Digitale Signatur auf digitalen Rechnungen ist keine Pflicht

Viele Selbständige und Unternehmer schrecken noch immer vor einer Umstellung auf ein Online Rechnungsprogramm zurück. Ein Grund ist nach wie vor die Ungewissheit, ob beim Versand von digitalen Rechnungen eine Signaturpflicht besteht.

Die Antwort auf diese Frage lautet zum Glück NEIN!

In diesem Artikel erfährst du, wie du gesetzeskonforme online Rechnungen erstellst.

Signaturpflicht auf digitalen Rechnungen abgeschafft

Deutsche FlaggeIn Deutschland besteht gemäß dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 seit 1. Juli 2011 keine Pflicht mehr zur digitalen Signatur auf online Rechnungen.

Osterreichische nationalflaggeDas Abgabenänderungsgesetz 2012 hat auch die Pflicht zur Signatur in Österreich abgeschafft. Diese trat am 1. Januar 2013 in Kraft.

Voraussetzungen von digitalen Rechnungen

Auch wenn die digitale Signatur abgeschafft wurde, gibt es dennoch andere wichtige Punkte zu beachten. Wenn du vom Vorsteuerabzug gebrauchen machen möchtest (und ich bin mir sicher, dass du das möchtest) müssen deine digitalen Rechnungen folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • der Empfänger muss der online Rechnung zustimmen. Dies ist bereits bei einer stillschweigenden Einverständniserklärung z.B. durch Lesen deiner AGBs gegeben.
  • die Rechnung wird in einem digitalen Format versendet/ verarbeitet – egal ob es sich um eine Word-, Excel-, Bild- oder eine andere Typ von Datei handelt. Mit Zervant kannst du z.B. Rechnungen im PDF-Format verschicken.
  • deine Rechnungen müssen von einem  Menschen lesbar sein. Das bedeutet einfach, dass eine Rechnung z.B. nicht in einer Geheimsprache oder Code verfasst werden soll, sondern als menschlich lesbaren Text.
  • die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung muss nachweisbar sein. Dazu reicht eine einfache Eintragung in deinen Aufzeichnungen. In Zervant Rechnungsprogramm erfolgt dies automatisch, sobald du eine Rechnung verschickst.

Wichtig! Auch bei digitalen Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren in Deutschland und 7 Jahren in Österreich!

Du siehst also, der Versand von online Rechnungen wurde erheblich vereinfacht. Falls du Zervant zur Rechnungserstellung nutzt, brauchst du dir nicht einmal mehr über die Korrektheit deiner online Rechnungen Sorgen zu machen – darum kümmern wir uns! Teste Zervant unbegrenzt und unverbindlich!