Laskun tekeminen – tarkistuslista ja vinkkejä

Miten teen laskun? Mitä laskun pitää sisältää? Vastataksemme näihin kysymyksiin, keräsimme sinulle tärkeimmät asiat, jotka sinun on tiedettävä ensimmäistä laskua luotaessa. Kerromme, mikä on lasku, annamme listan laskulle lisättävistä tiedoista ja vinkkejä valintaan laskupohjan ja laskutusohjelman välillä.

Mikä on lasku ja mitä sen kuuluu sisältää?

Yksinkertaistettuna lasku on asiakirja, joka määrittelee maksupyynnön myydyistä tavaroista tai tarjotuista palveluista. Yritykset laativat laskut yleensä muille yrityksille tai yksityishenkilöille, mutta yhdistykset ja muut organisaatiot voivat myös luoda ja lähettää laskuja. Laskun voi toimittaa asiakkaalle fyysisessä (paperi) tai sähköisessä (sähköposti, verkkolasku) muodossa.

Laskun tekemiseen tarvittavat tiedot

Arvonlisäverolaki asettaa tiettyjä vaatimuksia siitä, mitä asiakirjan tulisi sisältää, jotta se voidaan virallisesti laskea laskuksi. Verohallinnon sivuilta löydät perusteellisen selvityksen siitä, mitä laskun tulisi sisältää, mutta alla olemme listanneet niistä tärkeimmät.

1. Laskun päiväys

Laskun päiväys on tärkeä sekä asiakkaidesi että kirjanpidon kannalta. Laskun päivämäärää käyttämällä asiakas voi helposti selvittää, milloin lasku on laadittu, etenkin jos sen saanti viivästyy. Laskulle kirjoitettava päivä voi olla laskun kirjoituspäivä, tulostuspäivä tai päivä jolloin lasku on toimitettu asiakkaalle.

2. Laskun numero

Laskulle täytyy merkitä tunniste, joka yksilöi laskun aukottomasti. Yleensä käytetään juoksevaa sarjaa. Sarja voi olla jatkuvasti kasvava tai vain tilikauden aikana kasvava. Saman vuoden aikana ei saa olla kahta laskua, joilla on sama tunniste.

Yrittäjät aloittavat usein laskusarjansa muusta numerosta kuin 1, esimerkiksi 1225 voi olla hyvä lähtönumero. Tämä tehdään siitä syystä, ettei laskuista ole suoraan pääteltävissä kuinka monta laskua olet yrityksesi nimissä lähettänyt kuluvalla tilikaudella tai yrityksen elinaikana.

3. Myyjän (eli sinun yrityksen) tiedot

Y-tunnus ja alv-tunnus

Jotta tavaroiden tai palvelujen myyjä on mahdollista yksilöidä, täytyy laskuille kirjata y-tunnus.

Mikäli myynti kohdistuu ulkomaille, on myös hyvä lisätä arvonlisäverotunnus. Alv-tunnuksena toimii merkkijono, joka koostuu Suomessa kirjaimista FI ja y-tunnuksesta, josta on poistettu väliviiva kahden viimeisen merkin välistä.

Esimerkki kansainvälisen arvonlisäverotunnisteen muodostamisesta:

  • Yritys Oy, y-tunnus 1234567-8
  • Kansainvälinen arvonlisäverotunnus: FI12345678

Yhteystiedot

Laskulle tulee kirjata mahdollisimman tarkat tiedot yrityksestäsi:

  • yrityksesi nimi ja osoite
  • yhteyshenkilö
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • mahdollinen verkkosivusto

Huomaa, että lakisääteisyyden lisäksi nämä tiedot auttavat sinua antamaan ammattimaisen ja luotettavan kuvan laskustasi ja yrityksestäsi.

Yrityksen logo

Personoinnissa auttaa laskulle lisättävä logo – näin yrityksesi tunnistetaan välittömästi! Logo antaa yrityksestäsi hyvän vaikutelman. Jos sinulla ei vielä ole logoa, ei hätää! Et tarvitse graafista suunnittelijaa, voit käyttää yksinkertaisia online-työkaluja, kuten Canvaa.

4. Asiakkaan tiedot

Kun teet laskua, on tärkeää, että asiakkaasi yhteystiedot ovat oikein. Ota huomioon myös erikoismerkit, erityisesti, jos sinulla on kansainvälisiä asiakkaita!

Tärkeimmät asiakastiedot ovat:

  • nimi
  • osoite
  • alv-tunnus (jos kyseessä on yritys, etenkin ulkomainen yritys)

Voit myös lisätä asiakastunnuksen – ihanteellisessa tunnuksessa on monta merkkiä, koska se luo vaikutelman laajasta asiakaskunnasta ja lisää uskottavuutta.

5. Myydyt tavarat tai palvelut

Kun luot laskun, kiinnitä erityistä huomiota tuotteisiin tai palveluihin, joita olet laskuttamassa. Nämä ovat laskussasi pääosassa, joten on tärkeää, että ne luetellaan selkeästi ja yksinkertaisilla, kuvaavilla nimillä. Kerro myös myytävien laajuus, määrä, yksikkö ja päivä, jona tavaroiden tai palveluiden myynti on saatu päätökseen tai saatettu päätökseen.

Palvelut voidaan merkitä laskulle tunteina tai tuotteistettuina palveluina. Myydyt tavarat on kuvattava sellaisella tarkkuudella, että ostajalle on selvää, mitä tavaroita hän on ostanut. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että laskulle kannattaa kirjata mahdollisten tuotekoodien lisäksi tuotteiden selväkielinen nimi.

Tässä pari esimerkkiä:

  • Sen sijaan, että laskussa lukisi “Kenkä”, selkeämpi nimi voisi olla esimerkiksi “Punaiset korkeavartiset tennarit, koko 39”.
  • Myös “Työtunti – seinän maalaus” on kuvaavampi kuin pelkkä “Työtunti”.

Näin asiakkaasi näkee välittömästi, mitä lasku koskee.

6. Arvonlisävero

Ole tarkkana, että lisäät kaikki tarvittavat summat ja tiedot liittyen arvonlisäveroon.

Nämä ovat:

  • arvonlisäverokanta (yleisin kanta Suomessa vuonna 2020 on 24%)
  • eri kannat eroteltuna
  • maksettavan veron määrä yhteensä

Laskulla tietojen tulee siis näkyä näin:

Pakolliset tiedot laskurivillä

Laskun maksamista ja seurantaa helpottavat tiedot

7. Maksutiedot ja -ehdot

Vaikka sitä ei vaadita laissa, kannattaa määritellä laskussa maksutiedot, maksuaika (useimmiten 14, 30 tai 60 päivää) ja eräpäivä, jotta asiakkaasi tietää miten ja mihin mennessä lasku on maksettava. Sisällytä myös ehdot viivästyskorkoihin.

Voit tarvittaessa sisällyttää laskuun myös:

  • lisätietoja
  • erityisehdot, kuten alennukset
  • yleiset ehdot (nämä voivat olla erillisessä liitteessä)

8. Viitenumero

Viitenumero ei ole pakollinen tieto, mutta suosittelemme sen käyttämistä, jotta maksusuoritusten seuranta olisi helpompaa. Asiakkaana olet itsekin varmasti huomannut, että laskujen maksaminen käy nopeammin viitenumeron avulla. Lopulta, kun maksutapahtuma näkyy tiliotteellasi, pystyt helpommin yhdistämään laskun ja maksun toisiinsa, ja merkitsemään laskun maksetuksi.

Suomessa viitenumero muodostetaan yleensä laskunumerosta ja yhdestä sen perään laitettavasta tarkistenumerosta. Huom! Et voi keksiä tarkistenumeroa itse. Kannattaa siksi luoda viitenumero sille tarkoitetulla laskurilla.

9. Viivakoodi

Suomessa on käytössä pankkiviivakoodistandardi. Standardin mukaisen viivakoodin sisältävät laskut voidaan maksaa näppärästi skannaamalla viivakoodi verkkopankin selain- tai mobiiliversiolla. Pankkiviivakoodillisen laskun tarjoaminen nopeuttaa laskujen maksamista.

Hyvät laskutusohjelmistot pystyvät luomaan pankkiviivakoodistandardin mukaisen viivakoodin automaattisesti.

10. Tilisiirtolomake

Suomessa käytetään tilisiirtolomaketta, joka sekin osaltaan helpottaa laskujen lukemista. Tilisiirtolomake on mahdollista luoda itse seuraamalla finanssialan sivuilta löytyvää opasta. Monet laskutusohjelmat sisältävät valmiin tilisiirtolomakkeen.

Laskuttaminen ilman alv:a?

Voi olla, että et ole arvonlisäverovelvollinen, toimit alalla, joka on arvonlisäverotonta tai laskutat ulkomaisia yrityksiä. Näissä tapauksissa on tärkeää sisällyttää laskulle tietyt laskumerkinnät. Teimme niistä oman katsauksen tänne.

Laskutusohjelma vai laskupohja?

Laskutusohjelma vai laskupohja

Kun olet valmis aloittamaan laskutusprosessin, voit joko luoda laskun alusta alkaen Excelillä tai Wordillä, käyttää valmista laskupohjaa tai laskutusohjelmaa. On joitain asioita, jotka sinun tulee ottaa huomioon, kun valitset näistä parhainta vaihtoehtoa ja seuraavassa käymme läpi, mikä vaihtoehto on sinulle parhaiten sopiva.

Laskun luominen alusta alkaen itse

Oikeastaan ainoa syy laskun luomiseen alusta alkaen itse on se, että sinulla on hyvin tarkka visio laskusi ulkonäöstä. Useimmille valmis laskupohja tai laskutusohjelma on helpompi tapa päästä alkuun.

Valmis laskupohja

Valmis laskupohja voi olla kätevä, jos lähetät vain kourallisen laskuja vuodessa. Tarjoamme valmiin pohjan Excel-muodossa, voit ladata ilmaiseksi.

Muista, että vaikka on laillista luoda lasku Excelillä, sinun on tallennettava se siten, että sitä ei voi enää muuttaa. Voit tehdä tämän joko fyysisesti tulostamalla laskun tai digitaalisesti tallentamalla laskun pdf-muodossa tietokoneellesi.

Laskutusohjelma

Nykyään laskutusohjelmat ovat niin käyttäjäystävällisiä ja edullisia, että melkein aina kannattaa valita ohjelma laskujen tekemiseen. Kun olet määrittänyt käyttäjätilisi ja lisännyt asiakas- ja tuoterekisterisi ohjelmaan, laskun luominen on todella nopeaa. Lisäksi sinun ei tarvitse huolehtia laskujen järjestämisestä tai niiden seurannasta. Muita etuja ovat esimerkiksi automaattiset raportit, jotka helpottavat kirjanpitoasi.

Zervant on pilvipohjainen laskutusohjelma, joka on kehitetty erityisesti pienyrittäjille. Ohjelma on ilmainen jopa 10 asiakkaalle. Lue lisää tai kokeile sitä ilmaiseksi heti!

Zervant-laskutusohjelma

Rajaton määrä sähköpostilaskuja, ilmaiseksi!

Zervant Invoicing Software
  • Laskuta verkossa
  • Laskut aina mukanasi mobiilisovelluksella
  • Helppoa ja nopeaa

Zervant tarjoaa helpon laskutusohjelman

Kymmenet tuhannet yrittäjät käyttävät Zervant-palvelua laskutukseen.