Offerte voorbeeld – Gratis downloaden in Excel

Zou je ons een offerte kunnen sturen, vraagt een potentiële klant. Leuk, iemand heeft interesse in jouw diensten of producten. Maar hoe moet je precies een offerte opstellen? Met onze tips en voorbeeld offerte verbeter je je dienstverlening.

Een potentiële klant vraagt meestal offertes op bij meerdere bedrijven. Natuurlijk wil je dat de klant uiteindelijk voor jou kiest. Hoe schrijf je een goede offerte zodat de opdrachtgever met jou samen gaat werken .

Ben je al wat langer ondernemer, zzp’er of freelancer, is je bedrijf aan het groeien of wil je een eenvoudigere oplossing, dan is de software van Zervant misschien wat voor jou.
Je kunt je facturen ook sturen via de software van Zervant. Dat is makkelijk en snel: je kunt namelijk de geaccepteerde offerte direct omzetten in een factuur.

Inhoud

Gratis Offerte voorbeeld

Maak een gratis Zervant account

Downloaden: Excel

Maak een gratis Zervant account

Downloaden: Excel

Wat moet er op een offerte staan?

Er zijn geen wettelijke eisen aan wat er op een offerte moet staan. Het is wel handig om de volgende zaken op je offerte zetten: 

• Je bedrijfsnaam.
• Je adres, emailadres, telefoonnummer website, btw-nummer, je ondernemings/ KBO-nummer (België)/ KvK-nummer (Nederland).
• Je logo (als je die hebt).
• Je betaalgegevens.
• De contactgegevens en het btw-nummer van je klant (als dat van toepassing is).
• De datum van de offerte en tot wanneer de offerte geldig is.
• Je offertenummer (als je regelmatig facturen gaat sturen).
• Spreek de potentiële klant aan (Beste/ Geachte…) en schrijf een prettig leesbare introductie. Laat clichés en saaie zinnen achterwege (zoals ‘naar aanleiding van uw aanvraag stuur ik u deze offerte’).
• Duidelijke informatie over de producten of diensten die je zult leveren: na een algemene omschrijving kun je meer uitleg geven over de opdracht of bestelling en ook een planning voorstellen.
• Het bedrag inclusief en exclusief btw.
• Afsluitende zin: een persoonlijke boodschap die je klant tot actie aanzet.
• Je betalingsvoorwaarden en algemene voorwaarden (aan het eind van je offerte of als link/ bijlage). 
• Ruimte voor de klant om de offerte te ondertekenen.

Verschil offerte en prijsindicatie

Het kan zijn dat een klant of opdrachtgever niet om een offerte vraagt, maar om een prijsindicatie of kostenraming. Wat is het verschil met een offerte?

Bij een prijsindicatie of kostenraming zet je meestal even kort op een rijtje, bijvoorbeeld in een e-mail, wat de kosten zijn van de diensten of producten die je kunt leveren. Maak duidelijk dat het geen offerte is. Eventueel kun je daarna nog een offerte sturen. 

Een offerte is uitgebreider: je beschrijft wat je allemaal precies levert en hoe de prijs opgebouwd is. Meestal verstuur je de offerte als pdf-bestand in een bijlage bij een begeleidende e-mail. 

De offerte is rechtsgeldig; het is dus een juridisch document dat bindend is voor het bedrijf dat deze heeft opgesteld. Voor de klant is de overeenkomst bindend na schriftelijke toestemming, bijvoorbeeld met een handtekening.

Van offerte naar factuur

Nog een paar tips om de kans te vergroten dat de klant voor jou kiest:

• Verzamel eerst alle benodigde informatie zodat je offerte zo goed mogelijk aansluit bij de wensen van je potentiële klant.
• Schrijf waarom de klant het beste voor jou kan kiezen. Wat maakt jou een betere keuze dan de concurrenten? Welke vergelijkbare opdrachten heb je gedaan? 
• Stel niet jezelf centraal, maar de potentiële klant.
• Wees transparant over je prijs: hoe is deze opgebouwd, gaat het om een uurprijs of een projectprijs? Reken je reiskosten? Is het een inschatting of een definitieve prijs?
• Zorg ervoor dat de opmaak er netjes uitziet, de tekst duidelijk, overzichtelijk en to-the-point is en er geen tik- en spelfouten instaan.
• Voeg enkele referenties/ reviews toe om het vertrouwen van je klant te winnen. 
• Stuur je offerte zo snel mogelijk. Dat maakt een professionele en betrouwbare indruk en je komt niet onder op de stapel van offertes.
• Neem na enkele dagen contact op met de klant om te vragen of de offerte goed ontvangen is en of er nog vragen zijn.

Een offerte is in feite een soort visitekaartje en een kans om meer van jezelf te laten zien. Met Zervant maak en stuur je gestandaardiseerde offertes. Het is simpel en snel. Zo kun je je dienstverlening verder professionaliseren en hou je meer tijd over voor je bedrijf en de dingen die je graag doet.

We hopen natuurlijk dat je offerte geaccepteerd wordt en dat je aan de slag kunt voor de klant in kwestie. Als je je diensten of producten geleverd hebt, moet je natuurlijk een factuur sturen. We hebben ook een voorbeeld factuur die je kunt downloaden. 

Veel succes met je offerte!