Yrittäjän talouden hoitaminen ja velvollisuudet

Tässä kirjoituksessa yritän käydä mahdollisimman lyhyesti läpi yrittäjän tärkeimmät velvollisuudet ja päivittäiset talouden hallintaan liittyvät asiat.

Vinkkejä yritystä perustavalle

Yrittäjyyden ei tulisi olla paperihommien ja byrokratian kanssa taistelemista, vaan myyntiä, markkinointia ja itsensä toteuttamista.

Yrittäjän velvollisuudet

1. Arvonlisäverovelvollisuus

Mikäli yrityksesi liikevaihto, eli käytännössä siis myynti, ylittää 8 500 € tilikaudessa on yrityksesi ilmoittauduttava arvonlisäverovelvolliseksi.

Suosittelen arvonlisäverovelvolliseksi ilmoittautumista jos on vähänkään todennäköistä, että yllämainittu raja rikkoutuu.

Jos toiminta on pienimuotoista (alle 25 000 € / vuosi), voi arvonlisäveron ilmoittamisjaksoksi pyytää vuoden. Mikäli toiminta on kooltaan 25 001€  – 50 000 € voi ilmoittamisjaksoksi pyytää neljännesvuoden. Muutoin arvonlisäverot ilmoitetaan ja maksetaan kuukausittain.

2. Kirjanpito

Kirjanpidon tarkoituksena on pitää yrittäjän henkilökohtaiset ja yrityksen varat erillään.

Kirjanpito voidaan hoitaa yhdenkertaisena (mikäli yrittäjä luetaan ammatinharjoittajaksi) tai muissa tapauksissa kahdenkertaisena. Katso ohjeet yhdenkertaisen kirjanpidon tekemiseen Excelissä.

Mikäli yrityksellesi on sallittua pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, ja sinulla ei ole kirjanpidon osaamista, kannattaa jättää kahdenkertainen kirjanpito suosiolla tekemättä. Yhdenkertainen kirjanpito on hyvin yksinkertaista.

Kahdenkertainen kirjanpito kannattaa teettää tilitoimistolla ellei omaa osaamista aiheesta löydy.

3.  YEL (Yrittäjäin ELäkelain mukainen vakuutus)

Yrittäjän on otettava yrittäjäin eläkelain (YEL) mukainen vakuutus. Tämän vakuutuksen pohjana toimii yrittäjän oman arvion mukainen työtulo. Käytännössä tämä vastaa sitä summaa joka vastaavasta työstä maksettaisiin.

Yrityksen ensimmäisenä toimintavuotena kannattaa mielestäni YEL-maksut pitää kohtuullisina. Yrityksen toiminnan vakiintuessa on huomattavasti helpompaa nostaa maksuja kuin olla heti ensimmäisenä yrityksen toimintavuonna ongelmissa korkeiden YEL-maksujen kanssa.

Arvioitu työtulo voi olla välillä 6 896,69 € – 156 625 €.

4. Työttömyysturva

Yrittäjän työttömyysturva on varmistettavissa liittymällä yrittäjien työttömyyskassan jäseneksi. Maksamalla jäsenmaksuja varmistaa yrittäjä itselleen ansiosidonnaisen päivärahan työttömäksi jäädessään.

5. Ennakkoperintärekisteri ja ennakkoverot

Ennakkoperintärekisteriin yrittäjä merkitään jos hän myy omaa työtään (eli siis palveluja). Tämä on tärkeää jotta asiakas (työn teettäjä) ei olisi ennakonpidätysvelvollinen teettämästään työstä.

Tulojen, ja tätä kautta ennakkoverojen, arviointi ensimmäisenä vuonna on haasteellista. Suosittelen usein itse, että ensimmäisenä vuonna ennakkoverojen perusteena olevat tulot arvioidaan maltillisiksi. Ennakkoveroja voi aina pyytää korottamaan, tai maksaa täydennysveroja jos yritystoiminta lähteekin arvioitua nopeammin käyntiin.

Yrittäjän päivittäiset talouteen liittyvät tehtävät

1. Laskutus

Yrityksen laskutus on tarkoin säänneltyä puuhaa. Lähettävillä laskuilla tarvitsee olla tarvittavat yksilöivät tiedot kuten laskun päiväys, laskun numero, eräpäivä, viivästyskorko. Arvonlisäverojen määrät tulee eritellä. Laskutujen seurantaa helpottaa viitenumeroiden käyttäminen.

Laskutuksen osalta on nykypäivänä järkevintä käyttää palvelua joka tukee tekee laskujen luomisesta ja seuraamisesta helppoa. Katso ohjeet laskulla vaadittavista tiedoista.

2. Kustannustenhallinta

Yrityksen kustannukset tulee kirjata tapahtumapäivän mukaisesti ja ostojen tositteet tulee tallentaa tapahtuman yhteyteen mahdollista tarkastusta varten. Suoraan yrityksen toimintaan liittyvien kustannusten arvonlisäverot voi vähentää laskutettujen arvonlisäverojen määrästä ennen niiden ilmoittamista ja maksamista.

3. Matkakulut

Yrittäjän kannattaa tehdä verotuksessa lisävähennys auton käytöstä ajopäiväkirjan perusteella. Kilometrikorvausten ja päivärahojen maksettavat enimmäismäärät määritellään vuosittain. Katso ohjeet ajopäiväkirjan tekemiseen ja lataa Excel-malli.

4. Kannattavuuslaskenta

Yrityksen kannattavuuslaskenta on tärkeää. On hyödyllistä asettaa tavoite yrityksen kannattavuudelle ja pyrkiä tähän rajaan kaikin keinoin. Kaikeissa yksinkertaisuudessa kannattavuus muodostuu yhtälöstä myyntisaamiset – yrityksen muuttuvat ja kiinteät kustannukset.

Yritystoimintaa aloittaessani sain vinkin jonka muistan ikuisesti. Muuttuvat kustannukset ovat hyväksyttävissä, mutta kiinteiden kustannusten osalta pitää pyrkiä mahdollisimman pieneen summaan sillä ne murentavat helposti pohjan liiketoiminnalta pitkällä aikavälillä.

5. Taloudelliset raportit

Yrittäjän on erittäin tärkeää tietää yrityksensä kustannusrakenne, parhaat asiakkaat sekä kausivaihtelut. Näiden tietojen perusteella on helpompaa tietää mihin on oikeasti varaa.

Hyväkään kirjanpitäjä ei välttämättä luo selkokielisiä yrityksen toimintaan liittyviä taloudellisia raportteja, sillä kuukausittainen tuloslaskelma ja tase eivät vielä auta ymmärtämään selkeästi yrityksen kustannusjakaumaa ja niitä asiakkuuksia joihin tulisi panostaa.

Tämä kirjoitus on lisämateriaalia 22.–23.3.2011 Oma Yritys 2011 -messujen Start-Up Cafén esitykseen « Yrittäjän talouden hoitaminen ja velvollisuudet » jossa Zervant Oy:n varatoimitusjohtaja, Tuukka Koskinen, toimi asiantuntijaedustajana.

Zervant tarjoaa helpon laskutusohjelman

Kymmenet tuhannet yrittäjät käyttävät Zervant-palvelua laskutukseen.