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Qu’est-ce qu’un exercice comptable et une clôture comptable ?

Une entreprise enregistre et analyse ses opérations commerciales et financières à échéance fixe grâce à l’exercice comptable. La clôture de celui-ci produit un bilan des comptes annuel ainsi que la déclaration fiscale de la société, autant d’éléments clés à la pérennité de l’activité.

Définition de l’exercice comptable

Un exercice comptable est une formalité comptable des entreprises. Il se déroule sur une période de temps spécifique, généralement d’une durée d’une année ( 12 mois ), au cours de laquelle ses activités financières sont enregistrées, analysées et présentées dans les états financiers.

Définition de la clôture comptable

La clôture comptable est une procédure qui consiste à finaliser l’enregistrement des opérations financières d’une entreprise pour un exercice comptable donné. Elle comprend plusieurs étapes, telles que la vérification des comptes, l’ajustement des écritures comptables, la réalisation de l’inventaire et la préparation des états financiers.

Utilité et importance de la clôture comptable L’exercice sert de base à la gestion et à la prise de décision pour l’entreprise. La clôture comptable permet de dresser un bilan et un compte de résultat qui reflètent la situation financière de l’entreprise à la fin de l’exercice comptable.

Elle sera ensuite présentée aux parties prenantes, et est donc nécessaire à la communication de l’information financière à des tiers tels que les investisseurs, les créanciers et les autorités fiscales. Étape importante pour une entreprise, elle permet de faire un bilan de ses activités et de préparer ses comptes annuels. C’est également un moment clé pour anticiper les éventuels problèmes financiers ou opérationnels et prendre les mesures nécessaires pour y faire face.

Quelles sont les règles concernant la clôture de l’exercice comptable ?

Établissement des comptes annuels, vérification, approbation, dépôt… La clôture de l’exercice doit respecter certaines règles fixées par la loi pour être conforme à cette dernière et éviter d’éventuelles sanctions par la suite. Pour les entrepreneurs qui réalisent leur comptabilité en auto-entreprise, Zervant représente une aide bienvenue pour dégager du temps et le consacrer à d’autres projets.

Date de clôture de l’exercice

La date de clôture de l’exercice comptable dépend de la décision de l’entreprise et de son statut. Elle n’est pas définitive durant toute la vie de l’entreprise et peut être changée à n’importe quel moment. La date doit cependant être fixe chaque année et il est impossible de choisir une date variable telle que le premier lundi d’un mois par exemple.

En général, elle est fixée au 31 décembre mais elle peut également être fixée à la fin d’un autre mois, comme le 31 mars ou le 30 juin. En effet, les entreprises peuvent choisir une date différente en fonction de leurs besoins ou de leur secteur d’activité. Par exemple, les entreprises agricoles peuvent choisir une date de clôture différente pour se conformer aux exigences de leur secteur.

Clôture mensuelle

La clôture comptable peut également se faire au mois. Les lignes validées sont donc définitives et ne peuvent plus être modifiées par la suite. Ce procédé sera alors intéressant pour rythmer la collecte des données de l’entreprise, fournir des indicateurs mensuels concrets ou encore réagir rapidement et efficacement lors de la constatation d’écarts.

En accumulant les clôtures mensuelles, le travail à fournir pour la clôture annuelle sera d’autant plus simple. En ayant pu anticiper les éventuels problèmes tout au long de l’année, le bilan final a plus de chance d’être équilibré et stable.

Obligations légales, comptables et fiscales

Selon les articles R6145-43 à R6145-53 du Code de la santé publique, la clôture de l’exercice comptable entraîne plusieurs obligations légales, comptables et fiscales, dont notamment :

L’élaboration des comptes annuels

Les entreprises doivent établir un bilan, un compte de résultat et une annexe aux comptes pour présenter leur situation financière et leur performance au cours de l’exercice. Suite à la clôture, le comptable a 3 mois pour établir les comptes annuels et 15 jours supplémentaires pour les sociétés ayant une clôture au 31 décembre.

La réalisation d’un inventaire

Les entreprises doivent procéder à un inventaire de leurs stocks, de leurs créances et de leurs dettes pour établir une image fidèle de leur situation patrimoniale.

La vérification des comptes

Les comptes doivent être vérifiés pour s’assurer qu’ils sont exacts et complets. Cette vérification peut être effectuée par un commissaire aux comptes pour les entreprises dépassant certains seuils, notamment en termes de chiffre d’affaires ou de nombre de salariés.

La préparation de la déclaration fiscale Les entreprises doivent préparer leur clôture fiscale pour l’année en cours et la déposer auprès des autorités fiscales dans les délais impartis.

La distribution des dividendes

Si l’entreprise décide de distribuer des dividendes à ses actionnaires, elle doit suivre les procédures et les obligations légales en la matière.

La tenue des assemblées générales

Les entreprises doivent tenir des assemblées générales pour approuver les comptes annuels, distribuer les dividendes et prendre les décisions nécessaires pour l’avenir de l’entreprise.

Ces obligations peuvent varier en fonction de la taille et du type de l’entreprise, ainsi que des règles fiscales et comptables en vigueur.

Quelle est la durée de l’exercice comptable ?

L’exercice comptable est encadré afin que l’entreprise vérifie son inventaire et la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine au moins tous les 12 mois. On appelle cela le bilan de clôture, ou bilan comptable.

Durée du premier exercice fiscal

La date de clôture du premier exercice est particulière. En effet, elle présente des règles spécifiques à cette première échéance comptable :

l’exercice est de plus ou moins 12 mois, selon la date de création de l’entreprise,
il peut s’étendre au maximum jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle de création,
la première déclaration fiscale peut être plus complexe car elle doit couvrir la période qui va de la création de l’entreprise jusqu’à la fin de son premier exercice,
le premier exercice fiscal peut impliquer des formalités de création d’entreprise, telles que l’immatriculation, qui peuvent prendre du temps et entraîner des coûts supplémentaires,
le premier exercice fiscal peut également inclure des coûts de mise en place et des investissements initiaux, qui ne se reproduiront pas nécessairement les années suivantes. Ces particularités sont à prendre en compte pour assurer une bonne gestion fiscale de l’entreprise et préparer, dans les meilleures conditions, ses obligations fiscales et comptables.

Conseils pratiques quant au choix de la date de clôture de l’exercice comptable

Choisir la date de clôture d’exercice comptable a, comme on a pu le voir, plusieurs impacts sur une entreprise. Aussi, il est conseillé de réfléchir à certains critères pour optimiser la date et bénéficier notamment d’avantages fiscaux.

Les éléments principaux à prendre en compte sont, par exemple :

la saisonnalité de l’activité,
la fiscalité de l’entreprise,
la disponibilité des intervenants et de l’expert comptable,
le niveau des stocks et ses variations durant l’année,
le niveau de la trésorerie,
la date de versement des dividendes. En somme, il faut bien penser à tout l’environnement de l’entreprise ainsi qu’aux acteurs qui composent son quotidien pour établir d’une date de clôture adéquate.

Clôture de l’exercice comptable au 31 décembre, le cas des BNC et des auto-entreprises

Il est bon à savoir que tout le monde ne peut pas choisir librement sa date de clôture d’exercice comptable. Effectivement, deux cas sont bien particuliers.

Les entreprises titulaires de Bénéfices Non Commerciaux ( BNC ) Les professions libérales identifiées en BNC doivent obligatoirement fixer le 31 décembre comme date de clôture d’exercice comptable.

Les auto-entreprises Les personnes en auto-entreprise ont un régime spécial et une comptabilité simplifiée. N’étant pas soumis à l’impôt sur le revenu ( IR ) ni à l’impôt sur les sociétés ( IS ), les auto-entrepreneurs ne doivent pas tenir de comptabilité et, donc, sont dispensés d’exercice comptable.

Pourquoi et comment modifier la date de clôture de l’exercice ?

Changer la date de clôture de l’exercice comptable permet de réagir efficacement en mettant à profit les options possibles pour son entreprise. Par exemple, c’est idéal pour clôturer suite à un pic d’activité ( forte trésorerie et faibles stocks ) ou pour profiter d’optimisations fiscales et sociales comme l’exonération de CFE durant le premier exercice.

Pour changer la date de clôture, il faut :

prendre la décision avant la fin de l’exercice comptable,
la voter au cours d’une Assemblée Générale Extraordinaire ( AGE ) pour les sociétés,
déposer la demande au Greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social de l’entreprise. Les documents à prévoir sont le formulaire de déclaration de modification M2, une copie des statuts et une copie du procès-verbal de l’AGE. Notons également que cette modification doit figurer au journal d’annonces légales car les statuts seront modifiés. De même, ce changement a un coût de 150 € à 1 500 €, selon le nombre d’associés.

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Clôture d’exercice comptable : choisir sa date de clôture d’exercice