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Die fünf Schreckensszenarien der Rechnungsstellung

Rechnungsstellung ist nicht immer einfach, vielen graust es regelrecht davor. Das Schreiben von Rechnungen ist zeitaufwendig, mitunter frustrierend und ist oft das Letzte, was zwischen dir und deinem Einkommen steht. In anderen Worten: Rechnungsstellung kann ein Schreckensszenario darstellen.

In diesem Artikel bereiten wir dir Halloweenschauer, indem wir die fünf furchterregendsten Dinge aufzeigen, die Leuten die Zervant nicht nutzen passieren. 

1. Rechnungen von Grund auf erstellen – jedes Mal

Rechnungen schreiben kann sehr zeitaufwendig sein, vor allem wenn Rechnungen jedes Mal von Grund auf neu erstellt werden müssen. Stell dir vor, jedes Mal müsstest du Daten, Kunden- und Firmeninformationen, Rechnungsnummer usw. manuell eintragen.

Was als öde und langweilig beginnt, kann sich schnell in einen regelrechten Albtraum verwandeln! Das ganze Eintragen von Rechnungsinformationen war ja im Endeffekt nur für eine Rechnung – und du musst noch eine ganze Menge mehr an Rechnungen schreiben. Rechnungsstellung kann viele Stunden in Anspruch nehmen, vor allem wenn nichts automatisiert wird.

Dies kann schnell dazu führen, dass ein ganzer Tag mit dem Schreiben von Rechnungen verbracht wird. Du könntest die Zeit besser darauf verwenden, deine Geschäftsstrategie weiterzuentwickeln und dein Geschäft anzukurbeln. Diese Zeit ist für immer verloren – was für eine schreckliche Vorstellung!

2. Verspätete Zahlungseingänge

Wir alle kennen den harten Kampf dagegen, zu spät bezahlt zu werden. Man wartet verzweifelt auf eine Bezahlung, weil der Cashflow wirklich überfällig ist. Aber es geht einfach nichts auf dem Konto ein! Dieses Gefühl hatten wir all schon, oder etwa nicht?

Oft ist der Grund dafür, dass man nicht fristgerecht bezahlt wird ganz einfach derjenige, dass die verschickte Rechnung unvollständig war und dadurch den Bezahlvorgang verzögert, was wiederum negative Auswirkungen auf dein Geschäft hat.

Vielleicht waren die Informationen auf der Rechnung falsch, oder sie waren für den Kunden nicht detailliert genug um diesen zu einer fristgerechten Bezahlung zu animieren. Vielleicht war es aber auch, dass der Kunde einfach die falschen Bezahlinformationen hatte.

Wenn du deine Rechnungsstellung manuell abwickelst ist es deutlich wahrscheinlicher, dass du falsche oder unvollständige Rechnungen versendest.

Im Endeffekt ist es egal, was der Grund für die verspätete Zahlung ist: das schreckliche Gefühl nicht fristgerecht bezahlt zu werden bleibt immer dasselbe!

3. Endlose Papierstapel

Ein Büro voller Unordnung mit herumfliegenden Papieren und Ordnern – dies ist wahrscheinlich ein Horrorszenario welches dir jeden Tag begegnet falls du dich noch nicht dafür entschieden hast, eine Rechnungssoftware zu nutzen.

Wenn du immer noch auf Papierrechnungen setzt, bereiten dir Abrechnungen und Archivierung höchstwahrscheinlich Albträume. Was zum Beispiel, wenn du dringend eine bestimmte Rechnung brauchst, aber du sie einfach nicht inmitten der Papierberge findest? Welch eine Tortur!

Rechnungsstellung basierend auf Papier ist kein zuverlässiges System für das Rechnungsmanagement. Die Datensicherung wird deutlich erschwert was bedeutet, dass du bei einem Zwischenfall oder Unfall Gefahr läufst, all deine Daten zu verlieren. Natürlich sind Papierrechnungen deutlich kostspieliger und haben zudem einen negativen Einfluss auf die Umwelt.

4. Verlorene Rechnungen

Stell dir vor: Ein Kunde ruft an und fragt nach einer Rechnung, die du vor zwei Jahren verschickt hast. Kein Problem, oder? Wenn du deine Rechnungen in Word oder Excel schreibst, hast du deine Rechnungen wahrscheinlich in einem bestimmten Ordner gespeichert.

Du öffnest ihn und suchst die Rechnung, als es dir wie ein Kalter Schauer den Rücken hinunterläuft: die Rechnung ist verschollen! Du hast deine alten Rechnungen auf einem USB-Stick gespeichert, kannst diesen aber beim besten Willen nicht mehr finden. Wie schrecklich!

Falls du kein angemessenes System zur Rechnungssicherung, wie etwa eine professionelle Rechnungssoftware nutzt, läufst du nicht nur Gefahr deine Rechnungen zu verlieren, sondern du riskierst auch, nicht gesetzeskonform zu handeln.

5. Keine Ahnung über den Status deiner Rechnungen zu haben

Kennst du das folgende Gefühl? Du hast soeben eine Rechnung an deinen Kunden verschickt und vertraust darauf, so bald wie möglich bezahlt zu werden da du den Cashflow brauchst. Du hast allerdings keine Möglichkeit nachzuvollziehen, wie es mit dem Status deiner Rechnung aussieht. Wurde deine Rechnung tatsächlich erfolgreich versendet? Wurde die Rechnung vom Empfänger geöffnet? Ist die Rechnung überhaupt angekommen? Keine Ahnung! Wie frustrierend ist das?

Nicht zu wissen wie es um den Status deiner Rechnungen steht ist wahrscheinlich einer der furchterregendsten Aspekte der Rechnungsstellung!

Halloween ist selbst schon reich genug an gruseligen Dingen, lass dich von der Rechnungsstellung also nicht unnötig erschrecken.

Hören sich Teile aus den hier geführten Schreckensszenarien bekannt an? Hast du auch schon mal einen Rechnungsstellungsalbtraum durchlebt?

Falls du dich für immer von diesen Albträumen und Horrorstories verabschieden möchtest, erstelle jetzt ein kostenloses Zervant-Konto.

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