Bäst i världen på e-fakturering: Finlands framgångssaga

Hur kommer det sig att Finland alltid ligger i topp globalt när det gäller e-fakturering, och vilka fördelar ger det Finlands cirka 250 000 mikroföretagare? Låt oss höra vad experterna säger att andra länder kan lära av de nordiska mästarna i e-fakturering.

”Det är svårt att ens tänka tanken att återgå till det gamla sättet att skicka och betala fakturor”, säger Aki Rouvinen, en finsk entreprenör som importerar byggmaterial från Europa. ”Tidsvinsterna och kostnadsminskningen är betydande.”

När det gäller e-fakturering är Finland en internationell stjärna (och, vilket kanske inte är en slump, Zervants hemland). Enligt statistik från Finlands Bank skickades sammanlagt 330 miljoner elektroniska fakturor i landet under 2017.

”E-fakturor är mycket vanligare i Finland än i något annat land, relativt sett”, observerar Bo Harald, som är känd som skaparen av internetbanker i Finland och ansedd som en av de viktigaste tekniska påverkarna under detta århundrade enligt Institutional Investor. ”Det fanns en tid när Nordea hade fler e-bankbetalningar än någon annan bank och Finland hade fler e-fakturor än något annat land, även i absoluta tal, men där har nu mycket större länder vuxit ikapp.”

Harald har varit delaktig i utvecklingens alla steg. Han menar att framgångarna för Finland har berott på – och fortsätter att bero på – en lång process som kräver stora nätverk och ett nära samarbete mellan bankerna, statliga institutioner och privata företag.

I nätverket finns också mindre aktörer, som gått in på marknaden för att kunna erbjuda tjänster till speciella målgrupper. Företag som Zervant har förändrat marknaden genom erbjudanden till de som skickar fakturor, eftersom fakturahanteringen av tradition hade monopoliserats av de redan etablerade bankerna.

Mattias Hansson, CEO och medgrundare av Zervant, anser att en av nyckelfaktorerna har varit att Finland skapade standarder som säkerställde interoperabilitet mellan systemen och nätverken för e-fakturering.

”Finland investerade också tidigt i e-faktureringsbranschen, flera år innan den reglerades av ett EU-direktiv.”

Allt handlar om pengar, pengar, pengar

En av de viktigaste anledningarna till önskan att främja e-fakturering är helt enkelt: pengar. De möjliga kostnadsbesparingarna är enorma, inte bara för de enskilda företagen utan även nationellt.

”Organisationen Finlands Näringsliv har beräknat att de årliga besparingarna uppgår till 2,8 miljarder euro för företagen, Statskontoret lägger till sammanlagt 150 miljoner för den statliga sektorn och Kommunförbundet ytterligare 150 miljoner för kommunerna”, förklarar Harald. ”Det kan innebära kostnadsminskningar på över tre miljarder euro varje år.”

Men de som utvecklade e-faktureringen ville göra det lika enkelt att skicka fakturor som det var att betala dem. Det möjliggjordes av en gemensam standard, Finvoice, och den mycket kompatibla TEAPPS-standarden.

”Målet var att göra det möjlig för alla med fungerande fingrar att kunna skicka ut e-fakturor”, säger Harald, ”speciellt Finlands över 200 000 mikroföretagare.”

Harald påpekar att eftersom fältet var vidöppet för alla typer av aktörer, har konkurrensen gett möjligheter även för mindre fintech-företag. Ett exempel: Zervant fokuserar på småföretag som ofta inte har något eget fungerande faktureringssystem eller någon egen faktureringsprogramvara.

”Industrin har traditionellt fokuserat mest på den allmänna sektorn och stora företag, men vi måste komma ihåg att över 90 % av företagen är små, med färre än 10 anställda”, förklarar Hansson. ”En stor del av dessa mikroföretag är leverantörer till de större företagen och man kräver att dessa ska kunna sända ut e-fakturor, men de saknade de tekniska lösningarna för att kunna göra det. Vi skapade Zervant för att även mikroföretag och småföretag skulle få enkel tillgång till e-fakturering.”

Sprid de goda nyheterna – och de goda vanorna

Eftersom stora företag och myndigheter krävde e-fakturor från sina underleverantörer och eftersom föreskrifterna uppmanade till e-fakturering, har Finland blivit ett exempel för många andra länder.

Harald tror att Finland samtidigt har varit tillräckligt stort för att kunna bygga tillräckligt stora nätverk och tillräckligt litet för att få med alla parter runt bordet. Dessutom har det funnits utrymme för konkurrens, och utvecklingen har varit snabb inom fintech eftersom man försökt att överträffa varandra. På andra håll i världen har standardisering och att få med bankerna i processen varit en mycket långsammare process.

”Övergången sker inte över en natt”, betonar Harald. ”Finlands nyskapande arbete har skett stegvis, och andra länder kommer säkert att behöva följa ett liknande mönster.”

Med de konkreta bevisen på fördelar med e-fakturering och med EU-bestämmelser som stakar ut vägen, tror Harald att vi inom några år inte ens kommer att tänka på e-fakturering som något som skiljer sig från andra metoder. Istället kommer e-fakturering att vara det nya normala, och snart det enda acceptabla.

”Det kommer inte att ta så lång tid. Vi har miljarder skäl att tro att så är fallet.”

Aki Rouvinen har också observerat det ökande intresset för e-fakturering inom byggbranschen. Med fortfarande är det en lång väg kvar. ”Vi fick nyligen ett brev med den gamla posten från en av våra partner i Tyskland, som berättade att de äntligen går över till elektronisk fakturering. För att acceptera detta var jag tvungen att underteckna formuläret och faxa det till dem. Men det är i alla fall ett steg framåt!”