How to Ask Your Clients for Late Payment

Mitä teet kun asiakkaasi eivät maksa laskujasi ajoissa?

Maksujen karhuamista asiakkaalta ei ole kivaa. Se tuntuu epämukavalta, on aikaa vievää, ja samalla et halua häiritä asiakastasi liikaa. Mutta myöhästyneet maksut voivat muodostua merkittäväksi haitaksi yrityksellesi. Yrittäjänä on elintärkeää saada maksu tehdystä työstä!

Miten käsittelet tätä epämukavaa tilannetta? Miten varmistat, että saat maksusi ajoissa, pidät asiakkaasi tyytyväisinä ja säilytät heidän luottamuksen, jotta voit myydä hänelle lisää palveluita jatkossa?

Yhtä ainoaa ratkaisua tähän ei valitettavasti ole. Sen sijaan on olemassa monta pienempää asiaa, jotka kannattaa tehdä oikein niin että tämä ongelma minimoidaan. Tässä artikkelissa esittelemme niistä muutaman.

Kirjoita viestit oikein alusta alkaen

Kun kyse on laskujen maksuaikataulusta, kannattaa olla mahdollisimman selkeä ja rehellinen heti alusta alkaen. Laissa laskujen perinnästä (513/1999) on säädetty, että ”maksumuistutuksesta saa vaatia perintäkuluja vain, jos saatavasta on vähintään 14 päivää ennen sen erääntymistä lähetetty velalliselle lasku tai muu erääntymisilmoitus ja erääntymisestä on ennen maksumuistutuksen lähettämistä kulunut vähintään 14 päivää”.

Maksujen myöhästymiseen on tärkeää erottaa kaksi eri kulua: myöhästymisestä aiheutuva korko ja kertaluonteinen myöhästymismaksu. Laskun lähettämisen ja eräpäivän väli ei ole kuitenkaan pakko olla 14 päivää. Kyseessä on enemmänkin hyvän toiminnan linjaus, jota vastaan toimiminen ei riko mitään lakia. Zervantissa voit valita laskujen maksuajan 0 ja 90 päivän välillä.

Vaikka perusolettamus on, että lasku maksetaan yleensä 14–30 päivän sisällä, käy usein niin, että maksu myöhästyy. Suosituksemme on, että uusille asiakkaille kannattaa valita melko lyhyt maksuaika, kun asiakassuhde on alussa. Joskus voi olla hyvä pyytää asiakasta maksamaan ensimmäisen laskun jopa ensimmäisen viikon aikana. Näin vältyt epävarmuudesta ja et joudu odottamaan rahojasi liian pitkään.

Ole proaktiivinen

Yleinen virhe on, että odotetaan eräpäivän umpeutumista ennen kuin lähetetään mitään muistutuksia laskujen maksuajasta. Eräpäivän umpeuduttua on jo liian myöhäistä! Siksi suosittelemmekin, että ensimmäinen maksumuistutus lähtisi 7 päivää ennen varsinaista eräpäivää.

Parhaassa tapauksessa ensimmäinen ystävällinen muistutus johtaa siihen, että lasku maksetaan etuajassa ennen eräpäivää. Jos ei, niin asiakkaasi ainakin muistaa paremmin milloin häneltä odotetaan maksua. Usein myös vältytään erilaisilta väärinkäsityksiltä kun molemmat osapuolet tiedostavat asian hyvissä ajoin.

Toinen maksumuistutus kannattaa lähettää itse eräpäivänä. Jos mitään ei sen jälkeen kuulu niin kolmas muistutus voi lähteä esim. viikkoa eräpäivän jälkeen.

Luo pohja maksumuistutuksille

Taloudellisen menetyksen lisäksi yksi ärsyttävimmistä asioista on maksumuistutusten luomiseen ja lähettämiseen käytettävä aika. Voit kuitenkin säästää aikaa luomalla valmiit tekstipohjat, joita käyttää kun niitä tarvitaan.

Tässä muutama esimerkki

1. Viikko ennen eräpäivää

Hei [ETUNIMI],

Haluaisin muistuttaa lähetetystä laskusta #123, jonka lähetin teille 23.9. Laskun eräpäivä on tasan viikon kuluttua 30.9. 

Toivottavasti ehditte tarkistaa laskun ja laittaa se maksuun siihen mennessä, jos sinulla on kysyttävää niin otathan yhteyttä minuun pian.

Ystävällisin terveisin,
[SINUN NIMESI]

Lähetä muistutus sähköpostitse

2. Eräpäivänä

Hei [ETUNIMI],

Haluaisin muistuttaa lähetetystä laskusta #123, jonka lähetin teille 23.9. Laskun eräpäivä on tänään, joten maksathan sen mahdollisimman nopeasti.

Toivottavasti ymmärrätte tilanteen kiireellisyyden, jos sinulla on kysyttävää niin otathan yhteyttä heti.

Ystävällisin terveisin,
[SINUN NIMESI]

Lähetä muistutus sähköpostitse

3. Viikko eräpäivän jälkeen

Hei [ETUNIMI],

Emme ole saaneet maksua laskusta #123 eräpäivään mennessä. Näin ollen maksu [XXXX] € on nyt erääntynyt.

Tämän vuoksi olen lisännyt laskulle viivästyskoron [X] % sekä muistutusmaksun 5 €. Maksathan laskun lisäkuluineen heti.

Jos sinulla on kysyttävää niin, otathan yhteyttä minuun pian.

Ystävällisin terveisin,
[SINUN NIMESI]

Lähetä muistutus sähköpostitse

Zervantissa on myös mahdollista luoda ja lähettää automaattisia maksumuistutuksia!

Soita asiakkaallesi

Jos et saa maksua ajoissa vaikka olet lähettänyt maksumuistutuksia niin sinun kannattaa soittaa asiakkaalle. Muista, että virheitä sattuu, osoite on saattanut olla väärä, meili on saattanut mennä roskapostiin yms…

Soittaminen asiakkaalle voi muutenkin olla hyvä idea, sillä se osoittaa, että välität ja haluat olla hänen kanssaan tekemisissä. Jos vaikuttaa siltä, että asiakkaasi keksii tekosyitä maksun myöhästymiselle, on myös helpompi huomata tämä puhelimitse kuin sähköpostin välityksellä. Jos tämäkään ei vielä auta niin saatat harkita perintäpalveluiden käyttöönottoa.

Toivottavasti nämä vinkit auttoivat sinua parantamaan tapaa, jolla muistutat asiakkaitasi laskujen maksusta.

Automatisoi maksumuistutukset!

Zervantilla luot ja lähetät laskusi kätevästi suoraan verkossa. Voit myös asentaa automaattiset maksumuistutukset kaikille laskuille.

Luo ilmainen tili 
Zervant invoicing
Zervant-laskutusohjelma

Rajaton määrä sähköpostilaskuja, ilmaiseksi!

Zervant Invoicing Software
  • Laskuta verkossa
  • Laskut aina mukanasi mobiilisovelluksella
  • Helppoa ja nopeaa

Zervant tarjoaa helpon laskutusohjelman

Kymmenet tuhannet yrittäjät käyttävät Zervant-palvelua laskutukseen.