etatyo

Miten saada etätyö toimimaan?

Puhutaan paljon, että työn tulevaisuus on digitaalinen. Mutta jos asiaa ajattelee tarkemmin, niin työnteon tulevaisuus on jo täällä! Viimeisen kymmenen vuoden aikana on tapahtunut suuria muutoksia siinä miten näemme työnteon, eikä vähiten digitaalisuuden takia. Internet mahdollistaa joustavan etätyönteon ja useilla yrityksillä, niin suurilla kuin pienilläkin, on etätiimejä tai -tiiminjäseniä.

Holvin-tiimi on kansainvälinen joukko ihmisiä, jotka ovat jatkuvasti liikkeellä. Asiakastapaamiset, yhteistyöpalaverit, kokoontumiset, sekä tapahtumat pitävät meidät kiireisinä muokatessamme eurooppalaista finanssimaailmaa palvelemaan paremmin yrittäjiä. Olemme panostaneet paljon aikaa ja vaivaa luodaksemme prosessit ja järjestelmät, joiden avulla etätyötiimit voivat pyöriä tehokkaasti. Tässä artikkelissa valoitamme, miten hyödyntää digitaalisia työkaluja etätyössä ja kuinka virittää etätyötiimit toimimaan täydellä potentiaalillaan.

Mitä hyötyä on etätyöstä?

Etätyö poistaa maantieteellisiä rajoitteita, mikä voi hyödyttää niin yrityksiä, kuin työntekijöitäkin. Yritykset voivat palkata työntekijöitä sieltä mistä he löytävät parhaan henkilön pestiin. Etätyö myös mahdollistaa helposti joustavien työsuhteiden solmimisen, eikä esimerkiksi ole yhtään tavatonta palkata ulkomailla toimivaa suunnittelijaa työskentelemään projektiluontoisesti etänä.

Maantieteellisten rajoitteiden poistaminen voi myös helpottaa työntekijää. Työntekijälle voi olla tehokkaampaa työskennellä esimerkiksi kotoa käsin, ei pelkästään siksi, että säästää aikaa työmatkoissa, mutta myös siksi, että työympäristö voi olla kotona tehokkaampi. Työntekijän elämäntilanne tai työtehtävät voivat myös vaatia, että henkilö tekee töitä matkoilla. Tähän etätyö on ainut mahdollisuus.

Me olemme digitaalinen yritys, joten toimintamme keskiössä on aina ollut, että työn voi tehdä juuri sieltä käsin missä työntekijän kuuluu olla. Oli tuo paikka sitten ruuhkainen lentokenttä tai teknologiakonferenssin takahuone – työntekoa ei pitäisi rajoittaa yhteen toimistokoppiin.

Etätyön haasteet

Etätyö ei kuitenkaan automaattisesti kasvata tehokkuutta tai paranna työolosuhteita. Etätyön erityispiirteet pitääkin huomioida jo siinä vaiheessa, kun tiimiä kasaa. Yksi merkittävimmistä haasteista etätiimissä on yrityskulttuurin rakentaminen ja ylläpitäminen. Kun kaikki eivät työskentele samassa toimistossa, eivätkä välttämättä tapaa kovin usein kasvotusten, niin ihmisten välinen kommunikointi muuttuu merkittävästi perinteisestä.

Etätyö kasvattaa kommunikaatiovirheiden määrää, erityisesti jos kommunikaatio tapahtuu lähinnä kirjoitetussa muodossa. Esimerkiksi konteksti, mieliala tai asian tärkeys jäävät vähintään hankaliksi tulkita, jos kommunikaatio ei tapahdu kasvotusten.

Sosiaaliselle työntekijälle voi olla rasittavaa se, ettei heillä ole jatkuvaa kontaktia toisiin tiiminsä jäseniin. Digitaaliset viestintäkanavat eivät kuitenkaan korvaa toisen ihmisen läsnäoloa ja kasvokkain kommunikointia. Etätyöntekijälle voi tulla myös olo, että hän ei pääse osallistumaan päätöksentekoon, koska ei ole fyysisesti läsnä.

Digitaalisten viestintäkanavien varassa työskenteleviltä jää pois myös merkittävä osa firman sisäisestä epävirallisesta kommunikaatiosta. Siitä, jota ei tehdä palavereissa, vaan kahvinkeittimen äärellä. Siksi on hyvä yrittää mahdollistaa epävirallista kommunikaatiota myös yrityksen sisäisissä digitaalisissa kanavissa.

Oikeanlaisen kulttuurin rakentaminen

Jokaisen toimivan tiimin ytimessä ovat luonnollisesti ihmiset. Meillä Holvilla vallitsee ihmisten välillä hyvänlainen kemia, joka auttaa mahdollisten haasteiden ja väärinkäsitysten ylipääsemisessä. Etätyö vaatii jokaiselta tiiminjäseneltä osallistumista ja järjestelyn hyväksymistä, sekä oikeat kommunikaatiotyökalut.

Esimerkkinä voin mainita Holvilta sen, että meillä on käytössä Flowdock-keskustelutyökalu, joka mahdollistaa useiden eri tyylisten keskustelukanavien luomisen. Näin pystymme tekemään useita keskustelukanavia tarpeiden mukaan: esimerkiksi tiimikohtaiset keskustelut, koko yrityksen yleisen kanavan ja henkilökohtaisempia ja kevyempiä keskustelukanavia. Hauska yksityiskohta viestimisessämme on kuvien käyttö viestiketjuissa. Aiheeseen liittyvä hauska kuva voi piristää harmaita tekstirivejä merkittävästi ja luoda yhteishenkeä. Tällaisista yhteisistä tavoista toimia voi myös tulla tiimihenkeä kasvattavia “yhteisiä juttuja”, mikä on tärkeää minkä tahansa organisaatiokulttuurin kehityksessä.

Nähdäksemme hajautetun työtiimin toimimaan saaminen on yhtä paljon kiinni oikeasta kulttuurista kuin oikeasta teknologiasta. On vaikeaa yliarvioida avoimen keskusteluilmapiirin edistämisen tärkeyttä. Tällaisessa ympäristössä ihmiset uskaltavat antaa palautetta ja nostaa kohtaamansa ongelmat päivänvaloon. Luottamuksen ja toisten kunnioittamisen vaaliminen on ensiarvoisen tärkeää. On myös tärkeää, että jokaisella on selkeä rooli ja vastuut. Oman paikkansa tietäminen ja vastuun kantaminen omista teoista ovat erittäin merkityksellisiä seikkoja kaikille.

Pidä kaikki ajantasalla

Pitää huolehtia säännöllisesti ja usein siitä, että tiimin jäsenet työskentelevät samassa tahdissa. Me Holvilla käytämme joka aamu noin 10 minuuttia koko tiimin synkkaamiseen. Jokainen kertoo vuorollaan mitä he tekivät edellisenä työpäivänä, mitä he aikovat tänään tehdä ja mitä esteitä heillä on tavoitteidensa edessä. Tämä tapa toimia on tuttu erityisesti ohjelmoinnin yhteydessä käytettävistä projektinhallinta-metodeista. Holvilla on myös viikoittaisia kokouksia joilla varmistetaan, että koko tiimi on ajan tasalla viimeaikaisista saavutuksista ja tulevan viikon suunnitelmista. Kaikki kokoukset pitäisi suunnitella etukäteen, mutta etätyöjärjestelyissä se on ehdottoman tärkeää. Jokaiselle kokoukseen osallistuvalle tulee lähettää etukäteen luonnos kokouksen asialistasta.

Kasaa tiimi yhteen

Kasvotusten tapahtuva kommunikaatio on luonnollisesti erittäin tärkeää ihmissuhteiden rakentamisessa. Koko tiimi kannattaa kasata yhteen muutaman päivän ajaksi kolmen-neljän kuukauden välein. Työskennelkää yhdessä, pitäkää työpajoja ja strategiasessioita ja yksinkertaisesti sosialisoikaa.
Viimeinen neuvo: ei kannata yrittää säästää pennosia internetyhteyden nopeudessa!

Vieraskynässä tällä kertaa Holvi-tiimin Suomen markkinointivastaava Arttu Talvitie. Kirjoittaja on Arttu Talvitie Holvin tiimistä. Arttu on pitkän linjan freelancer ja yrittäjä, joka on erikoistunut markkinointiin ja sisällöntuotantoon.

Zervant tarjoaa helpon laskutusohjelman

Kymmenet tuhannet yrittäjät käyttävät Zervant-palvelua laskutukseen.