor verantwoordelijk dat persoonsgegevens conform dit Privacybeleid en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming verwerkt worden . De oplossingen die Zervant biedt, waaronder zijn facturatieoplossing en het Helpcentrum, worden hierna ‘Dienst’ genoemd.

Contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke:

Zervant Oy,
Keilaranta 17,
02150 Espoo,
Finland

Tel. +358 (0) 923 165 575

E-mailadres: privacy@zervant.com

De persoonsgegevens die wij verzamelen

We gebruiken verschillende methoden om persoonsgegevens van de Gebruiker te verzamelen en te verwerken. Deze methoden worden hieronder verder uitgelegd.

Het grootste deel van de persoonsgegevens die we verwerken, verzamelen we rechtstreeks bij de Gebruiker. Het kan ook voorkomen dat we bij het aanbieden van de Dienst persoonsgegevens verzamelen. Daarnaast gebruiken we openbare bronnen om te controleren of de persoonsgegevens die we verzamelen juist zijn. Denk hierbij aan de adresvalidatie van de Finse postdienst en het Finse Bevolkingsregister.

Gegevens die de Gebruiker verstrekt als onderdeel van de registratie

Wanneer de Gebruiker zich registreert om onze Dienst te gebruiken, verzamelen we de gegevens die nodig zijn om een gebruikersaccount aan te maken. Bij de registratie verzamelen we een aantal basale persoonsgegevens, waaronder:

  • Bedrijfsnaam
  • E-mailadres
  • Wachtwoord dat de Gebruiker voor de Dienst instelt

De Gebruiker kan ons ook andere persoonsgegevens verstrekken om gebruik te maken van de Dienst, waaronder:

  • Voor- en achternaam
  • Adres
  • Telefoonnummer (mobiel en vast nummer)
  • Btw-nummer
  • Taal
  • Land
  • Toestemming voor / Weigering van direct marketing
  • Wanneer een klant een bedrijf is, verzamelen we ook basale gegevens over contactpersonen en vertegenwoordigers van het bedrijf en informatie over de Gebruikers.

Het verstrekken van deze persoonsgegevens is optioneel en is niet nodig om een account voor de Dienst aan te maken. Het verstrekken van deze gegevens kan echter wel nodig zijn om de functies van de Dienst ten volle te benutten.

Gegevens met betrekking tot het gebruik van de Dienst

Het kan ook voorkomen dat we automatisch gegevens verzamelen wanneer de Gebruiker onze Dienst gebruikt. Deze gegevens omvatten:

  • de activiteit van de Gebruiker binnen de Dienst, waaronder transactiegegevens op basis van de activiteit van de Gebruiker en de transactiegegevens die de Gebruiker naar de Dienst uploadt; en
  • abonnementsgegevens, waaronder gegevens over de facturatie en inning van de maandelijkse abonnementskosten van de Gebruiker.

Wanneer de Gebruiker de maandelijkse abonnementskosten binnen onze dienst betaalt, gaat dit via externe betalingsproviders: Stripe, Braintree en Maksuturva. We maken met deze providers gebruik van veilige en transparante betalingsmethoden en we slaan geen kaartgegevens op in ons systeem. De betalingsproviders verstrekken ons alleen tokens, aan de hand waarvan wij betalingen verwerken. Bij het verwerken van de betaling wordt gecontroleerd of deze tokens geldig zijn.

Gegevens die we automatisch krijgen bij het gebruik van de Dienst

Bij het gebruik van de dienst krijgen we ook technische gebruiksgegevens, zoals:

  • tijdstempels en loggegevens met betrekking tot het gebruik van de Dienst; en
  • gegevens over de apparaten waarop de Dienst gebruikt wordt, waaronder IP-adressen en de versie van het softwareprogramma, verkregen via de browser en de cookies van de Gebruiker.

Hoe we persoonsgegevens gebruiken

We verwerken persoonsgegevens voor drie hoofddoelen.

Levering van de Dienst

Om de Gebruiker te voorzien van diensten, vragen sommige aspecten van onze Dienst om de verwerking van persoonsgegevens. In dit geval kan het bijvoorbeeld gaan om de verwerking van gegevens die we nodig hebben om de Dienst aan de Gebruiker te leveren, om klantenservice te verlenen of om de Gebruiker te factureren. De verwerking is in dit geval gebaseerd op de overeenkomst tussen de Gebruiker (of zakelijke klant) en Zervant.

Ontwikkeling en onderzoek ten behoeve van de Dienst

Het kan voorkomen dat we persoonsgegevens gebruiken om de kwaliteit van de Dienst te verbeteren, om problemen die binnen de Dienst zijn geconstateerd te verhelpen en om betere functies voor de Gebruikers te ontwikkelen. We baseren ons bij deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang om onze Dienst en de functies en inhoud ervan te verbeteren. Het kan ook voorkomen dat we anonieme, geaggregeerde statistische informatie genereren voor onderzoeksdoeleinden, waaronder Business Intelligence.

Marketing en communicatie

Het kan voorkomen dat we persoonsgegevens gebruiken om de Gebruiker relevante informatie over de Dienst te sturen. Persoonsgegevens kunnen ook gebruikt worden voor reclame, marketing, direct marketing en gepersonaliseerde marketing met betrekking tot Gebruikers. Het kan voorkomen dat we algemene profielen van Gebruikers opstellen om relevantere inhoud en advertenties te bieden. We baseren ons bij deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang om Gebruikers op de hoogte te houden van onze Dienst en om nieuwe en relevante producten en diensten onder onze Gebruikers te promoten. De Gebruiker heeft het recht om direct marketing te allen tijde te weigeren.

Delen van persoonsgegevens

Het kan voorkomen dat we persoonsgegevens met derden delen wanneer:

  • de wet dit toestaat of voorschrijft;
  • onze vertrouwde dienstverleners namens ons en op basis van onze aanwijzingen diensten aan ons verlenen. We blijven echter altijd verantwoordelijk voor het gebruik van de persoonsgegevens van de Gebruiker en behouden te allen tijde de controle hierover;
  • Zervant betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van een deel van of al zijn activa;
  • we te goeder trouw ervan overtuigd zijn dat openbaarmaking noodzakelijk is om onze rechten of de veiligheid van de Gebruiker en anderen te beschermen, fraude te onderzoeken of gehoor te geven aan een overheidsverzoek.

Zervant verkoopt geen persoonsgegevens van Gebruikers aan derden.

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU/EER

Over het algemeen geven we persoonsgegevens van Gebruikers niet door buiten de EU/EER. Een aantal van de vertrouwde dienstverleners waarmee Zervant werkt, opereert echter vanuit de Verenigde Staten. Wanneer deze dienstverleners diensten aan ons verlenen, kan het voorkomen dat we bepaalde persoonsgegevens van Gebruikers naar de Verenigde Staten moeten doorsturen. Om een adequaat niveau van gegevensbescherming te bieden, hebben onze dienstverleners zich ertoe verbonden om in dergelijke gevallen de waarborgen te hanteren die de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming verplicht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het EU-VS-privacyschild.

Bewaren van persoonsgegevens

De persoonsgegevens van de Gebruiker worden niet langer bewaard dan nodig om de in dit Privacybeleid omschreven doeleinden te verwezenlijken. Wanneer de wet of onze rechten of verplichtingen of die van de Gebruiker niet meer vragen om de persoonsgegevens van de Gebruiker, zullen we deze persoonsgegevens verwijderen. Wanneer de Gebruiker bijvoorbeeld zijn/haar gebruikersaccount voor de Dienst verwijdert, worden de gegevens meteen van de Dienst verwijderd. De persoonsgegevens blijven in een dergelijk geval wegens technische redenen tot één jaar lang in onze back-ups bewaard voordat deze verwijderd worden.

De privacyrechten van de Gebruiker

De Gebruiker heeft het recht om de persoonsgegevens die we over hem/haar hebben in te zien. De Gebruiker kan op elk moment zijn/haar persoonsgegevens inzien, corrigeren, bijwerken, wijzigen of verwijderen. Bepaalde gegevens zijn echter absoluut nodig om de in dit Privacybeleid omschreven doeleinden te verwezenlijken. Daarnaast kunnen bepaalde gegevens ook wettelijk verplicht zijn. De Gebruiker mag dergelijke persoonsgegevens daarom niet verwijderen.

De Gebruiker heeft het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, zoals profilering voor marketingdoeleinden. De Gebruiker heeft ook het recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens voor zover de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming dat vereist.

De Gebruiker heeft recht op dataportabiliteit. Dit houdt in dat de Gebruiker het recht heeft om persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen voor zover de toepasselijke wetgeving dat vereist.

De Gebruiker kan zijn/haar persoonsgegevens binnen de Dienst corrigeren, verwijderen of anderszins beheren of kan hiervoor via het contactformulier in het Helpcentrum contact opnemen met het klantenserviceteam van Zervant.

Indien de Gebruiker vindt dat wij persoonsgegevens verkeerd verwerken, heeft de Gebruiker het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van het EU- of EER-land waar hij/zij gevestigd is. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens en in België de Gegevensbeschermingsautoriteit. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je hier en die van de Gegevensbeschermingsautoriteit vind je hier.

Informatie met betrekking tot kinderen

Onze Dienst is niet gericht op kinderen jonger dan zestien jaar. Als je ontdekt dat iemand jonger dan zestien jaar persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact met ons op. Onze contactgegevens vind je in de paragraaf ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ aan het begin van dit document, maar je kunt ons ook gewoon een e-mail sturen via privacy@zervant.com.

Cookies en andere vergelijkbare technieken

Voor het leveren van de Dienst maken we gebruik van cookies en andere vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op het apparaat van de Gebruiker worden geplaatst om standaard loggegevens van het internetgedrag te verzamelen. De Dienst bevat bepaalde functies waarvoor cookies nodig zijn. We gebruiken cookies om de functionaliteit van de Dienst te verhogen en om deze gebruiksvriendelijker te maken.

De Gebruiker kan zijn/haar browser instellen om cookies te weigeren. De Gebruiker kan in de browser ook het gebruik van cookies beperken of de opgeslagen cookies verwijderen. Aangezien cookies een rol spelen bij het functioneren van onze Dienst, kan het beperken ervan er echter voor zorgen dat de Dienst minder goed werkt.

Beveiliging

Zervant neemt beveiliging serieus. We nemen verschillende maatregelen om persoonsgegevens tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang of openbaarmaking te beschermen. Bij deze maatregelen is rekening gehouden met de gevoeligheid van de gegevens die we verzamelen, verwerken en opslaan en de huidige technologie.

Ga voor meer informatie over onze huidige werkwijzen en beleidsregels betreffende de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens naar onze pagina over gegevensbeveiliging. We blijven deze pagina bijwerken naarmate onze werkwijzen met de tijd veranderen.

Wijzigingen in dit Privacybeleid

Het kan voorkomen dat we dit beleid van tijd tot tijd aanpassen. Als we dat doen, geven we hierover binnen de Dienst een melding.

Contact opnemen met Zervant

Neem ook gerust contact met ons op als je vragen hebt over het Privacybeleid van Zervant of onze werkwijzen. Onze contactgegevens vind je in de paragraaf ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ aan het begin van dit document, maar je kunt ons ook gewoon een e-mail sturen via privacy@zervant.com.