Verkkolaskutus on helppoa Zervantilla

Verkkolaskutuksen ABC

Verkkolaskutus eli sähköinen laskutus on yhä suositumpaa. Etenkin Suomessa kuluttajat ovat huomanneet e-laskujen näppäryyden, ne on helppo maksaa suoraan verkkopankista. Mutta entä yritysten välinen verkkolaskutus? Miksi se on kasvussa, entä miten se oikeastaan toimii? Vastaamme näihin kysymyksiin ja annamme kattavan tietopaketin verkkolaskutuksen saloihin.

Mikä on verkkolasku?

Alkuun on monesti ajateltu, että verkkolasku on sama asia kuin sähköpostilasku. Tämä on joissakin maissa edelleen yleinen harhaluulo. Suomessa olemme e-laskujen myötä oppineet, että laskut voivat tulla suoraan pankkiin ja ne voi maksaa sieltä parilla klikkauksella tai asettaa jopa automaattisesti veloitettaviksi. Verkkolaskun täytyy täyttää kaksi oleellista kriteeriä ollakseen oikea verkkolasku:

  1. Laskun pitää olla digitaalinen tai toisin sanoen konekielinen koko laskun siirtymäajan myyjältä vastaanottajalle.
  2. Laskun täytyy siirtyä automaattisesti yhdestä laskutusjärjestelmästä toiseen. Siinä ei siis ole manuaalista käsittelyä missään vaiheessa.

Mikä on verkkolasku

Yritysten välillä tapahtuvassa verkkolaskutuksessa on myös tärkeää ymmärtää, että se ei toimi samalla tavalla kuin yritykseltä kuluttajalle. Lasku ei kulje verkkopankkiin vaan toiseen laskutusjärjestelmään. Miksi? Koko verkkolaskutuksen ideana on tehostaa laskujen kulkua. Informaatio lähetetään yritykseltä asiakkaalle helpoimmalla mahdollisella tavalla. Tällä tavalla maksu voidaan toteuttaa ilman, että asiakkaan tarvitsee syöttää maksutietoja uudelleen.

Lisäksi julkisen hallinnon toimijat ja yritykset haluavat pitää laskutuksen yhdessä paikassa. Tämä onnistuu helpoiten käyttämällä laskutusjärjestelmää.

Listasimme alle verkkolaskutuksen yleisimmät hyödyt ja haasteet.

Verkkolaskutuksen hyödyt

  • Helppoa! Verrattaessa esimerkiksi paperilaskutukseen on verkkolaskutus paljon nopeampaa ja varmempaa. Lähettäessäsi paperilaskun joudut ensin tarkistamaan sen, tulostamaan sen ja sitten lähettämän meilillä tai perinteisesti postitse. Verkkolaskutus säästää aikaa, sillä sinun ei tarvitse tulostaa tai lähettää laskua erikseen.
  • Verkkolaskut noudattavat pääasiassa samaa formaattia, vaikka eroja voi esiintyä maiden välillä. Vastaanottajan ei tarvitse syöttää tietoa manuaalisesti, joten virheiden riski vähentyy huomattavasti. Laskujen arkistointi on näin ollen myös helpompaa.
  • Ympäristöystävällistä. Verkkolaskutuksen ansiosta käytät huomattavasti vähemmän paperia eli rasitat vähemmän ympäristöä.
  • Pienemmät kustannukset. Lähetyskustannukset pienenevät verkkolaskutusta käytettäessä. Laskuja ei tarvitse tulostaa, mikä jo itsessään tuo hurjan säästön. Tämä koskee sekä laskun lähettäjää sekä sen vastaanottajaa.
  • Nopeampi rahankulku. Myyjä ja ostaja säästävät rahaa ei vain postimaksuissa vaan myös ajassa. Automatisointi säästää hurjasti aikaa. Tämä puolestaan helpottaa laskun maksamista ja helpottaa myyjän kassavirtaa.

Verkkolaskutuksessa on myös omat haasteensa, kuten muissakin laskutustavoissa. Verkkolaskutukseen siirtyminen ei välttämättä ole yhtä luonnollista pienelle yritykselle kuin isolle yritykselle. Pienet yritykset joutuvat mukautumaan isompien yritysten käyttötapoihin, jos ainoana vaihtoehtona on laskuttaa verkkolaskun muodossa.

Verkkolaskutuksen haasteet

  • Vaatii investointia. Kuten kaikki uudet järjestelmät myös verkkolaskutus vaatii alkuinvestoinnin, jotta se lähtee kunnolla pyörimään. Käyttöönottovaiheessa verkkolaskutus saattaa siis tuoda lisäkustannuksia.
  • Eri systeemit. Tarvitaan laskutusoperaattoreita, jotta saadaan verkkolaskutus toimimaan, ja jotta lasku voidaan lähettää verkossa.
  • Lait ja säännöt. Eri maissa on eri käytännöt laskujen säilyttämiselle ja laskun sisällön kannalta vaadittavalle informaatiolle. EU:n tavoitteena on yhtenäistää laskuihin liittyviä käytäntöjä Euroopassa.
  • Vanhat tavat. Tottumuksesta esimerkiksi paperiseen laskuun vie aikaa päästä eroon ja täytyy opetella uusia tapoja.

Yritysten välisen verkkolaskun matka myyjältä ostajalle

Miten lasku lopulta kulkee laskutusohjelmasta asiakkaalle verkkolaskuna? Verkkolaskun matka on tämä:

  1. Luot laskun laskutusohjelmalla. Et voi luoda sitä esimerkiksi Wordillä ja skannata sitä ohjelmaan. Ohjelman pitää pystyä lukemaan laskulla olevat tiedot suoraan. Kun klikkaat lähetä, laskutusohjelma muuntaa laskun luettavasta muodosta konekieliseksi (huomaa alempana otsikko Konekielinen).
  2. Laskutusohjelma lähettää laskun verkkolaskuoperaattorille. Operaattori, ei ihminen, lukee laskun koodin läpi ja tunnistaa koodauksen perusteella, mikä on asiakkaasi käyttämä operaattori ja missä muodossa hänen operaattorinsa pystyy lukemaan laskun.
  3. Asiakkaasi operaattori vastaanottaa laskun. Operaattori tarkistaa, että laskulla on tarvittavat tiedot ja välittää laskun asiakkaasi laskutusjärjestelmään.
  4. Asiakkaasi saa laskun hänen laskutusjärjestelmässään. Lasku on jälleen ihmiselle luettavassa muodossa. Näin asiakkaasi voi parilla klikkauksella maksaa laskun haluamallasi tavalla.

Teimme kuvan selventääksemme verkkolaskun matkaa:

Verkkolaskun toimitus

Puramme myös alla verkkolaskun matkaan liittyviä termejä.

Verkkolaskut – näillä termeillä huippulaskuttajaksi

Teimme sinulle pienen sanaston verkkolaskutusta varten. Näin sinun on toivottavasti helpompi ymmärtää asiakkaasi antamia verkkolaskutusohjeita sekä mahdollisia operaattoreiden vaatimuksia.

Konekielinen

Konekielinen tarkoittaa sananmukaisesti tietoja, joita koneet (eli ohjelmat) pystyvät lukemaan läpi ilman ihmisen käsittelyä. Tämä vaatii sitä, että tiedoille on annettu tarkat säännöt, missä muodossa niiden tulee olla. Nämä säännöt ovat luoneet yhteisiä verkkolaskutuksessa käytettyjä standardeja, kuten Finvoice ja TEAPPS.

Käytännössä nuo standardit määrittävät sen, minkälaiselta koodisarjalta lasku näyttää. Alla on kuva Zervantilla tehdystä pdf-muotoisesta laskusta ja sen vieressä oikealla on pieni osa laskusta sen konekielisessä muodossa. Todellisuudessa tuo koodisarja on monen sivun pituinen.

Laskun konekielinen muoto

Verkkolaskuoperaattori

Verkkolaskuoperaattori on ohjelma, joka pystyy tulkitsemaan konekielisen laskun. Periaatteessa myyjä voisi luoda laskun Microsoft Wordillä, mutta se pitäisi osata koodata yllä näkyvän kuvan mukaiseksi. Lisäksi konekielisiä standardeja on monia, koodi voi siis näyttää erilaiselta. Tätä varten EU on pyrkinyt yhteinäistämään verkkolaskutusstandardeja, jotta operaattoreiden on helpompi tulkita laskujen sisältö.

Suomessa verkkolaskuoperaattoreita ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Basware
  • Apix
  • Maventa
  • Robo Capital
  • Liaison Technologies

Verkkolaskutusverkosto

Jotta laskut toimittuvat varmemmin verkkolaskuoperaattoreiden välillä, operaattoreista on muodostettu verkostoja. Yksi tutuimmista verkostoista on Peppol (Pan European Public eProcurement On-Line).

Verkkolaskuosoite

Miten lasku selviää matkan päähän eli asiakkaasi laskutusjärjestelmään? Vastaus on verkkolaskuosoite! Sen avulla operaattorit osaavat toimittaa laskun oikeaan paikkaan. Verkkolaskuosoite on siten vähän kuin puhelinnumero tai kotiosoite.

Huom! Verkkolaskuosoite voi olla monessa muodossa. Suomalaisille on tullut erittäin tutuksi OVT-muotoinen osoite. Se ei silti ole synonyymi verkkolaskuosoitteelle. OVT alkaa aina 0037 ja on yhteensä 12 luvun mittainen. Osoite voi kuitenkin olla myös IBAN-muotoinen, tällöin verkkolaskuoperaattorina toimii usein pankki. Myös alv-tunnus on mahdollinen tai ulkomailla usein käytössä olevat GLN tai DUNS.

Verkkolaskuosoitteisto

Yleensä ostaja antaa myyjälle verkkolaskuosoitteen, Suomessa onneksi on myös huippu työkalu osoitteen löytämiseksi: Tieke verkkolaskutusosoitteisto. Heidän tarjoama tietokanta verkkolaskuosoitteista on todella kattava ja helppokäyttöinen.

Näppärä lisätoiminto on myös se, että he näyttävät verkkolaskuosoitteen lisäksi yritysten käyttämät operaattorit ja operaattoreiden osoitteet. He päivittävät osoitteistoa jatkuvasti.

Ovatko yrittäjät valmiita verkkolaskutukseen?

Suomessa verkkolaskutus on ollut suosittua jo pidemmän aikaa ja siitä on tullut melkeinpä tapa. Muut EU-maat ovat jonkin verran Suomea jäljessä ja vasta totuttelevat verkkolaskutukseen. EU on kuitenkin kuvannut lehdistötiedotteessaan verkkolaskutusta näin:

Verkkolaskutus on tärkeä osa tehokasta taloudellista ketjua ja tutkimus osoittaa, että trendi on menossa siihen suuntaan.

Itse asiassa EU:n direktiivin toisena vaiheena kutsuttu verkkolaskulaki tuli juuri tänä vuonna (2020) voimaan, mikä osaltaan vauhdittaa verkkolaskutusta. Aiemmin julkisen hallinnon toimijat ovat voineet vaatia yrityksiltä verkkolaskuja, nyt myös yritykset voivat vaatia niitä.

Myös me täällä Zervantilla olemme tehneet tutkimuksen 500 000:sta Zervantin kautta lähetetystä verkkolaskusta. Tutkimus avaa pienyritysten verkkolaskutusta ja verkkolaskutuksen tuomia etuja.

Zervantissa verkkolaskutuksen lähetys ei vaadi kuin asiakkaasi verkkolaskuosoitteen ja pari klikkausta. Huomaa myös, että voit kokeilla sitä ilmaiseksi kuukausitilauksella kahden viikon ajan.

Verkkolaskujen tekeminen voi olla vaivatonta!

Zervant on suunniteltu pienille yrityksille. Sillä lähetät verkkolaskut parilla klikkauksella. Tilin luominen on täysin ilmaista!

Kokeile ilmaiseksi
Zervant-laskutusohjelma

Rajaton määrä sähköpostilaskuja, ilmaiseksi!

Zervant Invoicing Software
  • Laskuta verkossa
  • Laskut aina mukanasi mobiilisovelluksella
  • Helppoa ja nopeaa

Zervant tarjoaa helpon laskutusohjelman

Kymmenet tuhannet yrittäjät käyttävät Zervant-palvelua laskutukseen.