Warum Cloud-Software ideal für Selbständige ist

Wenn wir ehrlich sind, ist es nicht leicht, sich selbstständig zu machen, vor allem, wenn man seinen Traumberuf alleine meistern will. Da wird man schnell zum Buchhalter, IT-Profi, Mediendesigner, Marketing-Experte und Vertriebler in einem – wie das geht? Mit der richtigen Strategie.

Ihr erwartet jetzt sicher, dass ich die Vorteile der Cloud in schwammigen Begriffen herunterzähle und dabei betone, wie toll doch die Nutzung ist. Doch das kennt ihr, das kenne ich und das bringt – ehrlich gesagt – niemanden weiter.

Stattdessen kommen wir doch auf konkrete Beispiele zu sprechen, warum webbasierte Software das Leben eines Selbstständigen erleichtern kann und gönnen wir uns dabei auch ein Fünkchen Ehrlichkeit, wenn es um die Herausforderungen des Cloud Computing geht.

Mobilität – immer und überall zugänglich

Die Cloud macht mobil, zumindest im Idealfall. Der Idealfall besteht aus einer soliden Netzverbindung und zuverlässigen Endgeräten (Laptop, Smartphone, etc.). Wirklich gute Cloud-Software – und das ist leider nicht bei jedem Angebot garantiert – bietet Browser-Anwendungen an, die nicht vom Computer abhängig sind, sondern vom Zugang (die richtige Passwort- und Zugangskontrolle ist also wichtig).

Zusätzliche Apps erleichtern sogar den Zugriff via Smartphone, so dass man auch im Kundengespräch schnell auf Daten und Funktionen zugreifen kann. Das macht in der Tat mobil und auch wenn der Urlaub weiterhin Urlaub bleiben sollte, wird somit zumindest das Home Office oder die Geschäftsreise produktiver, da Daten – wenn diese denn in der Cloud gespeichert sind – eben auch unterwegs zugänglich sind. Man hat seine Aktenablage quasi immer dabei (und somit auch für den Kunden oder Geschäftspartner).

Schlankheitskur für Software-Preis und –Umfang

Es gibt natürlich mittlerweile genügend Software für Selbstständige, aber lange Zeit war die wenig flexibel und im Umfang entweder zu groß und komplex oder zu klein.

Cloud-Angebote werden oftmals im Baukastenprinzip angeboten, das heißt, dass man nach Belieben Funktionen ab- und hinzubuchen kann. Ob diese Option besteht, sollte jedoch vor dem Kauf überprüft werden.

Es muss also nicht mehr die umfangreiche Unternehmens-Finanz-Software mit zahlreichen unnützen Funktionen gebucht werden, sondern man kann sich bequem eine schlanke Anwendung suchen – das schlägt sich natürlich auch auf den Preis nieder, der zusätzlich getrimmt wird, da Cloud-Software im Durchschnitt nicht mehr pro IP-Adresse (also pro Computer), sondern pro Nutzerzugang abgerechnet wird. Sprich, egal, wie viele Endgeräte ihr nutzt, ihr zahlt nur einmal.

Benutzerfreundlichkeit & Service

Die Bereitstellung von Cloud-Anwendungen heißt nicht zufällig „Software as a Service“, also „Software als Dienstleistung“. Viele Anwendungen, besonders von kleinen Start-ups und KMU, haben sich von den unübersichtlichen und überladenen Oberflächen der klassischen Unternehmens-Software verabschiedet. Stattdessen strahlen einem klare Dashboards, intuitive Menüs und aufgeräumte Funktionsbereiche entgegen.

Cloud-Software ist gerade deshalb so ein Trend in den letzten Jahren geworden, weil die Angebote sich immer mehr nach den Anforderungen der User richten. Dabei ist es sicher nicht unerheblich, dass insbesondere privat genutzte Anwendungen wie etwa Dropbox, Evernote oder auch WordPress äußerst leicht in der Bedienung sind und selbsterklärend gestaltet werden. Da ziehen Anbieter von Unternehmenssoftware nach, denn die Anwender verlangen derartige Vorteile auch an ihrem Arbeitsplatz.

Zusätzlich – und hier tun sich besonders Anbieter aus dem Mittelstand hervor – wird auch der Service immer persönlicher.

Zu guter Letzt: Sicherheit & Bürokratie

Das Aussuchen der geeigneten Cloud-Software ist nicht einfach, insbesondere, wenn damit auch personengebundene Daten (Kunden- oder Personaldaten) verarbeitet werden sollen. Hier sei insbesondere nach den aktuellen Rechtsfragen rund um Safe Harbor angeraten, sich möglichst deutsche Anbieter mit einem deutschen Serverstandort zu suchen (bzw. einem europäischen Serverstandort).

Abgesehen davon ist die Cloud hingegen nicht der Unheilsbringer, den man immer erwartet.

Solange man sich Angebote heraussucht, die auch für das Handhaben sensibler Daten geeignet sind (also nicht Dropbox), ist die Sicherheit sogar eher gewährleistet als wenn man sie lokal auf seinem Rechner aufbewahrt (es sei denn, man kennt sich mit Verschlüsselung, modernen und flexiblen Firewalls, etc. aus).

Tipp: Berücksichtigt bei der Anwendung von Apps auch, dass somit auch die mobilen Endgeräte durch Firewalls oder Ähnliches abgesichert sind.

Und wo wir gerade bei Rechtsbelangen sind: die webbasierte Software wird so manche bürokratische Auflage erleichtern. Insbesondere Finanz-Software aus Deutschland ist so konzipiert, dass der Anwender nur die Art der Daten angeben muss und die Software erledigt den Rest: das richtige Rechnungsformat, Hinweise zur Aufbewahrung und die korrekte Errechnung von Steuersätzen. Das Alles ist natürlich aktuell, denn – und darauf sollte geachtet werden – ein guter Anbieter von webbasierter Finanz-Software aktualisiert die Anwendung natürlich auch entsprechend neuer Gesetzesänderungen.

Fazit

Cloudbasierte Software kann der Heilsbringer für Selbstständige sein – es gibt jedoch einige Voraussetzungen. Wer weiß, was er von einer Software will, welche Daten er damit verarbeiten möchte und wie die rechtlichen Grundlagen bei der Verwendung bestimmter Anwendungen (zum Beispiel für Kundendaten oder Finanzdaten) aussehen, der kann nur von ihr profitieren. Und wer dann noch eine Übersicht über die entsprechenden Anwendungen braucht, der kann die Testplattform des Marktplatzes cloud world besuchen. Dort gibt es neben einer Liste von Cloud-Anwendungen ausführliche Infos zu dem Standort, Datenschutz und Funktionen der jeweiligen Lösungen.

Über die Autorin

Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von Juliane Waack. Juliane Waack ist Fachredakteurin für den Online-Auftritt des Marktplatzes für Cloud-Produkte, cloud world.

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