Maksu myöhässä - toimenpiteet sen saamiseksi

Maksu myöhässä – mitä voit tehdä, jos asiakas ei maksa laskua ajoissa?

Tänä päivänä PK-yrittäjän taloudellinen asema on monesti tiukka, kun yrittäjän täytyy tasapainotella pitenevien maksuaikojen, vaihtelevan kassavirran ja kasvavien asiakasvaatimusten ristiaallokossa.

Kilpailu on kovaa toimialasta riippumatta ja asiakassuhteet halutaan usein säilyttää hinnalla millä hyvänsä – mutta miten toimia silloin, kun maksu alkaa olla pahasti myöhässä? Missä vaiheessa on aika viheltää peli poikki?

Miten käsittelet tätä epämukavaa tilannetta? Miten varmistat, että saat maksusi ajoissa, pidät asiakkaasi tyytyväisinä ja säilytät heidän luottamuksen, jotta voit myydä hänelle lisää palveluita jatkossa?

Yhtä ainoaa ratkaisua tähän ei valitettavasti ole. Sen sijaan on olemassa monta pienempää asiaa, jotka kannattaa tehdä oikein niin, että tämä ongelma minimoidaan. Tässä artikkelissa esittelemme niistä muutaman.

Toimenpiteet laskun maksamisen varmistamiseksi

1. Hyvä asiakassuhde

Ennen kuin alat laskuttaa uusia asiakkaitasi, kannattaa tehdä hieman tutkimusta heidän maksuvalmiudesta ja toimia yrityksesi kannalta hyvällä tavalla. Tänä päivänä saatavilla on runsaasti helppokäyttöisiä ja laadukkaita työkaluja kauppakumppanien luottokelpoisuuden arviointiin ja niiden hyödyntäminen on ehdottoman suositeltavaa – muutaman euron hintainen luottotietoraportti maksaa takuuvarmasti itsensä takaisin pitkällä tähtäimellä. Asiakassuhteen ylläpitäminen on tärkeää, mutta huomioi kuitenkin nämä:

  1. Varmista asiakkaan luottokelpoisuus.
  2. Seuraa asiakkaidesi liiketoimintaa – taloudellinen tilanne elää jatkuvasti.
  3. Ole aktiivinen, ennakoi, neuvottele.
  4. Älä ota hallitsemattomia riskejä – määrittele kipurajasi.
  5. Luota viime kädessä aina faktoihin, älä puheisiin – sovi kaikesta kirjallisesti.
  6. Toimi aina harkiten, mutta ripeästi.

2. Selkeä maksuaikataulu

Kun kyse on laskujen maksuaikataulusta, kannattaa olla mahdollisimman selkeä ja rehellinen heti alusta alkaen. Laskun lähettämisen ja eräpäivän väli ei ole pakko olla yleinen 14 päivää. Kyseessä on enemmänkin hyvän toiminnan linjaus, jota vastaan toimiminen ei riko mitään lakia. Zervantin laskutusohjelmassa voit valita laskujen maksuajan 0 ja 90 päivän välillä. Lisäksi voit luoda osamaksullisia laskuja.

Vaikka perusolettamus on, että lasku maksetaan 14-30 päivän sisällä, käy usein niin, että maksu myöhästyy. Suosituksemme on, että uusille asiakkaille kannattaa valita melko lyhyt maksuaika. Joskus voi olla hyvä pyytää asiakasta maksamaan ensimmäinen lasku jopa ensimmäisen viikon aikana. Näin vältyt uuteen asiakassuhteeseen liittyvästä epävarmuudesta, etkä joudu odottamaan rahojasi liian pitkään.

3. Yhteydenotto asiakkaaseen

Maksun viivästyessä yksinkertainen tapa aloittaa selvitys on soittaa asiakkaalle ja kysyä asiasta suoraan. Asiakkaallesi tämä antaa kuvan henkilökohtaisesta palvelusta ja luo hyvän pohjan pidemmälle asiakassuhteelle. Sinun kannalta puhelimitse on helpompi huomata, keksiikö asiakkaasi tekosyitä maksun myöhästymiselle. Toisaalta maksamattomuus voi olla vain inhimillinen virhe: lasku on mennyt sähköpostin roskapostikansioon tai asiakkaasi on unohtanut maksaa sen.

Toinen vaihtoehto on muistuttaa asiakasta sähköpostitse. Tätä varten kannattaa luoda valmiit viestipohjat niin aikaa säästyy. Tässä muutama esimerkki:

1. Viikko ennen eräpäivää

Hei [ETUNIMI],

Haluaisin muistuttaa lähetetystä laskusta #123, jonka lähetin teille 23.9. Laskun eräpäivä on tasan viikon kuluttua 30.9. 

Toivottavasti ehditte tarkistaa laskun ja laittaa se maksuun siihen mennessä, jos sinulla on kysyttävää niin otathan yhteyttä minuun pian.

Ystävällisin terveisin,

[SINUN NIMESI]

2. Eräpäivänä

Hei [ETUNIMI],

Haluaisin muistuttaa lähetetystä laskusta #123, jonka lähetin teille 23.9. Laskun eräpäivä on tänään, joten maksathan sen mahdollisimman nopeasti.

Toivottavasti ymmärrätte tilanteen kiireellisyyden, jos sinulla on kysyttävää niin otathan yhteyttä heti.

Ystävällisin terveisin,

[SINUN NIMESI]

3. Viikko eräpäivän jälkeen

Hei [ETUNIMI],

Emme ole saaneet maksua laskusta #123 eräpäivään mennessä ja maksu [XXXX] € on erääntynyt 14 päivällä.

Tämän vuoksi olen lisännyt laskulle viivästyskoron [X] % sekä muistutusmaksun 5 €. Maksathan laskun lisäkuluineen heti.

Jos sinulla on kysyttävää niin, otathan yhteyttä minuun pian.

Ystävällisin terveisin,

[SINUN NIMESI]

4. Maksumuistutukset

Jos otat yhteyttä asiakkaaseesi sähköpostitse muistuttaaksesi maksusta, voit samalla lähettää maksumuistutuksen, joka yleisimmin on alkuperäinen lasku.

Yleinen virhe on, että odotetaan eräpäivän umpeutumista ennen kuin lähetetään muistutuksia laskujen eräytymisestä. Voit huoletta lähettää maksumuistutuksen jo ennen eräpäivää tai eräpäivänä. Nuo muistutukset eivät saa olla kulullisia, mutta lisäkuluttomia maksumuistutuksia voi lähettää oman aikataulun mukaan. Lue perintälakiin liittyvät säännöt.

Muistutusten aikataulu

Eräpäivän umpeuduttua voi olla jo liian myöhäistä! Siksi suosittelemmekin, että ensimmäinen maksumuistutus lähtisi 7 päivää ennen varsinaista eräpäivää.

Parhaassa tapauksessa ensimmäinen ystävällinen muistutus johtaa siihen, että lasku maksetaan etuajassa ennen eräpäivää. Jos ei, niin asiakkaasi ainakin muistaa paremmin, milloin häneltä odotetaan maksua. Usein myös vältytään erilaisilta väärinkäsityksiltä kun molemmat osapuolet tiedostavat asian hyvissä ajoin.

Toinen maksumuistutus kannattaa lähettää itse eräpäivänä. Jos edelleen ei maksua kuulu niin kolmas muistutus voi lähteä esimerkiksi viikkoa eräpäivän jälkeen.

Zervantin helppokäyttöisellä laskutusohjelmalla voit luoda maksumuistutuksen yksittäisistä laskuista tai asettaa ne automaattisesti lähtemään kaikista laskuista määrittelemälläsi aikataululla.

5. Siirto perintään

Kun saatavien perintä omin voimin alkaa viedä kohtuuttomasti aikaa ja energiaa taloudellisen riskin kasvaessa, on oikea hetki turvautua ulkopuolisen perintätoimiston apuun. Ammattimaisen toimijan käyttäminen nopeuttaa saatavien kotiutumista merkittävästi, eikä päätöstä kannata lykätä liian pitkälle, riski luottotappion realisoitumisesta voi kasvaa merkittävästi hyvinkin lyhyessä ajassa. Monesti luotettavalta vaikuttaneen asiakkaan heikko taloustilanne tulee ilmi kertarysäyksellä, kun ensimmäiset maksuhäiriöt ilmestyvät.

Syyt ottaa perintätoimisto avuksi

Ulkopuolisen perintätoimiston suorittama yhteydenotto on monella tapaa tehokkaampi, kuin yrittäjän itsensä suorittamat perintätoimet. Perintätoimiston lähettämä vaatimus ja puhelinsoitto on monesti sopiva pelote nopean ratkaisun löytämiseksi. He voivat olla juuri se oikea auktoriteetti koko maksusuorituksen saamiseksi tai vähintään maksujärjestelyn luomiseksi.

Mikäli saatavan suhteen on jotain epäselvää tai se on riitainen, ilmenee tämäkin samalla kun velallisen kanssa päästään keskusteluyhteyteen. Ensisijainen ja paras vaihtoehto on aina osapuolten välinen neuvotteluratkaisu, joka palvelee kaikkien etua. Vaativimmissa perintätapauksissa perintätoimistolla on kuitenkin käytössään myös voimakkaampia perintämenettelyjä, kuten trattaperintä tai saatavan siirtäminen oikeudelliseen perintään.

Sähköiset palvelut

Perintätoimeksiannon tekeminen, yhteydenpito perintätoimistoon ja saatavan tilanteen seuranta onnistuvat tänä päivänä helposti sähköisiä palveluja hyödyntämällä. Käytännössä yksittäisen perintätoimeksiannon jättäminen sähköisesti ei vie muutamaa minuuttia pidempään, jonka jälkeen asian käsittely on poissa työpöydältäsi. Mitä enemmän tietoa maksaja-asiakkaasta on olemassa, sitä nopeampaa ja tehokkaampaa perintä on, joten asiakasrekisterin ylläpitoon kannattaa panostaa. Perintätoimiston asiantuntijat myös auttavat sinua tarvittaessa kaikissa perintäasioihin liittyvissä kysymyksissä.

Katso listamme perintätoimistoista: keräsimme vinkkejä perintätoimiston valintaan ja teimme vertailun toimistojen palveluista.

Tiivistelmä toimenpiteistä, jos maksu on myöhässä:

Toimi näin jos maksu myöhässä

Luottotappio

Luottotappioiden ehkäiseminen lähtee aina liikkeelle järkevästä luottopolitiikasta, jota yritys noudattaa luottokauppaa käydessään. Käytännössä yrityksen luottopolitiikka määrittää ne ehdot, joilla luotto joko myönnetään tai evätään, eli saako ostaja-asiakas tuotteen ennen maksua vai ei. Näiden asioiden pohtimiseen on jokaisen yrittäjän syytä paneutua, sillä oikealla luottopolitiikalla voidaan ehkäistä suuri osa luottotappioista.

Huolimatta varovaisuudesta ja harkitusta luottopolitiikasta, luottokauppaan sisältyy aina riski asiakkaan maksukyvyttömyydestä, joka voi realisoitua luottotappiona. Toimialasta riippuen yksittäinenkin luottotappio voi tarkoittaa usean onnistuneen kaupan katteiden menettämistä, joten niiden paikkaaminen yrityksen tuloksessa on vaikeaa.

Yksinkertaistettu esimerkki:

8 % katteella operoivalle yritykselle 1 000 € luottotappion kattaminen vaatii 12 500 € lisämyyntiä, jotta luottotappio saadaan peitettyä.

Samaan aikaan rekisteröityjen maksuhäiriöiden ja konkurssien määrät ovat kasvaneet tasaisesti, ja riski asiakkaan maksukyvyttömyydestä on todellisempi kuin koskaan, kuten Suomen asiakastieto Oy:n tilastot osoittavat. Myös maksuaikojen tahallinen venyttäminen, kauppakumppanin käyttäminen ”pankkina”, on yleistynyt selvästi. Erityisen voimakkaasti nämä asiat koskettavat PK-sektoria, sillä suuremmilla yrityksillä on yleensä enemmän pelivaraa talousasioiden suhteen, eivätkä yksittäiset saatavat ole yhtä kriittisiä yrityksen toiminnalle. Suurilla yrityksillä myös saatavien hallintaan ja perintään liittyvät prosessit ovat pääsääntöisesti pidemmälle jalostettuja kuin pienillä yrityksillä.

Jos luottotappio realisoituu, täytyy lasku merkitä luottotappioksi kirjanpitoon. Lue luottotappion merkitsemisestä ja vielä muutama vinkki sen välttämisestä.

Zervant tarjoaa helpon laskutusohjelman

Kymmenet tuhannet yrittäjät käyttävät Zervant-palvelua laskutukseen.