So hast du keine Probleme mit dem Cashflow

Finanzcontrolling wird in vielen Unternehmen oft vernachlässigt, was im schlimmsten Fall in die Insolvenz führen kann. Wir haben Experten gefragt, wie man  den Cashflow am besten managt.

1. Planung ist das A und O

Selbst ein rentables Unternehmen kann durch unzureichendes Cashflow-Management in Schwierigkeiten geraten. Für eine Insolvenz sind nicht zwangsläufig unternehmerische Gründe verantwortlich; manchmal ist sie auch Folge einer mangelhaften Cashflow-Planung.

„Die Forschung zeigt, dass zwei von drei Konkursen bei finnischen Kleinunternehmen auf Cashflow-Probleme zurückzuführen sind“, sagt Mervi Niskanen, Professorin an der Fakultät für Buchhaltung & Finanzen der Universität Ostfinnland. Andere Länder weisen ähnliche Ergebnisse auf.

Viele schnell wachsende Unternehmen sind überrascht, dass gerade dieses Wachstum zu einem Mangel an Liquidität führen kann. Ein solcher Fall tritt ein, wenn Ein- und Auszahlungen nicht im Gleichgewicht sind. Um derartige Probleme zu vermeiden empfiehlt Niskanen, immer ausreichend liquide Mittel zu haben, um die Geschäftsausgaben von zwei oder besser drei Monaten abdecken zu können. Außerdem sollten Zahlungsein- und -ausgänge täglich überwacht werden. 

„Leider wird das Finanzcontrolling in vielen kleinen Unternehmen vernachlässigt. Ausgabenbelege werden dem Steuerberater nur übergeben, wenn die Kosten erstattet werden sollen; erst dann werden finanzielle Schwierigkeiten sichtbar.“ Niskanen zufolge ist die Erstellung eines Budgets eines der wirksamsten Mittel, um Liquiditätsprobleme zu vermeiden.

Dabei muss das Budget nicht hundertprozentig exakt sein. Ein Unternehmer sollte jedoch eine grobe Vorstellung davon haben, wann Zahlungen eingehen und wann Lieferanten bezahlt werden müssen.

Mit einer Cashflow-Planung lässt sich auch problemlos für Zeiträume ohne ausreichende Zahlungseingänge vorsorgen. Durch entsprechende Vorausplanung hat ein Unternehmer zum Beispiel die Möglichkeit, Zahlungskonditionen mit der Bank oder Lieferanten zu verhandeln.

2. Risikobewertung von Lieferanten

Für ein erfolgreiches Cashflow-Management ist es wichtig, sich über die Risiken im Klaren zu sein, die mit Lieferanten verbunden sind, sagt Hannu Ojala, Professor für Rechnungswesen (Professor of Practice) an der Aalto-Universität und der Universität Tampere.

„Unternehmer sollten die Jahresabschlüsse und Bonitätsbewertungen ihrer Lieferanten sorgfältig lesen. Mit diesen Informationen sind sie in der Lage, deren Zahlungsfähigkeit zu beurteilen“, erklärt er.

3. Externe Cashflow-Planung

Wer ein Unternehmen alleine führt, hat viel zu tun. Es gibt aber zahlreiche Möglichkeiten, Aufgaben auszulagern. Sowohl Niskanen als auch Ojala betonen die Vorteile der Zusammenarbeit mit externen Firmen.

„Damit sich ein Unternehmer auf seine Kernkompetenz konzentrieren kann, sollte er alle Bereiche außerhalb seines Fachgebietes – zum Beispiel Finanz- und Steuerfragen –  auslagern“, betont Ojala. Bei der Wahl des Dienstleisters, dem man die Finanzverwaltung und steuerliche Angelegenheiten anvertraut, ist jedoch Vorsicht geboten.

„Einer kürzlich durchgeführten Untersuchung zufolge gibt es große Qualitätsunterschiede bei Finanzdienstleistern. Eine sichere Option ist, einen Steuerberater in Anspruch zu nehmen, dessen Tätigkeit überwacht wird“, rät Ojala.

4. Gute Zahlungsvereinbarungen lohnen sich

Günstige Zahlungsvereinbarungen sind ebenfalls sehr wichtig.

„Es lohnt sich, mit Lieferanten möglichst lange und mit Kunden möglichst kurze Zahlungsfristen auszuhandeln“, erklärt Ojala. Die Einhaltung von Zahlungsbedingungen variiert erheblich von Land zu Land.

„Finnland war lange Zeit die Ausnahme. Hier bezahlen Unternehmen ihre Rechnungen fast immer fristgerecht. In anderen Teilen der Welt hält man sich nicht so strikt an die Zahlungsvereinbarungen“, sagt Niskanen.

Ojala hat ähnliche Erfahrungen gemacht. Allerdings werden auch in Finnland Rechnungen nicht immer schnell bezahlt.

„Leider nutzen große Unternehmen manchmal ihre Verhandlungsposition aus und verursachen so Liquiditätsprobleme bei Kleinunternehmen“, stellt Ojala fest.

Wer Dienstleistungen verkauft, sollte zudem möglichst eine Anzahlung verlangen oder auf Rechnung per Vorkasse bestehen. Ein Fotograf zum Beispiel, der für Hochzeitsfotos im nächsten Sommer gebucht wird, tut gut daran, vom Kunden eine Anzahlung einzufordern. Das Gleiche gilt für einen Restaurantbesitzer, der eine Reservierung für eine Hochzeit annimmt.

5. Rechnungsstellung leicht gemacht

Die Wahl der richtigen Software macht kleinen Unternehmen und Selbständigen das Leben leichter. Wenn die Rechnungsstellung einfach und schnell erledigt werden kann, bleibt mehr Zeit für wichtigere Dinge.  

„Auch Kunden schätzen es sehr, wenn sie Rechnungen einfach bezahlen können“, sagt der Geschäftsführer von Zervant, Mattias Hansson. Eine reibungslose Rechnungsstellung bringt klare Vorteile für Unternehmer.

„Unsere Daten zeigen, dass Kunden eine Rechnung im Schnitt innerhalb von nur zwei Tagen begleichen, wenn sie dies online mit Kreditkarte machen können.“

Zervant bietet Hilfe beim Cashflow-Management durch eine Software, die es jedem Unternehmer möglich macht, seine geleistete Arbeitszeit online zu erfassen und in Rechnung zu stellen. Die Rechnung wird dem Kunden dann als E-Mail, E-Rechnung oder per Post zugestellt.

„Da der jeweilige Status einer Rechnung (fällig, überfällig oder bezahlt) auf einen Blick erkennbar ist, kann der Unternehmer potenzielle Cashflow-Engpässe bereits im Vorfeld erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen“, sagt Hansson.